Все об электронной подписи для бюджетной организации

В статье отвечаем на вопросы:

• ЭЦП, что это такое;
• какие бывают и чем отличаются;
• как используется в бюджетной организации;
• как получить электронную подпись.

Какие бывают электронные подписи

Сначала ответим на вопрос, что такое электронная подпись (ЭП). Это цифровая информация, которая привязана к подписываемому цифровому документу. Она позволяет установить лицо, которое подписало этот документ. Часто встречается и иной законодательно устаревший вариант названия ЭП — электронная цифровая подпись (ЭЦП), который будет использован и в данном материале.

Цифровая виза может быть полезна не только юрлицу, но и простому человеку. Цифровая подпись для физлиц решает те же задачи, что и для компаний. ЭЦП для ИП отличается только пакетом нужных для оформления документов. Получить ЭЦП можно и за час, а можно и за три-пять рабочих дней, это зависит от готовности пакета документов. Купить ЭЦП можно и самостоятельно и через посредников.

ЭП бывает простой и усиленной. Выделяются усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная ЭП.

Простая ЭП

Простая ЭП — логины и пароли в почтовом ящике в Интернете, в аккаунте на каком-либо сайте, различные коды доступа в виде СМС. Простая ЭП создается инструментами информационной системы, где она используется, и указывает на своего создателя. Сегодня практически любой пользователь интернета (регистрируясь на каком-либо сайте) делает простую ЭП сам.

Самые частые случаи применения такой ЭП — это получение госуслуг, заверение информации при корпоративном электронном документообороте (ЭДО), банковские операции, аутентификации в информационных системах. ФЗ № 63 запрещает подписание документов, которые содержат гостайну, простой ЭП либо ее применение в информационной системе с такой тайной.

Бюджетные организации могут использовать этот инструмент в (ЭДО) для первичных документах бухучета (расчетная и платежная ведомости, уведомление о лимитах бюджетных обязательств и др.). Такая возможность появилась после разъяснений Минфина России в Письме № 03-03-06/1/45323.

Простая неквалифицированная ЭП

Программы криптошифрования и закрытый электронный ключ ЭП формируют усиленную неквалифицированную ЭП. Она определяет персону обладателя плюс дает возможность проверки файла на предмет отсутствия в нем изменений после отправки. Благодаря ей можно участвовать в госзакупках (поставщиком) на шести специальных торговых площадках.

Данный инструмент используют и для ЭДО, когда между его участниками есть соответствующая предварительная договоренность. ЭДО — четырехсторонняя разновидность документооборота, где участвуют:

• поставщик товаров или услуг — создает соответствующий файл;
• покупатель либо клиент — принимает файл;
• компания, которая предоставляет площадку;
• налоговая инспекция, куда компания (указанная в предыдущем пункте) отсылает данные о сделках и документах.

Бюджетные учреждения обязательно используют эту ЭП (требование ФЗ № 44), когда участвуют в госзакупках. Также этот вид подписи нужен бюджетным организациям для работы с государственными информационными ресурсами, например Росимущества, Роскомнадзора и др.

Усиленная квалифицированная ЭП

Криптографические алгоритмы создают усиленную квалифицированную ЭП. Она опирается на инфраструктуру открытых ключей, бумажный либо цифровой квалифицированный сертификат — обязательный элемент этой визы. Работе с квалифицированной ЭП способствует ПО, которое сертифицировано ФСБ России.

В электронных торгах такая ЭЦП позволяет быть поставщиком и заказчиком, помогает оформить банковскую гарантию, обратиться в ФАС или арбитраж. Она пригодится для ведения ЭДО внутри либо вне компании, отчета перед контролирующими органами, обмена документами с ФНС, работы с государственными информационными системами (ФТС, «Электронный бюджет»).

Что нужно для оформления

Бюджетному предприятию потребуются следующие документы для получения ЭП:

• бумага о назначении на должность руководителя — при выдаче удостоверения ключа подписи на руководителя организации;
• копия паспорта владельца сертификата, его представителя — при получении через представителя владельца;
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет;
• карточка организации: адреса (юридический, фактический), доверенность, подтверждающая полномочия вероятного обладателя сертификата, не руководителя организации, электронная почта, телефон обладателя ЭП, банковские реквизиты, система налогообложения (ОСНО или СРНО), коды статистики (ОКАТО, ОКПО, ОКВЭД) или их копия;
• доверенность, подтверждающая полномочия вероятного обладателя сертификата, не руководителя организации;
• доверенность представителя собственника сертификата при получении сертификата ключа подписи через представителя;
• СНИЛС обладателя сертификата ЭП.

Перечень документов для полной идентификации обладателя ключа может быть разным.

Оформление ЭП

Процесс оформления ЭП можно отразить в виде следующего списка действий:

1. Определение сферы применения и нужного вида.
2. Сбор соответствующего пакета документов.
3. Обращение в удостоверяющий центр за подачей.
4. Оплата услуг центра.
5. Получение ЭП и установка ПО для ее работы.