Локальный нормативный акт в организации
Локальный нормативный акт — это документ, который работодатель разрабатывает самостоятельно. Он регламентирует трудовые отношения внутри организации. Рассказываем, какие ЛНА обязательны, а какие организация утверждает по желанию.
Что такое локальный нормативный акт
Законодательное определение локального нормативного акта содержится в ст. 8 ТК РФ. Это документ, который организация в пределах своей компетенции разрабатывает и утверждает на предприятии. ЛНА регламентирует трудовые отношения.
Их применяют не разово, в отличие от приказа или распоряжения, а на постоянной основе, до их отмены или утверждения новых. Документ регламентирует деятельность не одного работника, а всего коллектива или подразделения. Не относится к локальному акту трудовой договор, приказ, распоряжение, коллективный договор и пр. Не относится к ЛНА документ, который издан для решения разовой задачи.
ЛНА — это подзаконный акт. Он уточняет и конкретизирует для специфики деятельности конкретной организации положения законов РФ. Документ автоматизирует бюрократические процедуры и унифицирует их, собирая в один локальный акт. ЛНА призван упорядочить работу сотрудников и закрепить важные для производства правила. Документ действует только внутри организации или одного подразделения в рамках организации.
Например, работодатель вправе установить в Правилах внутреннего трудового распорядка дополнительный отпуск для сотрудников или увеличить его продолжительность. Лишить работников такого отпуска или сделать его короче нельзя — такие положения недействительны. Документ либо повторяет положения закона, либо расширяет их в пользу работников.
После введения в действия ЛНА необходимо ознакомить с ним работников, на которых он распространяет действие, под подпись. Если акт издан для конкретного подразделения, то работников всей организации с документом знакомить не нужно, достаточно работников подразделения.
Утверждать обязательные акты необходимо всем работодателям, за исключением микропредприятий в соответствии с гл. 48.1 ТК РФ.
Единого перечня локальных нормативных актов, которые обязательны для организаций, законом не установлено. Они поименованы в статьях ТК РФ, подзаконных актах.
Какие локальные акты обязательно должны быть в организации
Надзорные органы при проверках вправе запросить локальные нормативные акты, которые обязательны для применения всеми работодателями. При запросе проверяющим необходимо обосновать правомерность требования, указав ссылку на закон, в котором установлено наличие истребуемого документа.
В конкретных статьях ТК РФ и подзаконных актах поименованы обязательные ЛНА:
| ЛНА | Что регулирует | НПА | Инструкция |
|---|---|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | Регламентирует прием и увольнение, права, обязанности, ответственность сторон трудовых отношений, режим работы и время отдыха, поощрения и взыскания сотрудников и пр. | Ст. 189 ТК РФ | Как составить правила внутреннего трудового распорядка |
| Положение об обработке персональных данных | Устанавливает правила сбора, хранения, передачи и уничтожения персональных данных на предприятии | Ст. 89 ТК РФ | Как разработать положение о персональных данных работников |
| Положение об охране труда | В нем закрепляют должности, ответственные за соблюдение работниками техники безопасности, устанавливают мероприятия по обучению и проверке ТБ, правила расследования несчастных случаев, меры ответственности за нарушение ТБ | Раздел 10 ТК РФ | Все об охране труда на рабочем месте |
| Положение об оплате труда, если эти вопросы не установлены трудовым договором | В нем устанавливают порядок и даты выплаты зарплаты, правила премирования, вопросы установления надбавок, иных выплат | Ст. 135 ТК РФ | Как составить положение об оплате труда и премировании работников |
| Положение об охране коммерческой тайны для сотрудников, в чьи обязанности входит работа с такой информацией и установлена ответственность за распространение сведений | В документе перечисляют информацию, которая является коммерческой тайной, устанавливают правила работы с данными | Ч. 1 ст. 11 ТК РФ | Как составить перечень сведений конфиденциального характера |
| Должностные инструкции, если обязанности работника не установлены трудовым договором | Ранее их составляли на основе ЕТКС. Сейчас государство утверждает профессиональные стандарты для должностей. Инструкции необходимо составлять в соответствии с профстандартами | Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 | Как составить должностную инструкцию на основе профстандарта |
| Штатное расписание | В нем указывают перечень должностей, которые имеются в компании с указанием количества ставок и структурных подразделений. Указывают оклады и надбавки. С ним не требуется знакомить сотрудников под подпись, но Роструд указал, что штатное расписание относится к локальным нормативным актам. | Как составить штатное расписание | |
| График отпусков | Его утверждают за две недели до начала календарного года. Указывают список работников пофамильно и даты отпусков на календарный год |
|
Как заполнить график отпусков |
Это общий перечень, который необходимо иметь работодателю. Он распространяется на юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.
Какие локальные акты необязательны
Иные локальные нормативные акты работодатель разрабатывает и утверждает в зависимости от специфики производственной деятельности. Законодатель не ограничивает организации в критериях закрепления правил в ЛНА. Основное правило — соответствие действующему законодательству.
Примеры необязательных локальных актов о:
- повышении квалификации персонала;
- командировках;
- прохождении медосмотра;
- получении разрешительных документов для работ;
- отпусках;
- конкурсе на замещение вакантных руководящих должностей;
- наставничестве;
- порядке прохождения испытательного срока;
- организации стажировок;
- согласовании договоров и пр.
Крупные организации вправе утверждать кодексы, которые действуют в рамках предприятия. Кодексы являются необязательным локальным нормативным актом. Они регламентируют:
- деловую этику;
- дресс-код;
- общие правила взаимодействия сотрудников внутри предприятия;
- правила взаимодействия с клиентами;
- устанавливают корпоративные символы и пр.
Если у организации имеются подразделения, то руководство вправе утвердить положения о подразделениях. В нем указывают организационную структуру, направления деятельности, порядок взаимодействия с иными подразделениями.
Предприятия вправе утвердить регламенты, которые относятся к локальным актам. Регламентом закрепляют порядок:
- проверки контрагентов и кандидатов на замещение вакансий;
- согласования договоров;
- предоставления услуг корпоративным клиентам и пр.
Что грозит работодателю за отсутствие ЛНА
Если в организации нет обязательных локальных нормативных актов, то проверяющие вправе привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Санкции для работодателя:
- должностному лицу — 1000–5000 руб.;
- индивидуальному предпринимателю — 1000–5000 руб.;
- организации — 30 000–50 000 руб.
Как разработать и принять локальный нормативный акт
В таблице мы привели схему разработки и принятия ЛНА:
| Этап | Содержание |
|---|---|
| Назначение лица, ответственного за разработку | Ответственного сотрудника выбирают с учетом компетенции. Правила внутреннего трудового распорядка готовит отдел кадров совместно с юристами. Правила оплаты труда разрабатывает бухгалтерия. Для составления правил охраны труда привлекают специалиста по ОТ и ПБ. |
| Подготовка документа | Специалисты готовят структуру ЛНА, согласуют ее с руководством. Затем переходят к разработке текста. |
| Согласование |
После того как текст готов, его необходимо согласовать с руководством. При согласовании руководитель ставит подпись на титульном листе. Если в организации имеется профсоюз, то согласовать ЛНА необходимо и с ним в соответствии со ст. 372 ТК РФ. |
| Введение в действие | Для того чтобы ЛНА заработал, его необходимо ввести в действие. Для этого издают приказ. |
| Ознакомление сотрудников | С готовым ЛНА знакомят сотрудников под подпись. Необходимо ознакомить весь персонал с общими ЛНА и отдельных лиц с документами, которые регламентируют деятельность конкретных работников или подразделений. |
| Передача на хранение | ЛНА хранят в ответственном подразделении: отделе кадров, бухгалтерии, отделе ТБ и пр. |
Правила оформления локальных актов
Локальный акт оформляют на листах А4. Для титульного листа допустимо использовать фирменный бланк.
На титуле указывают:
- наименование организации;
- наименование подразделения, если ЛНА распространяется не на всё предприятие;
- дату введения в действие;
- подпись руководителя;
- наименование ЛНА.
Вот образец титульного листа:
Основной текст делят на смысловые части, которые обобщают в оглавлении. Документ сшивают и заверяют печатью, если она имеется.
Для ознакомления сотрудников к ЛНА готовят лист ознакомления или журнал ознакомления сотрудников. В нем ставят подписи действующие сотрудники и вновь принимаемые.
Подробнее: как оформить журнал ознакомления работников с ЛНА организации
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Статья 11 ТК РФ. Действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права
Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Статья 135 ТК РФ. Установление заработной платы
Статья 189 ТК РФ. Дисциплина труда и трудовой распорядок
Статья 209 ТК РФ. Основные понятия
Статья 309.1 ТК РФ. Общие положения
Статья 8 ТК РФ. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права