Как вести учет забалансовых счетов в 1С:Бухгалтерия

Как настроить забалансовые счета в 1С

Забалансовый учет — это совокупность специальных счетов бухгалтерского учета, предназначенных для регистрации активов и обязательств, не отраженных в балансе. В них входят:

• арендованные основные средства;
• товары, переданные на ответственное хранение;
• товары на комиссии;
• оборудование для монтажа;
• материалы, которые контрагенты передали в обработку;
• бланки строгой отчетности;
• списанная «дебиторка»;
• спецоснастка, спецодежда, инвентарь;
• прочие активы и обязательства.

Забалансовый учет позволяет точнее анализировать финансовое состояние компании и обеспечивает соблюдение требований законодательства.

Забалансовый учет имеет ряд особенностей:

• эти счета не участвуют в формировании баланса предприятия;
• используются для дополнительного контроля за активами и обязательствами;
• помогают контролировать риски, такие как просроченную задолженность или предоставленное имущество.

В программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» предусмотрено использование 11 забалансовых счетов с выделением субсчетов​‍‍. Их удобно просмотреть в разделе «Главное» — «Настройки» — «План счетов», где они расположены в конце списка основных счетов учета.

В начале работы в программе ознакомьтесь с теми, которые имеются в наличии, и определите, достаточно ли их. При необходимости создайте дополнительные. Для этого нажмите кнопку «Создать» и введите:

• название;
• номер;
• вид;
• субконто.

Удобно создавать новый забалансовый счет копированием подобного. Например, вы хотите отдельно учитывать арендованное имущество от полученного в лизинг. Скопируйте счет 001 и внесите изменения в его характеристики.

Читайте:

• какие счета бухгалтерского учета относятся к забалансовым;
• как вести учет основных средств на забалансовом счете 001.

Как ввести остатки по забалансовым счетам

При переходе на программу «1С:Бухгалтерия» с другого программного продукта или при изменении структуры учета важно правильно ввести начальные остатки, чтобы забалансовый учет отражал реальное положение дел.

Процедура следующая:

1. Заходим в меню «Главное» → «Помощник ввода остатков». Здесь сведения вносятся по каждой позиции отдельно (по виду товара, по наименованию контрагента и т.д.).
2. Устанавливаем дату начала формирования остатков (обычно первый рабочий день нового финансового года).
3. Переходим во вкладку «Забалансовые счета», выбираем нужные и вносим начальное сальдо по каждому из них.

Как вести учет на забалансовых счетах

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» предусмотрено два способа учёта движений при ведении забалансового учета. Они равноценны и дают аналогичный результат.

Способ № 1. Использование документа «Операция, введённая вручную»

Этот метод удобен, когда стандартными средствами программы невозможно зафиксировать необходимые изменения. Рассмотрим пошагово процесс внесения операции поступления товаров («ТМЦ, принятые на ответственное хранение»).

Шаги:

1. Переход: зайти в меню «Операции» — «Операции, введённые вручную».
2. Создание операции: кликнуть «Создать» и выбрать нужный счет (например, 002).
3. Заполнение полей: добавьте реквизиты субконто (наименование товара, поставщика), укажите количество и цену.
4. Сохранение: после завершения нажмите «Сохранить».

Чтобы провести обратную операцию (списание ТМЦ), создайте аналогичный документ, но проведите его по кредиту.

Способ № 2. Формирование операции с использованием стандартных документов

Это — основной метод учёта, поддерживаемый самой системой. Рассмотрим ситуацию на примере приёма товаров на ответственное хранение.

Алгоритм:

1. Формирование документа: в меню «Покупки» найдите пункт «Поступление (акты, накладные)» и создайте новый документ типа «Товары (накладная)».
2. Заполнение реквизитов: внесите информацию о товаре, количестве и цене.
3. Автоматическое определение счета: обратите внимание, что система автоматически выставляет правильный номер счета (002) благодаря настройкам номенклатурного элемента («Вид номенклатуры» — «Товары на ответственном хранении»).
4. Подтверждение проведения: завершите оформление нажатием кнопки «Провести и закрыть».

Документ создаст такую же запись, как и ручная операция (дебет 002).​‍‍

Узнайте, как отражать в бухучете прием товаров на ответственное хранение

Какие отчеты и как формировать по забалансовым счетам

Для анализа состояния забалансового учета используются следующие инструменты:

1. «Оборотно-сальдовая ведомость»: показывает общую картину движений по забалансовому учету.
2. «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»: детализирует сведения по конкретному контрагенту, договору, товару.

Алгоритм формирования отчета:

1. Пункт главного меню «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость».
2. Включаем показ в настройках отбора.
3. Формируем итоговый отчет, содержащий детализацию по заданным параметрам.

Используйте удобный для вас отбор: например, по конкретному активу или обязательству. Чтобы отчетность формировалась корректно, не забывайте заполнять все поля в документах поступления, списания.

Пригодится: проводки по забалансовым счетам