Инструкция: как составить отчет об использовании топлива
Отчет о ГСМ — это документ, в котором отражается движение горюче-смазочных материалов за конкретный период. Его составляют учреждения, у которых на балансе есть автотранспортные средства.
Для кого обязателен отчет
Если за организацией числятся транспортные средства, в ней ведется особый учет горюче-смазочных материалов. Заполняются путевые листы, ежемесячно составляется топливный отчет, оформляется акт списания горючего.
Отчет о движении горюче-смазочных материалов — это завершающий этап в ведении учета оборота топлива в организации. Его в обязательном порядке формируют предприятия, на которых используют машины, иной транспорт и механизмы. Такая отчетность подводит итог движению и остаткам горючего за определенный период. Обычно исполнитель подводит итог об использовании и остатках горюче-смазочных материалов за отчетный месяц.
Кто и на основании чего его составляет
Ответственность за отчетность по ГСМ лежит на МОЛ. Отчет заполняют лица, материально ответственные за потребление топливно-энергетических ресурсов в организации. Результаты использования горюче-смазочных материалов подводят на основании первичных документов бухгалтерского учета:
- товарные и товарно-транспортные накладные;
- карточки учета расходов;
- акты;
- требования;
- ведомости выдачи ГСМ и топлива, учета возврата талонов, определения плотности, температуры.
Материально ответственный за горюче-смазочные материалы или иное уполномоченное лицо составляет отчетность, проверяет сведения, ставит подпись и передает сведения в бухгалтерию. К отчетности обязательно прикладывают все подтверждающие первичные документы — на приход и расход топлива.
Как заполняется
Унифицированная форма отсутствует. Предприятия самостоятельно разрабатывают бланк или используют общедоступные шаблоны, дорабатывая их с учетом отраслевых и организационных особенностей.
Общие правила, как составить отчетный документ об использовании горюче-смазочных материалов:
- Указать название организации.
- Установить отчетный период.
- Проставить дату заполнения.
- Указать Ф. И. О. и должность ответственного сотрудника.
- Составить таблицу, в которой отразить перечень использованных ГСМ и указать реквизиты талонов. Фиксируют движение бензина, дизельного топлива, моторного масла и проч.
- Указать остаток на начало и конец отчетного периода по каждому виду ГСМ. Отметить единицу измерения.
- Внести поступление и расход топлива.
- Вписать показания счетчика на начало и конец периода.
- Перечислить приложения, которые документально подтверждают приход и расход горючего.
Заполненный и проверенный отчетный документ подписывает материально ответственное лицо (составитель) и руководитель организации.
Образец
Так выглядит заполненный отчет по расходу ГСМ за месяц в 2022 году: