Как настроить вахтовую надбавку в 1С:ЗУП

Какие действия с вахтовой надбавкой можно осуществлять в 1С

Прежде чем настроить вахтовую надбавку, мы запустили вахтовый цикл в 1С:ЗУП. Вот что в него входит:

• определение общего времени вахты. Надо разграничить саму вахту, внутрисменный и еженедельный отдых;
• учет междувахтового перерыва. Это и дни пути, и дни междувахтового отдыха, и стандартных выходных.

Советуем прочитать: все о вахтовом методе работы по ТК РФ

И только после этого мы перешли к настройке расчета зарплаты в 1С:ЗУП.

Следующий шаг для запуска вахты в 1С:ЗУП — настройка начислений и удержаний. В нашем случае — это почасовая оплата. Эта настройка нужна, чтобы правильно заполнять график вахты в 1С:ЗУП.

И, наконец, настраиваем виды рабочего времени для вахтового цикла. Поскольку раньше вахтового метода у нас не было, нам пришлось создать новые виды рабочего времени. Их и будем отображать в графике вахты.

Теперь переходим к настройке начислений в 1С:ЗУП.

Как настроить работу с вахтовой надбавкой в ЗУП

Когда мы нанимали вахтовиков, обязательно прописывали в трудовом договоре условие о вахтовом методе. Этого требуют действующие нормативы (ст. 297 ТК РФ) и рекомендует инспекция по труду (письмо ГИТ № 77/10-18059-ОБ/18-1299 от 19.05.2020).

Специалисты из 1С:ЗУП подсказали нам, что при вахтовом методе ведется суммированный учет рабочего времени, но учетный период мы определяем сами — месяц, квартал или другой срок, но не больше года. Мы выбрали месяц. Этот период включает (ст. 300, 301 ТК РФ):

• рабочее время — часы, отработанные на вахте;
• время в пути — и на вахту, и обратно;
• время отдыха — междусменного, еженедельного, междувахтового.

Зарплату вахтовикам мы рассчитываем так: умножаем часовую тарифную ставку конкретного работника на количество часов, которые он отработал в месяце. Праздничные дни (даже если он в этот день работает по своему графику) оплачиваем в двойном размере. Если вахтовик попросил отгул в праздник, платим в одинарном размере. Переработку сверх нормы его рабочего времени оплачиваем как сверхурочные. И еще один важный нюанс оплаты вахтовикам — каждый день междувахтового отдыха и каждый день пути на вахту и обратно мы оплачиваем в размере дневной тарифной ставки.

Теперь переходим к вахтовой надбавке. Ее мы начисляем за каждый день вахты, каждый выходной и каждый день в пути туда и обратно. Размер и порядок выплаты надбавки мы четко прописали в своем положении об оплате труда, коллективном договоре и трудовом соглашении с каждым вахтовиком — чтобы избежать спорных моментов с ГИТ. Надбавку устанавливают в процентах или фиксированной сумме (ст. 302 ТК РФ). Мы решили платить фиксировано.

Поскольку мы коммерческая организация, то вправе устанавливать собственный порядок оплаты вахтовой надбавки (ч. 4 ст. 302 ТК РФ). Но у некоторых работодателей нет такой возможности — они обязаны руководствоваться действующими нормативами. Строгий порядок ввели для:

• федеральных органов власти и госучреждений — они руководствуются нормативами, которые выпустили в правительстве РФ (ч. 2 ст. 302 ТК РФ, ПП РФ № 51 от 03.02.2005);
• органов местного самоуправления и муниципальных учреждений — они работают по НПА от местной власти (ч. 3 ст. 302 ТК РФ).

В нашем случае порядок вахтовой работы и оплаты согласовал локальный профсоюз (ст. 372 ТК РФ).

Чтобы программа 1С:ЗУП автоматически рассчитывала выплаты вахтовикам, надо настроить начисления по вахте. Заходим в «Настройки», находим «Начисление» и создаем новое — для рабочих дней вахты.

По аналогии создаем еще одно начисление по вахте — дни пути.

Еще одно важное для нас начисление — междувахтовый отдых.

После этого устанавливаем вахтовую надбавку.

Установка размера вахтовой надбавки в ЗУП

Размер ежедневной надбавки для вахтовиков, которые работают в федеральных госорганах и учреждениях, прописан в Постановлении № 51 (абз. 1-4 п. 1 ПП РФ № 51):

• 75% тарифной ставки, оклада — на Крайнем Севере и приравненных местностях;
• 50% тарифа, оклада — в Сибири, на Дальнем Востоке;
• 30% тарифа, оклада — в других районах.

Для работников госсектора действует еще одно правило: нельзя, чтобы размер вахтовой надбавки превышал норму расходов на выплату суточных работников госучреждений за каждый день командировки в РФ (абз. 5 п. 1 ПП РФ № 51).

Вы вправе установить для своей организации те же размеры надбавки, что и бюджетники. Это не нарушение. Главное, пропишите порядок в ЛНА и трудовом договоре с вахтовиком.

Начисление вахтовой надбавки в 1С

Создаем новое начисление в 1С:ЗУП — по той же схеме, что и остальные по вахте. То есть заходим в «Настройки», затем в «Начисления» — «Создать новое». В начислении для вахтовой надбавки указываем:

• его назначение — прочие начисления;
• порядок выполнения начисления — только если введен учет времени;
• формулу расчета — зависит от того, как платите, фиксировано или в процентах (напоминаю, у нас фиксированная оплата в размере 700 рублей в сутки).

Проводим новое начисление — теперь вахтовая надбавка рассчитывается для двух видов начислений: «Вахта» и «Дни в пути». Но чтобы надбавка учитывалась для времени в пути, надо выбрать в 1С:ЗУП дополнительный вид времени.

Во вкладках «Зависимость» и «Приоритет» для вахтовой надбавки ничего не указываем. А во вкладке «Средний заработок», при необходимости, отмечаем нужную позицию.

Может пригодиться:

• как рассчитать надбавку за вахтовый метод работы;
• как рассчитать зарплату при вахтовом методе.

Обложение вахтовой надбавки НДФЛ в ЗУП

Раньше вахтовая надбавка не облагалась НДФЛ и страховыми взносами. С 2024 года надбавку не облагают НДФЛ и страховыми взносами по единому тарифу в размере (ст. 217, 422 НК РФ):

• 700 рублей — за день в России;
• 2500 рублей — за день за границей.

На сумму надбавки, которая превышает эти лимиты, надо начислять и подоходный налог, и страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. Но поскольку мы платим нашим вахтовикам по 700 рублей в день, надбавка не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Фиксируем это во вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в «Начисления» в 1С:ЗУП.

Для налога на прибыль и страховых взносов на травматизм вахтовая надбавка не нормируется. Начисляем вахтовую надбавку проводкой Дт 20, 23, 25 Кт 70.

Подробнее:

• взимается ли НДФЛ с вахтовой надбавки;
• облагается ли вахтовая надбавка страховыми взносами.

Часто задаваемые вопросы про работу с вахтовой надбавкой в 1С:ЗУП