Инструкция: составляем соглашение о возмещении части затрат
Часть затрат возмещают, когда заинтересованное лицо получает выгоду от участия в финансировании расходов контрагента или партнера. Рассказываем, как составить соглашение о возмещении части затрат.
В каких случаях составляют соглашение о возмещении части затрат
Организация или предприниматель вправе компенсировать часть затрат сотрудникам, партнерам и контрагентам. Закон не регламентирует такое взаимодействие, но и не запрещает его.
Расходы компенсируют, когда:
- ресурсы контрагента используют в интересах организации;
- ресурсы используют с согласия организации-компенсатора.
Например, работодатель вправе компенсировать сотруднику расходы:
- на электроэнергию и интернет, если сотрудник работает из дома;
- амортизацию автомобиля, если ТС используют для работы;
- командировку и переезд на новое место работы;
- обучение и пр.
Помимо трудовой сферы, такой документ оформляют:
- арендаторы, компенсируя арендодателю ремонт, и наоборот;
- деловые партнеры, компенсируя поездки на деловые встречи друг друга;
- поставщики и покупатели для компенсации сумм на индивидуальную упаковку или транспорт.
Не рекомендуется оплачивать расходы, если компенсатор не имеет имущественного или иного интереса в таком возмещении. Налоговые органы могут заинтересоваться таким документом на предмет необоснованной выгоды стороны, чьи расходы компенсируют.
Может пригодиться: как компенсировать расходы сотрудников за проезд к месту работы
Содержание соглашения о возмещении затрат
В документ включают:
- наименование и реквизиты сторон. Для организации указывают ИНН, Ф.И.О. и полномочия директора или представителя, для ИП — Ф.И.О. и ОГРНИП;
- предмет сделки. В предмете указывают, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации. Если сторона — получатель компенсации произвела расходы по договору, его реквизиты указывают по тексту соглашения;
- рекомендуем указать выгоду компенсатора от оплаты части сумм. Например, оплачивая часть суммы за обучение сотрудников, работодатель получает более квалифицированный персонал. Арендатор, компенсируя арендодателю часть расходов на капитальный ремонт, получает готовый ремонт под свои интересы и цели, в фирменном стиле;
- порядок компенсации: в какие сроки компенсатор производит платежи;
- ответственность за просрочку компенсационных платежей и пр.
Как составить соглашение о возмещении затрат
Документ составляют в свободной форме в двух экземплярах. Его не требуется регистрировать или заверять у нотариуса. Нотариальное заверение допустимо, если стороны об этом договорились и включили условие в текст документа.
Документ необходимо подписать у обеих сторон и скрепить печатями (при наличии).
Наименование сторон в соглашении допустимо использовать из основного договора, на основании которого взаимодействуют контрагенты, или указать «Сторона 1» и «Сторона 2».
Вот образец:
Советуем ознакомиться: как вести учет расчетов с подотчетными лицами