Документооборот: требования к оформлению документации в 2024 году

Какой стандарт по делопроизводству применяется в 2024 году

Помимо основного стандарта, правила оформления делового письма по ГОСТу в 2024 г. содержатся в нормативных актах:

• ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
• ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";
• ФЗ от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
• приказы Росархива от 20.12.2019 № 236, от 20.12.2019 № 237;
• постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137;
• Стандарт Р ИСО 15489-1-2019 и пр.

Единого нормативного акта по составлению документации нет. Необходимо учитывать положения различных нормативов.

Утвержденный ГОСТ по оформлению документов в 2024 г. необязателен к применению коммерческими организациями и носит рекомендательный характер. Организация вправе закрепить порядок делопроизводства локальным нормативным актом.

Изменения в оформлении документов

Поскольку статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2024 год — действующий, обратите внимание на изменения, внесенные в правила составления документации:

1. Внесли рекомендации по использованию шрифтов. Рекомендовано использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размера 12–14. Ранее были поименованы рекомендуемые шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana.
2. Уточнили, что текст документов выполняют на русском языке. В республиках допустимо использовать государственный язык республики.
3. Разрешили печатать текст с двух сторон листа.
4. При создании текста на двух и более страницах, их необходимо нумеровать. Номера страниц указывают в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
5. Ввели требование к длине строки: при книжной ориентации — 7,5 см, при альбомной — 12 см.
6. Интервал рекомендуют как полуторный, так и одинарный, абзацный отступ — 1,25 см.
7. Закрепили поля в документе по ГОСТу в 2024 году: правое — 10 мм, остальные — 20 мм.

Пример оформления:

Заверение копий

Действующие правила оформления документов в делопроизводстве закрепили порядок заверения копий:

1. На копии бумаги ставят заверяющую надпись. Она осталась прежней: «Верно. ФИО и должность заверяющего лица, подпись и дата».
2. Если копию передают в другую организацию, то указывают информацию о месте нахождения оригинала: «оригинал хранится в ______________».
3. Если в компании имеется печать — оттиск ставят на копии.

Изменения в реквизитах

Действующие новые требования к делопроизводству с 2024 году закрепили порядок оформления реквизитов:

1. При использовании герба, его размещают в центре верхнего поля, над реквизитами. Эмблему компании располагают аналогично.
2. Наименование организации указывают полностью, в скобках — сокращенное.
3. При указании адресата инициалы указывают после фамилии.
4. Если документ содержит засекреченные данные, то на первом листе ставят штамп об ограничении доступа.
5. Подпись ставят после основного текста. При использовании электронной подписи отметку о подписании ставят после текста. Она не должна накладываться на текст или его часть.
6. При использовании печати после подписи ставят ее оттиск. Печать не должна накладываться на подпись и текст.

Может пригодиться: как оформлять документы и вести документооборот по ГОСТ р 7.0.97-2016