Компенсация ГСМ в 2024 году: кому, что и как компенсировать

Если работодатель не заключал с работником договор аренды на использование его личной машины в служебных целях, ему придется платить компенсацию. Оплата ГСМ — это возмещение затрат на горючее, которые возникли у работника во время служебных поездок. Рассказываем, как оформить и возместить сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.

Содержание

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности некоторых работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Если у сотрудника разъездной характер работы, но при этом в компании нет собственных автосредств, служащий вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей. А работодатель обеспечивает компенсацию ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт (ст. 188 ТК РФ).

Но для возмещения должны соблюдаться условия (письмо МНС России № 04-2-06/419@ от 02.06.2004):

  • руководитель согласовал факт использования личного транспорта;
  • расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены документами — чеками с заправочных станций, платежными квитанциями и проч. Учет служебных поездок ведут в путевых листах;
  • возмещение издержек получает только штатный работник.
Для сведения: как правильно рассчитать нормы расхода топлива

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть затраты на ГСМ личного а/м сотрудника, исходя из пройденного расстояния. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсацию бензина работнику с личным автомобилем надо оформить документально. Все детали возмещения необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Чтобы возместить затраты, сотрудник подает заявление и указывает, для исполнения каких должностных обязанностей и с как часто использует личную машину. К заявлению он прилагает копию свидетельства о регистрации транспортного средства и показывает работодателю оригинал. Кроме того, понадобятся документы с подтверждением расходов (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).

Затем руководитель издает приказ и закрепляет должностные обязанности, для которых понадобится машина, причины использования личного авто и виды издержек, которые возместят сотруднику.

Бухгалтерский учет и проводки

Работодатель обязан возместить оплату бензина сотруднику за личный автомобиль и отразить такое возмещение в бухучете. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам. Покупку ГСМ возмещают по фактическим затратам, которые подтверждены счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими документами.

Основные проводки по компенсации ГСМ работнику:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).
Подробнее: как вести учет ГСМ в бюджетных учреждениях

Налогообложение

Для налога на прибыль возмещение и расходы на ГСМ разрешают учесть в пределах лимита. Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002. Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах (письмо Минфина № 03-03-06/1/6339 от 27.01.2023):

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

На возмещение расходов ГСМ за использование личного авто в работе не начисляются ни налог на доходы физических лиц, ни страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019). НДФЛ и страховым взносами не облагают всю сумму компенсации и расходов на горюче-смазочные материалы.

Читайте также: как компенсировать расходы сотрудников за проезд к месту работы

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.