Инструкция: составляем уведомление о переименовании учреждения
После переименования организации во избежание негативных последствий следует уведомить обслуживающие банки, контрагентов, оформить допсоглашения к заключенным ГПД. Мы рассказываем, как составить уведомление о переименовании организации.
Кого нужно уведомлять о переименовании организации
При регистрации факта переименования организация получает:
- Экземпляр изменений устава или новый устав с печатью ИФНС России.
- Лист записи ЕГРЮЛ по форме Р50007.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе с новым названием юридического лица.
После регистрации переименования налоговая инспекция в пятидневный срок самостоятельно уведомляет об этом СФР и Росстат.
Организация, в свою очередь, выполняет следующие действия:
- уведомляет банки и оформляет новые банковские карточки;
- уведомляет контрагентов о переименовании;
- уведомляет Роспатент при наличии зарегистрированной интеллектуальной собственности;
- уведомляет СРО в случае наличия членства;
- вносит изменения в трудовые контракты с работниками, в трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- перерегистрирует ККТ;
- переоформляет лицензии, если они имеются;
- переоформляет доверенности;
- вносит изменения в регистрационные данные автомобилей, принадлежащих юрлицу.
При уведомлении контрагентов о переименовании необязательно вносить изменения в ранее заключенные сделки, поскольку идентифицируют юрлицо по известным данным: ОГРН и ИНН. А выдача новых доверенностей в связи с переименованием позволит избежать споров по поводу полномочий представителя.
Может быть полезно: как узнать реквизиты организации по ИНН
Кто составляет письмо-уведомление о переименовании организации
Письмо о переименовании составляется административным аппаратом от имени организации.
Лучше всего, если его подпишет руководитель. Если же подписывает лицо, уполномоченное на это доверенностью, то рекомендуем составить ее на фирменном бланке, удостоверить подпись такого лица печатью и приложить доверенность к письму.
В противном случае есть риск того, что контрагент поставит под сомнение правомерность изменения договора и продолжит исполнять его на прежних условиях.
Как составить уведомление об изменении наименования организации
По закону о бухучете наименование экономического субъекта при составлении первичного документа является одним из обязательных его реквизитов.
Указание прежнего названия по Налоговому кодексу РФ влечет негативные последствия, например, в виде отказа налоговых органов в принятии расходов при исчислении налога на прибыль.
Чтобы избежать неправильного указания наименования организации в первичных учетных документах и счетах-фактурах и претензий со стороны налоговых органов, письменно уведомляйте всех контрагентов о переименовании юридического лица, подпишите допсоглашения ко всем гражданско-правовым договорам, указав в них новое наименование, действующее с даты, которой датирован документ, подтверждающий внесение записи в ЕГРЮЛ, и номер записи.
Форма уведомления законом не установлена. Укажите в нем:
- кому и от кого оно направляется (наименование, адрес);
- реквизиты договора (наименование, дату, номер);
- обстоятельства, послужившие причиной изменения договора;
- норму закона, иного правового акта или пункт договора, которые дают вам право изменить условия;
- какие изменения вносятся в договор.
Письмо может содержать, например:
- дату, с которой произошло изменение типа учреждения;
- НПА, на основании которого произошло изменение;
- новое наименование организации и реквизиты для расчетов по обязательствам.
В качестве подтверждения регистрации переименования приложите к письму копию свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ.
Мы подготовили шаблон уведомления о переименовании учреждения, которым вы можете воспользоваться:
|
______________________________________________ (ФИО или наименование адресата) адрес: ________________________________________ от ___________________________________________ (наименование юридического лица) адрес: ________________________________________, телефон: _______________, факс: ________________, адрес электронной почты: _____________________ Уведомление об изменении наименования юридического лица _______________________________________________ (прежнее наименование юридического лица) уведомляет об изменении с «___»_________ ____ г. своего наименования на ______________________________ (новое наименование юридического лица). Данные изменения зарегистрированы в установленном законом порядке, что подтверждается выпиской из ЕГРЮЛ от «___»_________ ____ г. № ________________. В связи с изменением наименования юридического лица изменены печать (при наличии), штампы и фирменный бланк. Остальные реквизиты, в том числе ОГРН, ИНН, местонахождение, остались без изменений. Приложение:
«___»__________ _____ г. _____________________________________ (наименование должности руководителя) _________________/_____________________ (ФИО/подпись) |
Вот образец уведомления о переименовании организации:
Может пригодиться: как уведомить контрагента о смене директора
Если контрагенты находятся в другом городе, то, помимо письма-уведомления, направляемого почтой, рекомендуем продублировать такое письмо на официальные или известные вам электронные адреса контрагентов.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие действия следует предпринять после смены наименования организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
За сколько дней предупреждать о смене наименования организации
Законом такой срок не установлен. Обязанность уведомить контрагента об изменении реквизитов учреждения и порядок уведомления предусматриваются условиями конкретного договора (контракта) или локального акта о договорной работе на предприятии. В этом случае руководствуйтесь ими, в том числе по срокам предупреждения.
Если договор предусматривает исключительный адрес и способ для направления уведомления, то обязательно используйте их, если только вы знаете, что эта информация достоверна или актуальна.
Если в договоре не указан конкретный адрес, то направьте уведомление юрлицу или ИП по адресу из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) либо по адресу, который назвал контрагент.
Рекомендуем направлять уведомление так, чтобы у вас сохранились доказательства его отправки второй стороне. Если возникнет спор, то у вас будут доказательства того, что вы уведомили контрагента и изменение состоялось, например:
- расписка контрагента в получении уведомления. Расписка составляется при личном вручении, оформляется на втором экземпляре уведомления, нередко в виде штампа, где указываются дата, входящий номер, должность, ФИО и подпись лица, принявшего уведомление;
- документы, подтверждающие отправку уведомления почтой (например, кассовый чек, опись вложения, уведомление о вручении). Кроме того, с помощью сервиса на сайте Почты России отслеживается движение уведомления и можно распечатать соответствующую информацию.
Читайте также: как составить приказ о переименовании должности работника.