Составляем спецификацию к договору
Спецификация к договору поставки является двухсторонним документом, который выступает приложением к основному соглашению. Стороны согласовывают важные условия исполнения обязательств: стоимость, ассортимент, наименование, порядок поставки и оплаты. Законодательного закрепления бланка спецификации нет, важно верно ее составить, чтобы документ имел юридическую силу.
Зачем нужна спецификация
Документ составляют для уточнения или определения условий по основному соглашению. На практике часто составляется к сделкам поставки (определяется срок поставки, стоимость, ассортимент), купли-продажи (ассортимент, наименование, стоимость, порядок оплаты), перевозке грузов (маршрут, наименование и вес груза, пункт отправления и прибытия, продолжительность погрузки, вид упаковки). Обязательность составления документа зависит от условий основного соглашения и не устанавливается нормами законодательства. Стороны вправе определить приложение к спецификации к договору поставки, например технические документы или подтверждающие гарантийные обязательства на товар. Закон не регулирует количество спецификаций. Ограничение устанавливается, исходя из потребности сторон. Так, по договору поставки участники сделки каждую поставку согласовывают в отдельном документе. Для этого определяют: наименование, ассортимент, количество, стоимость, срок поставки, срок оплаты. Подписывают в обоюдном порядке по количеству, равному сторонам сделки. Общие условия договора не меняется, новые соглашения в таком случае заключать необходимости нет.
Кто формирует спецификацию
На практике сторона, оказывающая услугу, подготавливает вариант и передает его на согласование. Участники правоотношений самостоятельно определяют, кто составляет спецификацию к договору, и готовит первоначальную редакцию.
Например, подрядчик, выполняющий работы по ремонту оборудования, присылает договор и приложение. В зависимости от повторных обращений заказчика по существующему договору, подрядчик оформляет только новые приложения.
Как составить спецификацию
Документ составляют в письменной или электронной форме. Применяются общие требования к оформлению юридических документов. Гражданский кодекс РФ не определяет, что указывается в спецификации к договору поставки, и обязательная форма документа отсутствует. На практике структура состоит из следующих частей:
- фабула (наименование сторон, для физических лиц — Ф.И.О., данные документа, удостоверяющего личность, для юридических — указываем полномочное лицо для подписания, определяем дату и место заключения);
- основная (согласованные условия, не определенные в основном договоре: срок поставки, наименование, ассортимент, порядок оплаты);
- заключительная (реквизиты сторон, ОГРН юридического лица, подпись полномочного лица, печать при наличии).
После того как редакция документа подготовлена, стороны его подписывают. Количество экземпляров равняется количеству сторон.
Для примера — образец формы спецификации к договору поставки:
|
Приложение №________ к Соглашению №______ от_____________ (дата) Спецификация №_____ г. _______________ _____________ (дата) _____________________________________________ (полное наименование организации-поставщика), именуем__ в дальнейшем «Поставщик», в лице _________________________________________, действующ___ на основании _______________________________, с одной стороны, и ______________________________________________ (полное наименование организации-покупателя), именуем__ в дальнейшем «Покупатель», в лице ________________________________________, действующ___ на основании ______________________________, с другой стороны, пришли к соглашению о нижеследующем: Поставщик передает, а Покупатель принимает товар следующего ассортимента, количества, комплектности и качества: _______________________
Поставщик: ________________/(подпись)____________________/ (Ф.И.О.) Покупатель: ________________/(подпись)____________________/ (Ф.И.О.) |
Подписать документ должно полномочное лицо. Для организаций — лицо, имеющее право действовать без доверенности, или специально уполномоченный на это специалист. Указываем во вводной части, на основании чего действует лицо, — устав или доверенность. На сайте ФНС предварительно проверяем, может ли лицо действовать без доверенности. Заказываем выписку и получаем информацию из граф 16-24.
Подробнее: как составить доверенность на получение товара
Подготавливая текст документа, всегда указывайте отсылку на основной договор.
Это может выглядеть так:
Приложение № 1 к договору поставки № 1АР-2024 от 27.03.2024. Спецификация № 1.
Указывая информацию о юридическом лице, обязательно укажите один из индивидуализирующих номеров: ОГРН, ИНН. Для физического лица — данные документа, удостоверяющего личность, СНИЛС либо ИНН. Для индивидуальных предпринимателей — ОГРНИП.
Вот пример спецификации к договору, составленной по всем правилам:
Читайте также: как составить приложение к договору
Можно ли вносить изменения в спецификацию к договору
Закон допускает внесение изменений. Для этого оформляем дополнительное соглашение, в котором определяем новые условия. К составлению предъявляются общие требования для юридических документов: применяем форму, допускаемую основной сделкой (письменная или электронная); подпись ставит полномочное лицо с указанием основания действия; указываем ссылку на первоначальный документ, в который вносятся изменения.
Может пригодиться: