Инструкция: как написать заявление на получение пропуска на территорию организации

Когда надо писать заявление на получение пропуска на территорию предприятия

Закон разрешает устанавливать на предприятиях пропускной режим. Он нужен, чтобы ограничивать доступ посторонних лиц на предприятия с вредными условиями производства и секретные объекты, не допускать выноса продукции или имущества с территории и регулировать время прибытия и ухода работников. С введенным порядком знакомят персонал и посетителей (п. 9 ст. 2 ФЗ № 427 от 30.11.2024). В законе не указано, в каком нормативном акте следует прописать правила. Обычно утверждают специальные положения, в которых указывают правила, ответственных сотрудников за проведение контрольных мероприятий, формы разрешительных документов, образцы заявок на их оформление и др.

Для допуска людей и транспорта через КПП оформляют различные виды разрешительных документов:

• служебные удостоверения;
• постоянные, временные, разовые электронные пропуска;
• спецпропуска для транспорта;
• материальные пропуска на грузы и материальные ценности.

Чтобы написать ходатайство о выдаче пропуска на территорию предприятия, персонал обращается в отдел кадров, службу безопасности или в секретариат. Это зависит от того, какое подразделение отвечает за выдачу разрешений для проходной. Обычно пропуск требуется:

• новым сотрудникам предприятия;
• работникам, утерявшим ранее полученные разрешения;
• людям, которым необходимо поменять ранее выданные документы, например, из-за смены фамилии;
• юрлицам или ИП, которым необходим доступ на производство для проведения техобслуживания, ремонта, предоставления различных услуг и др.;
• посетителям, которые приходят на личный прием к директору;
• сотрудникам компаний-партнеров, иностранных делегаций и т. д.

По теме: как в организации ввести пропускной режим

Для проведения хозяйственной деятельности или общественных, культурных мероприятий на границе персоналу придется получить разрешение в Федеральной службе безопасности РФ. Точные формы заявления на получение пропуска в пограничную зону для въезда людей и транспорта утверждены в приказе ФСБ России № 102 от 28.02.2023 (для индивидуального разрешения — приложения 1, 2 и 3, для коллективного — приложения 4 и 5, для хозяйственной деятельности и культмассовых мероприятий — приложение 6 и др.).

Среди тех, кому разрешено беспрепятственно проходить в организации по служебным удостоверениям:

• сотрудники санитарно-эпидемиологических служб;
• инспекторы труда и энергонадзора;
• сотрудники прокуратуры и полиции.

По какой форме писать заявление на пропуск на территорию

Написать заявление на пропуск на территорию предприятия — дело пяти минут, если знать, по какой форме и как его писать. Обычно заявление пишут в произвольной форме. Но предпочтительнее составить для конкретного предприятия собственные бланки, которые соответствуют общепринятым стандартам, но с учетом специфики организации. У некоторых компаний особые требования безопасности на производстве, у других — допуск работников в выходные и праздничные дни по графику, сменам и т. д. Исходя из этих нюансов, составляют форму заявки на пропуск работников на территорию той или иной компании.

В законе нет требования разрабатывать четкий образец или форму. Организации составляют ее по собственному усмотрению, а посетители вправе писать заявление в свободном стиле. Но для удобства рекомендуется составлять формы. В зависимости от специфики составляют разные бланки — единый для всех или несколько. Например, одна форма требуется для временного посещения или разового визита в какой-либо цех. Другая — для постоянной работы в том же цеху.

Обычно письмо составляют по следующей структуре:

1. В шапке указывают Ф.И.О., должность адресата, название организации.
2. Название документа — заявление.
3. Основная часть — Ф.И.О. заявителя, информация об автомобиле (если на территорию компании необходим въезд транспорта).
4. Цель посещения объекта.
5. Срок выдачи документа (разовый, временный, постоянный).
6. Дата заявления.

Если допуск на территорию требуется контрагентам или партнерам, то письмо пишут от имени юридического лица с просьбой оформить пропуск на сотрудников, которые пройдут на предприятие. Дополнительно указывают ссылку на договор о проведении работ или предоставлении услуг. Ниже прилагают перечень сотрудников. Если есть необходимость, то добавляют список транспортных средств, для которых потребуется оформить разрешение на въезд. Если для допуска на территорию конкретного предприятия требуется инструктаж по технике безопасности и охране труда, необходимо указать в письме, что работники прошли его.

Примеры заявлений на получение пропуска на территорию

Если это сотрудники организации, выполняющей техобслуживание и ремонт оборудования на предприятии по договору, то следует написать письмо о выдаче пропуска на территорию от имени юридического лица. Вот примерный образец такого письма:

Для установления личных контактов и проведения деловых мероприятий нередко руководство компании приглашает зарубежных партнеров. В этом случае потребуется заранее подготовить заявление на пропуск на территорию для иностранных специалистов для участия в мероприятиях по сотрудничеству, проведению консультаций с коллегами.

Для постоянных работников предприятия, желающих проезжать через КПП на территорию организации на собственном автомобиле, заявления на выдачу пропуска на работу могут выглядеть так:

Часто задаваемые вопросы о заявлении на получение пропуска на территорию организации