Порядок бухгалтерского учета оргтехники
Широкий спектр устройств, входящих в общее понятие «оргтехника», окружает нас повсюду. Можно смело утверждать, что никакой бизнес — ни самый малый, ни самый великий — без этой умной техники обходиться не может. Учитывая актуальность темы, подробно расскажем, как организовать бухгалтерский учет оргтехники, как правильно ее учесть при расчете налога на прибыль и УСН, как списать.
Что считается оргтехникой
Термин «оргтехника» вошел в нашу жизнь и закрепился в деловой практике еще в прошлом веке. Уже в конце 80-х годов конторы (слово «офис» тогда не было столь употребимым) стали оснащаться персональными компьютерами (ПК), печатными и множительными устройствами. Стало модным слово «компьютеризация». В числе первых счастливых пользователей ПК и прочих технических новинок были лаборатории и кабинеты НИИ, вузов, производственные линии промышленных предприятий.
Милые и строгие секретарши под стрекотание клавиш печатных машинок (чем, кстати, не оргтехника?) уходили в прошлое. Их место занимали секретари-референты, способные управляться с современным офисным оборудованием. В перечне навыков для претендентов на вакансию секретаря-референта обязательно указывалось «умение работать с оргтехникой». Сейчас смешно звучит.
Если попробовать поискать некий официально утвержденный перечень устройств под заголовком «Оргтехника», то фиаско будет полным. Но и без перечня никого не затруднит с ходу назвать с десяток устройств. В сложившейся деловой практике оргтехника — это:
- персональные компьютеры;
- серверное оборудование;
- принтеры, сканеры, многофункциональные устройства, шредеры;
- калькуляторы, счетчики и детекторы банкнот;
- планшеты, смартфоны;
- стационарные АТС и телефоны;
- проекционное оборудование, экраны.
Список можно продолжить: расширить, так сказать, и углубить, но, думаю, необходимости в этом нет.
Бухгалтерский учет оргтехники
ФСБУ 6/2020, обязательный к применению с 1 января 2022 года, относит все имущество со сроком использования 12 месяцев и более к основным средствам. Фактор влияния стоимости приобретенного объекта предприятия определяют самостоятельно с учетом признака существенности.
Подробнее: как применять ФСБУ 6/2020 «Основные средства»
Так, для целей бухгалтерского учета предприятие вправе установить минимальную стоимость приобретаемого оборудования в соответствии с указанием НК РФ — 100 000 рублей без НДС за единицу. Это делается для сближения бухгалтерского и налогового учета. Не хотите сближать БУ и НУ — и не надо. Предприятие вправе установить любой лимит для принятия объекта в состав ОС. Тогда вся оргтехника стоимостью, равной установленному лимиту и выше, подлежит бухгалтерскому учету в составе основных средств. Это значит, что для нее устанавливается срок полезного использования, исходя из:
- ожидаемого срока эксплуатации;
- ожидаемого физического и морального износа;
- планов руководства предприятия по модернизации и замене основных средств.
Такой порядок предписан пунктами 8 и 9 ФСБУ 6/2020.
Необходимо определить и такую величину, как ликвидационная стоимость основного средства. Здесь лучше ФСБУ не сформулируешь:
Полный актуальный текст этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Так звучит п. 30 Стандарта. Но, к счастью, далее следует п. 31, разрешающий устанавливать ликвидационную стоимость ОС для целей бухгалтерского учета равной нулю. Чем и пользуются многие предприятия, ссылаясь на то, что поступлений от продажи материальных ценностей, остающихся после выбытия, допустим, принтера, не ожидается. А еще, что ожидаемую сумму от выбытия такового принтера определить в момент его поступления не представляется возможным и она в любом случае несущественна. Всё. Вопрос с ликвидационной стоимостью закрыт.
Осталось выбрать метод начисления амортизации в бухгалтерском учете и начать ее начислять. В зависимости от назначения и места эксплуатации оргтехники амортизация начисляется по дебету счетов 20, 23, 26, 29 или 44 в корреспонденции со счетом 02.
Не забываем, что раз уж мы отнесли офисную технику в состав основных средств, то придется каждый год проверять соответствие элементов амортизации условиям эксплуатации и при необходимости эти элементы изменять.
Например, вы перенесли ноутбук из ухоженного офиса с режимом работы 5/2 в цех, где он будет эксплуатироваться в режиме 24/7, да еще в условиях повышенной влажности или запыленности. Скорее всего, придется с этим устройством попрощаться значительно быстрее, чем планировалось изначально. Вот вам и изменение элементов амортизации, которое необходимо оформить документально (акт, заключение комиссии и пр.).
Получив акт, бухгалтер пересчитает ежемесячные амортизационные начисления. Ранее начисленную амортизацию корректировать не нужно.
Для полноты картины бухгалтерского учета оргтехники напомним, что согласно п. 38 ФСБУ 6/2020 все объекты основных средств в обязательном порядке проверяются на предмет обесценения хотя бы один раз в году.
Иной вариант развития событий предстоит, если на предприятии не установлена планка для отнесения ТМЦ к основным средствам или стоимость приобретенных устройств ниже установленного для бухгалтерского учета лимита. Тогда в соответствии с п. 5 ФСБУ 6/2020 затраты на их приобретение признаются расходами текущего периода.
Проводки:
- Дт 08 Кт 60, 76 — при приобретении оргтехники;
- Дт 20, 23, 26, 29, 44 Кт 08 — при передаче в эксплуатацию.
При этом тот же п. 5 Стандарта предписывает обеспечить контроль наличия и движения таких активов, но не диктует правила. Удобно использовать забалансовый счет МЦ.04 или любой иной вариант внутреннего учета. Подойдут exel, google-таблицы и даже бумажные карточки.
Порядок списания оргтехники в бухучете
Все имеет свой срок, а оргтехника не исключение. И вот уже грустит в углу неисправное МФУ, айтишники утверждают, что сервер перестал отвечать растущим потребностям предприятия, а отдел маркетинга отказывается работать с устаревшим демонстрационным оборудованием.
Ничего не остается, как приобрести новую оргтехнику, а старую поблагодарить и списать (раздел 4 ФСБУ 6/2020). Для этого выпускаем приказ о списании объекта с учета и на его основании составляем акт по унифицированной форме ОС4 или по иной форме, принятой на предприятии. Главное, чтобы форма, даже произвольная, содержала следующие реквизиты:
- наименование предприятия;
- дату и номер;
- полное наименование списываемой оргтехники, наименование подразделения, где она эксплуатировалась, материально ответственное лицо;
- причину списания.
Если оргтехника числилась в составе ОС, то начисленная по ней амортизация относится в уменьшение балансовой стоимости объекта вместе с суммой обесценения (при ее наличии). В бухгалтерском учете появятся проводки:
- Дт 01.09 Кт 01.01 — на сумму первоначальной (переоцененной) стоимости;
- Дт 02 Кт 01.09 — на сумму начисленной амортизации и обесценения;
- Дт 91.02 Кт 01.09 — на сумму остаточной стоимости оргтехники.
Если же стоимость приобретения техники изначально была признана в составе расходов, то остаточная стоимость в бухгалтерском учете отсутствует. Списывать нечего, достаточно одного приказа, чтобы документально зафиксировать выбытие. Если использовался забалансовый счет, то отражаем выбытие оргтехники по его Кт.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали порядок учета основных средств в целях НУ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как учесть оргтехнику для налога на прибыль
Для отнесения оргтехники в состав основных средств в налоговом учете применяется лишь один лимит — 100 000 рублей. Второе условие — срок полезного использования 12 и более месяцев. Если хотя бы одно из условий не выполняется, то стоимость приобретенной офисной техники списывается на расходы периода приобретения.
Устанавливая срок полезного использования компьютерной техники для целей налогового учета, необходимо ориентироваться на ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов), утвержденный Приказом Росстата от 12.12.2014 № 2018-ст.
Обращаем внимание на коды:
- 320.26.20.11 — компьютеры массой не более 10 кг;
- 320.26.20.13–320.26.20.15 — машины вычислительные электронные цифровые;
- 320.26.30.11–320.26.30.12 — аппаратура коммуникационная;
- 330.28.23 — машины и оборудование офисное.
Это не закрытый перечень. В ОКОФ можно найти и другие подходящие коды.
Подобрав код оргтехники по ОКОФ, пора переходить к определению амортизационной группы по постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 № 1. Практически вся оргтехника относится ко второй амортизационной группе, т.е. ее СПИ находится в пределах 25–36 месяцев. Хотя есть вероятность встретить объекты оргтехники и в 3-й (СПИ = 37–60 мес.), и даже в 4-й амортизационной группе (СПИ = 61–84 мес.).
Для сведения:
Не найдя нужного наименования в Классификаторе ОС, не отчаивайтесь. Для определения срока ПИ воспользуйтесь рекомендациями производителя, указанными в технической документации.
При начислении амортизации по оргтехнике, учтенной в составе основных средств, не исключено возникновение временных разниц. Причины:
- применение разных способов формирования первоначальной стоимости техники в налоговом и бухгалтерском учете;
- применение разных способов амортизации;
- различия в признании доходов и расходов при продаже устройства.
Пример.
По одному из объектов оргтехники в бухгалтерском учете амортизационные отчисления составили 2000 рублей ежемесячно, а в налоговом — 3700. Причины сейчас не рассматриваем.
Сумма амортизации снижает прибыль, то есть в данном случае в бухгалтерском учете прибыль за счет начисленной амортизации уменьшится на 2000, а в налоговом учете – на 3700. Таким образом и возникает налогооблагаемая временная разница в сумме 1700 руб. На эту сумму проводки не делают, она нужна лишь для того, чтобы посчитать отложенное налоговое обязательство: 1700 х 20 % = 340 рублей.
В бухгалтерском учете его отражают проводкой: Дт 68.04 Кт 77.
Эту проводку бухгалтер станет делать ежемесячно, пока по этому устройству не будет начислена полная сумма амортизации по правилам налогового учета. После чего начнется списание ОНО проводкой Дт 77 Кт 68.04.
Порядок списания оргтехники для налога на прибыль
Списание оргтехники для целей налогообложения принципиально не отличается от списания в бухгалтерском учете. За исключением того, что в состав внереализационных расходов списывается остаточная стоимость, определенная по правилам налогового учета.
При списании порой возникают и доходы.
Например, списываемую технику разрешается разобрать и оставить запчасти, которые впоследствии могут пригодиться. Их оценивают по рыночной цене и отражают в составе внереализационных доходов текущего периода. В бухгалтерском учете делают проводку: Дт 10 Кт 91.01.
Затраты на извлечение годных винтиков-шпунтиков и прочих ценных мелочей из списанной офисной техники порой превышают их стоимость. Да и времени процедура требует немало. Стандартная утилизация может обойтись значительно дешевле.
Как поступить с нерабочей компьютерной и прочей техникой — вопрос к инженерной службе и руководству предприятия.
Как учесть входной НДС по оргтехнике
Как и прочий входящий НДС, налог при приобретении оргтехники отражают проводкой Дт 19.01 или 19.03 Кт 60,76 при выполнении следующих условий:
- организация-приобретатель является плательщиком НДС;
- оплата поставщику произведена и техника принята к учету;
- поставщик выдал надлежаще оформленный счет-фактуру (даже при покупке за наличный расчет).
Впоследствии счет-фактуру регистрируют в книге покупок, а НДС, уплаченный при приобретении устройства, принимают к вычету на общих основаниях.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно учесть ОС при УСН «доходы минус расходы».
Как учитывать оргтехнику при УСН «доходы минус расходы»
Специальные налоговые режимы, такие, как УСН «доходы минус расходы», не предполагают уплату ряда налогов. В том числе налога на прибыль и НДС. Приобретение оргтехники у предприятий, применяющих этот налоговый режим, имеет ряд особенностей.
- НДС, уплаченный поставщику, включается в стоимость приобретенной техники.
- Основными средствами при УСН считаются объекты, отвечающие требованиям ст. 256 НК РФ, — стоимость не менее 100 000 рублей, срок использования — не менее года.
Расходы на приобретение дорогостоящей офисной техники предприятия, применяющие специальный налоговый режим, принимают в порядке, определенном п. 3 ст. 346.16 НК РФ, то есть равными долями с момента принятия техники к учету до конца отчетного периода.
Пример.
Оргтехнику, отвечающую признакам ОС, приобрели и ввели в эксплуатацию в 1-м квартале. Стоимость приобретения 120 000 рублей, в том числе НДС. Для формирования налоговой базы по налогу при УСН расходы примут в размере 30 000 ежеквартально.
Если та же офисная техника приобретена в 3-м квартале, то в расходы возьмут по 60 000 в 3 и 4-м кварталах.
Если в нашем примере технику ввели в эксплуатацию в 1-м квартале, а оплатили только в 4-м, то все 120 000 лягут в расходы 4-го квартала.
Оплатили частично? Допустим, в 4-м квартале оплатили только 100 000. Вот их и примем для расчета налога.
Введенную в эксплуатацию в текущем отчетном периоде оргтехнику оплатят в следующем году. Значит, тогда и учтут ее стоимость в расходах для исчисления налога при УСН.
Проще обстоят дела с оргтехникой, не имеющей признаков основного средства. Ее списывают в расходы при наступлении двух событий — оплаты и принятия к учету.