Налогообложение и бухучет расходов на питание сотрудников

Налогообложение расходов на питание сотрудников

Заботу о работниках осуществляют не только крупнейшие компании, компенсирующие питание сотрудникам, но и средние предприятия, однако, предоставляя бесплатное питание, работодатель фактически увеличивает доход работника, который расценивается как оплата труда. Для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль надо определить налогообложение питания сотрудников за счет предприятия в 2023 году путем отнесения натурального довольствия к расходам по оплате труда и внесения их в перечень выплат, образующих систему оплаты труда (ст. 129 ТК РФ), закрепив в следующих внутренних нормативных актах (ст. 135 ТК РФ):

• положении об оплате труда;
• коллективном соглашении;
• трудовом договоре.

Согласно ст. 222 ТК РФ работодатель обязан за счет компании выдавать работникам, занятым на рабочих местах с вредными условиями труда, установленными по результатам специальной оценки условий труда:

• во вредных — молоко или иные равноценные пищевые продукты;
• в особо вредных — лечебно-профилактическое питание.

Стоимость таких продуктов не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами как установленная законодательством компенсационная выплата. А вот если условия работы сотрудников, которым предоставляются бесплатные продукты, не признаны вредными в соответствии со спецоценкой, то стоимость выдаваемого молока подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ.

Доказательством выдачи обедов каждому сотруднику является список сотрудников на питание в 2023 г. с ежедневной отметкой в его получении.

Доходы сотрудников, полученные в виде стоимости обеда, облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

НДС и питание сотрудников

В случае если пища выдается сотрудникам по законодательству, включена в систему оплаты труда и компенсируется, то она не подлежит обложению НДС, поскольку не является реализацией (письма Минфина России от 23.10.2017 № 03-15-06/69405, от 02.09.2010 № 03-07-11/376), но и принимать к вычету этот НДС нельзя.

В случае включения питания в систему оплаты труда, списание НДС за питание работников за счет предприятия путем включения в стоимость приобретенных продуктов или обедов позволено согласно подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ.

Если сотрудник возмещает довольствие, то начислить НДС на стоимость обеда организация обязана, но и принять к вычету НДС с полученных от поставщика заказов либо продуктов имеет такую возможность (Письмо Минфина России от 16.10.2014 № 03-07-15/52270).

Если пища не относится к расходам, обязательным для работодателя по законодательству или включенным в систему оплаты труда, то передача питания сотруднику является безвозмездной реализацией, и здесь придется начислить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ) и списать его на прочие расходы Дт 91 Кт 68; НДС, полученный от поставщика, берем к вычету Дт 68 Кт 19.

Если невозможно персонифицировать круг лиц, получающих обеды, — объекта обложения НДС не возникает (письма Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 и от 13.12.2012 № 03-07-07/133).

НДФЛ

Питание — доход, выплачиваемый в натуральной форме, базу для расчета НДФЛ принимают как рыночную стоимость обеда на день выдачи.

Если в систему оплаты труда включено питание как оплата за труд, то выплата подлежит обложению НДФЛ за питание сотрудников за счет предприятия, и сроки, в которые удерживается налог, не превышают дату фактической выплаты.

Спецпитание сверх установленных норм подлежит обложению НДФЛ, а не превышающее установленных норм — не подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Не облагаются НДФЛ:

• натуральное довольствие, положенное по законодательству;
• довольствие, выдаваемое сотрудникам, привлеченным для выполнения полевых работ;
• довольствие, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера.

Если круг лиц невозможно персонифицировать, то НДФЛ не начисляют, но, включается ли питание сотрудников в доход или нет, придется доказывать. В противном случае доход, приходящийся конкретно на каждого работника, определяют расчетным путем по общей сумме, потраченной на довольствие, и сведениям о присутствии работников на работе, указанным в табеле учета рабочего времени. Если говорить о том, как правильно оплатить питание сотрудников, то тут возможны три варианта денежных выплат:

• дотация (выплата денежных средств на руки, работники питаются в организации, с которой работодатель заключил договор);
• доплата (перечисление денежных средств на пищу, работники питаются в столовой (кафе, ресторане), с которой у работодателя договор);
• компенсация (частичная или полная, работники сами выбирают заведение для обеда).

Налог на прибыль

При определении базы по налогу на прибыль возникает вопрос, как учитывать расходы на питание сотрудников. В случае отнесения этих расходов на счета учета затрат, они уменьшат базу по налогооблагаемой прибыли.

А в случае если эти расходы не учитываются в базе по налогообложению, то и налог на прибыль за компенсацию стоимости питания не возникает, если такая компенсация не прописана законодательно или внутренним нормативным документом и не относится к системе оплаты труда (п. 4, 25 ст. 255 НК РФ).

Расходы на пищу, отраженные в бухучете как прочие, нельзя учесть при определении базы по прибыли, по ним возникают постоянные разницы между бухгалтерским и налоговым учетом, начисленный налог по этим разницам отражается проводкой Д 99 К 68.

Надо ли платить страховые взносы

В соответствии с п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков (организаций и ИП) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц.

По мнению Минфина России, если организация оплачивает обеды работников на основе коллективного договора (или трудового, или ЛНА), а не в соответствии с условиями, перечисленными в пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, то такая компенсация подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Причем страховые взносы начисляются на выплаты работникам и в денежной, и в натуральной форме.

Страховые взносы относят на затраты в бухучете и учитывают в расходах, принимаемых в уменьшение базы по прибыли, вне зависимости от источника выплаты дохода (Письмо Минфина РФ от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562).

Освобождается от начисления страховых взносов довольствие, положенное по законодательству.

Если невозможно конкретизировать круг лиц, получающих обеды, то и страховые взносы не начисляются (письма Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, от 21.03.2016 № 03-04-05/15542, от 03.08.2018 № 03-04-06/55047).

Бухучет расходов на питание сотрудников

Затраты на пищу персонально по работникам, включенные в систему оплаты труда или обязательные по законодательству, входят в состав расходов по оплате труда и отражаются проводкой:

Д 20 (23, 25, 26, 29, 44) К 70

Если довольствие не соответствует критериям расходов на оплату труда и необязательно к выдаче, то оно отражается следующей проводкой:

Д 91 К 70

Выбранный способ организации обедов формирует затраты:

Д 29 К 02 (10, 25, 60, 69, 70) — столовой как выделенного обслуживающего производства;

Д 10 (41) К 60 — приобретение продуктов, услуг по предоставлению обедов сторонними организациями;

Д 70 К 10 (29, 41) — выдача каждому сотруднику довольствия персонально;

Д 91 К 10 (29, 41) — расходы, не принимаемые для налогообложения, если они не относятся на расходы в системе оплаты труда.

Обеды, по которым не организован персональный учет, даже в случае присутствия этих расходов в системе оплаты труда, на расчеты с персоналом отнести невозможно, проводка по ним следующая:

Дт 91 Кт 10 (29, 41).

Пример с выплатой компенсации за обед:

Работники ресторана в течение месяца питаются в заведении за наличный расчет. Коллективным (трудовым) договором с работниками установлено, что работодатель в последний день календарного месяца начисляет им компенсацию за обед в размере 100 руб. за 1 рабочий день. Компенсация выплачивается вместе с заработной платой работников. В июле 2023 г. заработная плата официанта И.И. Иванова составила 15 000 руб. Стандартный налоговый вычет сотруднику в этом месяце не предоставлялся. Исходя из количества отработанных дней в июле, сотруднику начислена компенсация за обед в размере 2000 руб.

В бухгалтерском учете ресторана будут сделаны записи: