Инструкция: заполняем реестр описей дел в архиве
Реестр описей дел в архиве — это специализированный документ, обязательный к применению в некоторых компаниях. Разберемся, кто должен его вести и как правильно заполнять.
Что такое реестр описей дел
Специализированный документ представляет собой отдельный перечень всех видов описей, номенклатур и иной документации, открытой и ведущейся в архивном отделе конкретной компании. То есть все дела и документы, сданные на ответственное архивное хранение организации, должны быть зарегистрированы — внесены в этот реестр.
Все российские организации без исключения обязаны вести учет документов и обеспечивать их сохранность. А по истечении определенного срока сдавать дела в специализированные архивные госучреждения. Такие требования установлены:
- Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004;
- основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
В пункте 6.3.3 Правил сказано, что реестр описей дел в архиве является одним из ключевых документов. Его форма закреплена в Приложении № 26. Актуальный бланк состоит из титульного листа и таблицы учетного регистра.
Зачем вести реестр описи дел в архиве
Ключевое предназначение — это обеспечение сохранности документации в архивах организаций. Ведение формуляра позволяет достичь следующих целей:
- контроль над наличием документации в архивах экономического субъекта;
- простота и удобство в поиске документов;
- контроль над документооборотом архивных дел;
- усиление ответственности за сохранность документации, переданной в архив предприятия;
- упрощение передачи документации в государственные и муниципальные архивы.
Правильно заполненный формуляр позволит быстро определить, в каком секторе или фонде хранится требуемый документ. Опись можно использовать для проведения инвентаризации в архиве, пригодится она и при передаче документации в госархив, чтобы оперативно проверить список дел и номенклатур.
Кто должен вести реестр
Заводить унифицированный формуляр обязаны далеко не все компании. Чиновники обозначили несколько условий, при которых реестр описи дел в архиве становится обязательным:
- В организации либо ее структурном подразделении имеется архив. Если в компании архивное дело отсутствует, например, документация сразу передается на спецхранение в фонд или подразделение, то соответствующий формуляр будет заведен по месту архивирования дел.
- В архивном отделе на ответственном хранении имеются более двух описей дел. Если количество перечней документации меньше указанного лимита, специализированный перечень можно не заводить. В нем нет необходимости.
- В компании назначен ответственный работник за ведение архивного дела и сохранность документов.
Отдельной ставки архивариуса в учреждении может и не быть. Например, обязанности допускается возложить на другого работника. Не забудьте под подпись ознакомить ответственного сотрудника с его должностными обязанностями.
Правила оформления реестра
Реестр описей дел в архиве заполняется по общим требованиям ведения архивного дела:
- Организуйте ведение регистра на бумажном носителе. Электронный вариант допускается, но требует заверения цифровой подписью.
- Заполнять формуляр вправе только ответственный работник. Иные лица не должны иметь доступ к внесению данных в описи и номенклатуры.
- Записи вносят в хронологическом порядке, начиная с момента открытия учетного регистра.
- Дата открытия журнала регистрируется на титульном листе.
- Конец периода, на который открыт реестр, указывается только после того, как заполнена последняя строка журнала.
- Итоговые значения подводит ответственный работник. Затем итоговые данные заверяет руководитель учреждения.
- Бумажный бланк должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью.
Неверные сведения нужно зачеркнуть тонкой ровной линией, рядом вписать верные данные. Исправительную запись должен заверить ответственный работник. Указывают должность, дату и подпись.
Порядок заполнения
Структура реестра описей дел представляет собой две части: это титульный лист и таблица. Порядок заполнения документа закреплен в п. 6.3.3 Правил.
Шаг 1. Титульный лист:
- наименование организации — вписываем название предприятия или учреждения, в котором открыт регистр;
- допускается указать в скобках структурное подразделение организации, при необходимости;
- дата начала регистра — вписываем дату в формате «ДД.ММ.ГГГГ», значение соответствует дню открытия документа;
- дата окончания — заполняется по фактическому дню закрытия учетного регистра.
Шаг 2. Таблица регистра:
- номер по порядку — вписываем номер записи, регистрируемой в журнале, соблюдаем хронологический порядок;
- номер фонда, в котором заведена учетная документация;
- номер описи и ее название — фиксируем значения на основании регистрируемого дела;
- количество дел в формуляре — регистрируем данные, причем сведения детализируем по категориям документации;
- годы — периоды, за которые велась регистрируемая номенклатура;
- количество томов и экземпляров регистрируемого дела — фиксируем количество по фактическому наличию;
- примечания — вносим дополнительную информацию о регистрируемых делах.
По окончанию календарного года требуется подвести итоги. Ответственный работник должен подсчитать на 1 января года следующего, сколько учетных единиц хранится в архиве по данному регистру. Отдельно выделить дела с постоянным и временным сроком хранения. А также детализировать количество списков дел по личному составу предприятия. Итоговые данные заверяет ответственный сотрудник и руководитель.