Что такое пересортица, как ее выявить, оформить и отразить в учете

Что такое пересортица и откуда она берется

Пересортица — это ситуация, когда при инвентаризации в учете выявляется недостача товара одного наименования (сорта, артикула) и одновременно излишек другого товара той же однородной группы.

Советуем прочитать: что делать, если выявлена недостача при инвентаризации

По п. 13 ФСБУ 28/2023 излишки и недостачи по инвентаризации засчитываются в рамках пересортицы, если:

• период выявления один;
• товары относятся к одной категории или однородной группе;
• расхождения числятся за одним материально-ответственным лицом (МОЛ).

При зачете применяется правило тождественности. Например, если недостача 12 ед., а излишек 15 ед., то взаимно зачесть в бухгалтерском учете можно только 12 ед. при условии выполнения правил п. 13 ФСБУ 28/2023. Остальные 3 ед. признают излишком.

Чаще всего причины пересортицы по инвентаризации связаны с человеческим фактором:

• некорректная приемка (не та маркировка, артикул, штрихкод);
• опечатки при вводе в учетную программу, невнимательность;
• ошибки при комплектации заказов и пр.

Как выявляют пересортицу

Процедура выявления пересортицы в учете неразрывно связана с инвентаризацией.

1. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации и назначает комиссию. В ее состав включают бухгалтера, кладовщика, ревизора, службу безопасности и иных специалистов. МОЛ в комиссию не входит, но обязательно присутствует при инвентаризации.
2. Комиссия проводит физический пересчет товаров на складе. Фиксируется фактическое наличие по каждому наименованию, сорту, артикулу. Полученные сведения сверяются с данными бухгалтерского учета.
3. Результаты подсчетов оформляются инвентаризационной описью. В ней отдельно отражаются позиции с недостачей и излишками на складе.
4. Инвентаризационная комиссия анализирует выявленные расхождения по инвентаризации и определяет, можно ли их квалифицировать как пересортицу по ФСБУ 28/2023.
5. МОЛ составляет объяснения в письменном виде по причинам образования расхождений в учете.

Какими документами подтверждают выявленную пересортицу

Представим образцы документов, которыми подтверждается выявленная пересортица в учете по инвентаризации на примере. 29 сентября 2026 г. ООО «PPT.ru» проведена плановая инвентаризация сырья и материалов. В результате подсчетов выявлена пересортица соли в учете:

• учетное количество «каменной соли» — 100 кг, фактическое — 105 кг (на 5 кг больше учетного);
• учетное количество «соли» — 100 кг, фактическое — 95 кг (на 5 кг меньше учетного).

Инвентаризационная опись

Организация оформляет инвентаризационную опись по форме ИНВ-3. На бланке фиксируется фактическое наличие товаров по инвентаризации. Опись составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и материально-ответственным лицом.

Составлять опись по унифицированной форме ИНВ-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88, не обязательно. Можно использовать самостоятельно разработанный бланк с его закреплением в учетной политике.

Сличительная ведомость

Документ предназначен для отражения расхождения учетных и фактических данных. Здесь фиксируется результат инвентаризации. Можно оформить сличительную ведомость по форме ИНВ-19 из Постановления Госкомстата № 88.

Информация о пересортице, оприходовании окончательных излишков и недостач отражается в специальных графах ИНВ-19.

Объяснительная записка материально-ответственного лица

В объяснительной записке сотрудник излагает обстоятельства, которые привели к расхождениям. При расхождениях объяснительная записка запрашивается в обязательном порядке. Пример оформления объяснительной записки:

Приказ руководителя о проведении зачета пересортицы

Решение о проведении зачета в учете по инвентаризации принимает руководитель. Решение фиксируется в распорядительном документе.

П. 35 ФСБУ 28/2023 требует прикладывать к документам инвентаризации обмерные акты, технические расчеты, результаты перевесов и другие подтверждающие документы.

Как отражать пересортицу в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете при соблюдении всех условий ФСБУ 28/2023 излишки засчитываются в покрытие недостач. Оформляется проводка в учете:

Дебет 41 (10, 43) Кредит 41(10, 43).

Стоимость недостач, не покрытых выявленными излишками, отнесите на счет учета недостач и потерь от порчи ценностей. То есть сначала отнесите недостачи на счет 94, а после спишите в зависимости от причин:

• на виновное лицо (сч. 73.2);
• в прочие расходы (сч. 91.02).

Как отражать пересортицу в налоговом учете

НК РФ не предусматривает зачет излишков и недостач по инвентаризации. Понятие «пересортица» в кодексе отсутствует. Выявленные расхождения отражаются развернуто:

• излишки — во внереализационных доходах (п. 20 ст. 250 НК РФ);
• недостачи — в материальных, внереализационных расходах (в зависимости от причины).

Например, проводки в налоговом учете могут быть следующими:

Как избежать пересортицы

Основные меры, чтобы избежать пересортицы:

1. Автоматизация складского учета. Используйте системы штрихкодирования, сканеры, программы учета. Это поможет свести человеческие ручные ошибки к минимуму.
2. Четкая маркировка товаров. Все товары обозначайте понятными ярлыками, артикулами, наименованиями, указывайте характеристики.
3. Разделение зон хранения. Храните товары разных сортов и наименований отдельно.
4. Регулярные выборочные инвентаризации. Проверки и ревизии дисциплинируют персонал. Ошибки выявляются на ранней стадии.
5. Обучение персонала. Кладовщики, кассиры и прочие МОЛ должны четко знать правила приемки, хранения и отпуска ценностей.
6. Четко распределите материальную ответственность между сотрудниками.

Читайте: можно ли разделить недостачу при инвентаризации поровну между всеми работниками

Я всегда удивляюсь, когда бухгалтеры пренебрегают регулярными выборочными инвентаризациями. Это одна из мер профилактики профилактики расхождений. Внезапная проверка дисциплинирует кладовщиков куда лучше, чем месяцы инструктажей. В моей компании мы проводим такие ревизии раз в квартал. Количество пересортиц снизилось в разы.

Пересортица: частые вопросы