Инструкция: готовим приказ о коммерческой тайне
Приказ о коммерческой тайне предприятия — это документ, которым вводят или отменяют специальный режим защиты важной информации.
Зачем нужен
Он устанавливает режим защиты информации, разглашение которой принесет вред и убытки. Режим официально начинается со дня издания. Охранный режим устанавливается для сохранения в тайне информации, важной для рыночной деятельности: удержания позиций, извлечения прибыли, минимизации затрат и избежания убытков. Если охраняемая информация все же разглашена, компания сможет призвать виновника разглашения к ответу, в том числе в судебном порядке. В ходе судебного разбирательства одной из бумаг, на которую ссылается организация, чтобы обосновать требования, станет распоряжение о введении коммерческой тайны.
Виды распоряжений
В процессе введения режима тайны информации разрабатывают целый комплекс бумаг: перечень, положение и другие. Чтобы их утвердить и официально ввести режим, издается приказ об утверждении коммерческой тайны. Разрешено разбить утверждение бумаг на несколько актов, тогда все изданные документы классифицируются в зависимости от того, какую бумагу они вводят в действие:
- приказ об утверждении положения о коммерческой тайне;
- об утверждении перечня сведений, которые признаны тайными;
- об утверждении инструкции по документообороту и работе с тайной;
- об утверждении перечня должностей, которые допущены к работе с охраняемыми сведениями.
Требования по оформлению
Законодательно не установлена общая форма для распоряжений, которые связаны с охраной тайны. Оформляют в свободной форме по правилам документооборота. Компании используют принятые у них бланки.
Каждый сотрудник обязательно ставит под распоряжением подпись об ознакомлении. Это необходимо для подтверждения, что все сотрудники знают, что в организации имеется охраняемая особым образом информация и что за ее распространение наступит ответственность.
Как составить
Законодательно не установлены требования к формулировкам, но они не должны противоречить действующему законодательству, нарушать или ущемлять чьи-то права и интересы. В зависимости от того, какой документ утверждается, образец приказа о коммерческой тайне 2020 года содержит информацию:
| Сведения | Что писать |
|---|---|
| Наименование организации | Полное и сокращенное наименование |
| Реквизиты | Номер и дату издания |
| Цель издания | Для установления режима секретности |
| Нормативная база | Можно сослаться только на Федеральный закон № 98-ФЗ |
| Перечень утверждаемых бумаг | Положение о тайне, перечень должностей, которые работают с ней и(или) инструкцию по делопроизводству с документами, в которых она присутствует |
| Перечень ответственных лиц | Ф.И.О. и должность сотрудника, который отвечает за исполнение акта, если целиком возлагается на одно лицо, либо на несколько по разным направлениям |
| Перечень приложений | Все бумаги, которые вводятся в действие актом |
Распоряжение подписывает руководитель предприятия или лицо, которому выдана доверенность.
Целесообразно составить отдельный лист ознакомления, где распишется каждый сотрудник, который ознакомится с документами. Лист станет приложением. Если работников в организации немного, они расписываются прямо на распоряжении в специальной графе.
Как и сколько хранить
Как установлено пунктом 62 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, распоряжение о введении режима охраны сведений требуется хранить постоянно.
Он хранится бессрочно в деле, специально созданном для документов постоянного хранения отдельно от тех, которые имеют срок хранения.