Инструкция: готовим акт сверки с разногласиями
Акт сверки с разногласиями — документ, в котором стороны фиксируют состояние взаиморасчетов и выявленные расхождения. Его составляют за весь период действия договора или за конкретный промежуток времени.
Для чего оформляют акт разногласий
Стороны сверяют учетные данные, чтобы подтвердить фактическое состояние расчетов за определенный период — месяц, год, весь срок действия договора. Это не обязательно, но если в условиях договора есть требование о поверке, взаиморасчеты необходимо актировать. Если расхождений нет, заказчик и поставщик соглашаются с содержанием и подписывают документ. Если одна из сторон обнаружила расхождения, составляется протокол разногласий или акт расхождений.
В протоколе фиксируют любые расхождения — неучтенную оплату, технические или арифметические ошибки. Если разбирательства по задолженности дойдут до суда, то у несогласной стороны будут документальные доказательства собственной позиции. Кроме того, протокол разногласий пригодится и для налоговой проверки — если суммы по налогооблагаемым операциям у контрагентов не совпадают.
Кто и на основании чего его составляет
Актирование является обязательным, только если это закреплено договором. Во всех остальных случаях стороны проводят проверку учетных сведений по согласованию. Акт составляют по факту взаиморасчетов — на основании оплаты, проведенной в бухучете.
Принцип сверки таков: любая из сторон отражает учетные данные в одной таблице, а контрагент заполняет таблицу рядом собственными показателями. По правилам, актовые регистры составляют бухгалтеры. Подписывает документ либо ответственный бухгалтер, либо руководитель организации.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы оформить акт сверки расчетов с контрагентом.
Обычно таблица поверки делится на четыре части — дебет и кредит по каждому контрагенту. Кроме того, обязательно отражаются:
- период, за который сверяют сведения;
- договор, который заключили контрагенты;
- начальное и конечное сальдо, которое образовалось по результатам операций.
Конечное сальдо поверки — это разница между дебетом и кредитом. Если за установленный период есть и начальное сальдо, то конечный остаток рассчитывается так:
КС = Дт - Кт +/- НС.
Показатели формулы:
- КС — конечное сальдо;
- Дт — дебет;
- Кт — кредит;
- НС — начальное сальдо.
Плюс или минус зависит от того, где образовалось начальное сальдо. Если оно дебетовое, в формуле ставим плюс, если кредитовое — минус.
Как правильно составить акт
Унифицированной формы актового документа или протокола не предусмотрено. Это не обязательный бланк: стороны самостоятельно устанавливают необходимость его использования и форму, по которой его заполняют (письмо Минфина № 07-05-04/2 от 18.02.2005).
И еще один нюанс: акты сверок и разногласий не относятся к первичным документам по 402-ФЗ. Но чтобы присвоить им статус официальной бумаги, которую используют для доказательств в суде или налоговой, в эти документы необходимо включить все реквизиты, обязательные для первички (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).
Когда расхождений в поверке нет, то обе стороны подписывают актовый документ. Если контрагент согласен с учетными данными партнера (все сведения совпадают), он вправе не заполнять свою часть сверки. Но подпись поставить обязан, причем оригинальную и с расшифровкой, а не факсимильную. Оригинал подписи и является подтверждением полного согласия с взаиморасчетами на отчетную дату.
Если контрагент выявил расхождения, он их актирует. Инструкция, как заполнить протокол разногласий:
- Указать сведения о сторонах сделки.
- Сослаться на основной договор.
- Определить период поверки.
- Перечислить обнаруженные расхождения.
- Подписать и поставить печать, если организация использует ее в работе.
Разногласия приводят как в отдельном документе, так и в первичном акте. В документе сначала вносят информацию о расчетах, указав все операции за отчетный период. А ниже фиксируют расхождения. Подписывают актовый документ только после того, как уладят все спорные вопросы.
Вот шаблон — образец, как правильно оформить акт сверки взаимных расчетов с расхождениями, используйте его в работе:
|
ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ к Акту сверки №_____ от «____» ______ ____г. (реквизиты акта сверки) по договору ____________ №______от «___» _____ ____г. (наименование и реквизиты договора) г._____________________ (место составления протокола разногласий) «___» _______ ___г. (дата составления протокола разногласий)
________________________/___________________/ (подпись руководителя организации с расшифровкой и наименованием должности) М.П. (при наличии) ________________________/___________________/ (подпись руководителя организации с расшифровкой и наименованием должности) М.П. (при наличии) |
А это образец акта разногласий к акту сверки:
Сколько хранить документ
Актовые документы хранят столько же, сколько и другие бухгалтерские регистры. Большинство документов бухгалтерии хранят минимум 5 лет (ст. 29 402-ФЗ). Организации руководствуются действующим регламентом и закрепляют сроки хранения локальными нормативами.
Еще по теме: как составить акт сверки взаимных расчетов