Инструкция: составляем письмо об отсутствии деятельности и работников

Когда требуется уведомление об отсутствии деятельности и работников

Организация и ИП вправе принять решение приостановить бизнес из-за различных факторов. Основными становятся экономическая нецелесообразность, финансовый кризис в бизнесе или необходимость взять паузу для анализа новых ниш в бизнесе и «прощупывания рынка». Да что угодно! Ликвидировать (снимать с учета) бизнес в полном объеме в таких ситуациях не имеет смысла, а вот приостановить работу для решения имеющихся проблем вполне целесообразно.

Может пригодиться: как ликвидировать бизнес, если деятельность не велась

Принятие решения руководством — не единственный шаг. Каждое действие имеет последствия. Необходимо не забывать о своих обязательствах перед контролирующими органами: уплата налогов, сдача отчетности. Чтобы не «навлечь гнев» госконтролеров в виде санкций, необходимо уведомить их о своем решении и заявить об отсутствии деятельности и работников, если вы их уволили. В противном случае придется оформить для трудового коллектива простой по ст. 72.2 ТК РФ.

Кого необходимо уведомить об отсутствии деятельности

Сведения востребованы многими контролирующими организациями. Необходимо поставить в известность Социальный фонд (СФР), налоговую инспекцию, Росстат, центры занятости, Росприроднадзор. Если не уведомить о том, что нет показателей для отчета, то проверяющие имеют возможность наложить штраф и инициировать проверку с выездом.

Какой бланк уведомления об отсутствии деятельности и работников использовать

Уведомление не имеет единого шаблона, но общие правила оформления существуют. Обязательного бланка не установлено. Контролирующие органы примут письмо в свободной форме на бланке организации или ИП.

Правила составления уведомления об отсутствии деятельности и работников

Общие правила формирования письма:

Шаг 1. В шапке указать:

• наименование адресата — контрольного органа;
• название обратившегося предприятия с указанием ИНН, КПП, ОГРН, ОКВЭД и адреса.

Шаг 2. Оформить название документа: например, «Справка об отсутствии деятельности».

Шаг 3. В основной части:

• проинформировать об отсутствии показателей, необходимых для подачи отчетности;
• указать сведения о нулевых движениях по счетам.

Шаг 4. В заключение поставить подпись руководителя и главного бухгалтера (при наличии в штате).

Шаг 5. Приложить документы-обоснования.

Письмо об отсутствии деятельности в ФНС

Уведомление налоговой инспекции — важный шаг, так как инспекторы внимательно отслеживают динамику нагрузки по налогам. При снижении сумм сборов начинают налоговую проверку. Во избежание проверки организации следует оформить уведомление.

Утвержденного шаблона оформления, равно как и бланка единой формы, нет. Бумагу формируют произвольно, но принимают во внимание ряд требований.

Указывают:

1. Название тероргана ФНС полностью.
2. ФИО, должность руководителя, принимающего сведения.
3. Название обращающегося предприятия, коды идентификации — ИНН, КПП, ОГРН, ОКВЭД, контактные данные.
4. Название документа. Такой формулировкой станут: «сведения об отсутствии сотрудников в учреждении», «сведения об отсутствии показателей» и т.д. Наименование связано с содержанием информации в бумаге, направляемой в налоговую.
5. Основная часть (текст). Поясняет обстановку в организации, причины отсутствия показателей.
6. Доказывающие аргументы, документальное обоснование.
7. Подпись и дату формирования бумаги, подпись руководителя предприятия. Печать не является обязательной.

В информации указывают срок, в течение которого в организации отсутствуют показатели. Если потребуется, то этот срок подтверждают документами. Перечень налоговых выплат и сборов, по которым нет налоговой базы, указывают отдельно.

Вот так выглядит образец письма об отсутствии деятельности в налоговую инспекцию

Обращаем внимание, что не во всех случаях разрешено написать письмо, если работает без сотрудников ИП или организация, и забыть об обязанностях по сдаче отчетности.

Так, согласно ст. 431 НК РФ персонифицированные сведения должны сдавать в ИФНС все работодатели — организации и ИП с работниками, кроме применяющих АУСН. Если при отсутствии объемов работ и выручки в фирме остался только директор, которому вознаграждение не начислялось и не выплачивалось, то перссведения по этому единственному сотруднику все равно необходимо сдать в инспекцию.

Письмо об отсутствии деятельности — в Социальный фонд

ЕФС-1 в СФР сдают все работодатели. Но необходимо учитывать следующие правила:

• подраздел 1.1 представляют при приеме, увольнении, переводе и других кадровых изменениях. Если работников нет или не было кадровых изменений, то нулевой подраздел 1.1 сдавать не надо;
• разд. 2 — ежеквартально. Если в отчетном периоде начислений работникам не было, то сдайте нулевой разд. 2;
• подраздел 1.2 — раз в год и при оформлении отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком до 1,5 лет или пенсии. Нулевой подраздел 1.2 не сдают;
• титульный лист сдают всегда и заполняют одинаково.

Подробнее: как заполнить отчет по форме ЕФС-1

Если организация или предприниматель изначально работали с наемными сотрудниками, а в определенном периоде они уволились, то организация или ИП вправе направить в СФР пояснения об отсутствии трудовых отношений, чтобы избежать вопросов, почему прекратили предоставлять сведения о сотрудниках. Отчетное письмо оформляют в произвольном формате.

Вот образец справки об отсутствии работников в организации, применяемый для информирования СФР.

Документ обязательно подписывает руководитель. Информацию направляют в электронном виде, почтой или лично на бумажном носителе.

Письмо об отсутствии деятельности — в Росстат

Статистический учет осуществляется в соответствии с законом № 282-ФЗ от 29.11.2007. В указаниях по заполнению форм федерального статнаблюдения, как правило, приводится порядок представления отчета в случае отсутствия соответствующих явлений в деятельности организации или ИП, в том числе о возможности представления отчета, не заполненного значениями показателей (нулевого отчета), либо официального письма в территориальный орган Росстата об отсутствии показателей в отчетном периоде.

А вот образец письма в Росстат об отсутствии деятельности:

Разъяснения о порядке предоставления информации об отсутствии статистических показателей даны в Письме Росстата № 04-04-4/48-СМИ от 17.05.2018, из которого следует, что при отсутствии сведений для заполнения формы статистики правомерно самостоятельно решить, что подать: нулевой отчет или письмо об отсутствии показателей (работников, деятельности и т.д.). Орган статистики вправе попросить заполнить форму.

Письма об отсутствии деятельности и работников в отчетный период направляются не позднее срока, установленного для сдачи отчетности в те месяцы, когда показатели деятельности снизились до нуля. Пояснения каждый раз формируются заново, поскольку период, за который они даются, изменяется.

Читайте также: как заполнить отчет 1-ПР о приостановке деятельности

Штрафы за непредставление письма об отсутствии деятельности и работников

Если порядком заполнения декларации, отчета или указаниями по заполнению конкретной статистической формы предписано требование представить соответствующее письмо о нулевых показателях для заполнения этой декларации/формы, то неподача такого письма приравнивается к несдаче отчетности. А это ведет к привлечению к ответственности в виде штрафа.

Не вовремя сданная декларация по налогу грозит штрафом — 5 % от не уплаченного в срок налога, подлежащего уплате по декларации или расчету, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф — 30 % не уплаченного в срок налога, минимальный — 1000 руб., в том числе за нулевую декларацию.

Не вовремя сданы персонифицированные сведения о физлицах — штраф 200 руб. (ст. 126 НК РФ).

Штраф за непредставление ЕФС-1 на организацию — 1000 руб., на должностное лицо — от 300 до 500 руб. (ст. 26.30 закона № 125-ФЗ, ст. 15.33 КоАП РФ). Обязанность предоставить нулевые показатели установлена только в отношении раздела 2. В отношении подразделов 1.1 и 1.2 такой обязанности нет. Во избежание вопросов о причинах нулевых показателей, подайте письмо в СФР об отсутствии трудовых отношений или деятельности за конкретный период.

За непредставление нулевой статистической отчетности или информационного письма о нулевых показателях в Росстат предусмотрено привлечение к административной ответственности по ст. 13.19 КоАП РФ.

При совершении нарушения впервые будет штраф:

• для юрлица — от 20 000 рублей до 70 000 рублей;
• для должностного лица/ИП — от 10 000 рублей до 20 000 рублей.

При повторном нарушении грозит штраф:

• для юрлица — от 100 000 рублей до 150 000 рублей;
• для должностного лица/ИП — от 30 000 рублей до 50 000 рублей.