Инструкция: как организовать удаленную работу бухгалтера
Как перевести бухгалтера на удаленный труд в период пандемии коронавируса:
- Получить заявление на удаленку.
- Согласовать обязанности и оплату на этот период.
- Оформить допсоглашение о переводе.
- Обеспечить необходимыми доступами и инструментами. Один из основных — электронная подпись.
Необходимо не только подготовить кадровые документы и соглашения, но и определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста.
Инструкция, как перевести бухгалтера на удаленку
Перевод работника бухгалтерии на дистанционный труд ничем не отличается от алгоритма, предусмотренного для остальных категорий специалистов. Работодателю следует соблюдать инструкцию:
- Получить от сотрудника заявление с просьбой трудиться из дома.
- Согласовать рабочие моменты дистанционного труда.
- Оформить дополнительное соглашение.
- Обеспечить трудовой процесс в удаленной форме.
Ничего сложного нет. Но работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации. Проблем нет, если сотрудник — это опытный и проверенный временем работник. А если финансист — новичок, еще не заслуживший доверия? Разберем все нюансы перевода бухгалтера поэтапно.
Шаг 1. Заявление от работника бухгалтерии
Основанием для перевода работника на удаленный труд является его желание. Необходимо запросить от подчиненного письменное заявление с просьбой о временном переводе на дистанционку. Причиной для дистанционной работы могут выступать не только пандемия коронавируса, но и семейные обстоятельства. В любом случае желание работника оформляется документально.
Проверьте заявление, в документе обязательно следует указать:
- волеизъявление самого работника, например, «прошу перевести»;
- причину перевода на дистанционный труд;
- дату, с которой сотрудник трудится из дома;
- объем работы и обязанности, выполняемые дистанционно.
Образец заявления бухгалтера:
|
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от бухгалтера Викторовой Виктории Викторовны
Заявление В связи с эпидемией коронавируса в России прошу перевести меня на дистанционную форму работы с полным сохранением трудовых функций с 06 апреля 2020 года.
Дата: 27 марта 2020 года Подпись: ВИКТОРОВА / В.В. Викторова |
Если сотрудник не согласен с переводом на дистанционную работу, то его допускается перевести, но порядок действий уже другой. Руководствуйтесь нормами статей 72 и 72.1 ТК РФ. Необходимо уведомить подчиненного об изменении условий работы не менее чем за 2 месяца до даты перевода. А если работодатель — физическое лицо, то срок составляет не менее 14 дней.
Если подчиненный откажется от дистанционного труда, то предложите ему другую работу. Это не только имеющиеся вакансии с учетом профессиональных навыков работника, но и нижестоящие должности и менее оплачиваемая работа.
Шаг 2. Согласуем условия сотрудничества
После получения от работника письменного заявления следует согласовать новые условия сотрудничества. Обговорите с бухгалтером, как организуется дистанционная работа в период эпидемии коронавируса.
Какие вопросы необходимо решить:
- объем выполняемых обязанностей;
- оплату труда, учтите, что при сохранении объема трудовых функций размер оплаты труда не уменьшается;
- порядок контроля со стороны нанимателя в части выполнения трудовых обязанностей;
- регламент рабочего времени;
- сроки и время выхода на связь;
- порядок документооборота и обмена информацией;
- условия обеспечения работника программными и техническими средствами;
- компенсации и доплаты за особые условия работы (например, компенсация за связь, компенсация за использование личного имущества в рабочих целях и прочее);
- вопросы соблюдения техники безопасности;
- прочие значимые условия в работе бухгалтера на дому.
Шаг 3. Оформляем дополнительное соглашение
Достигнув полной договоренности по вопросам перевода счетного сотрудника на удаленную работу, составьте дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. Расторгать старый договор не нужно. Перевод на удаленную работу с согласия работника не является переводом на другую работу. По сути, подчиненный выполняет все те же функции, что и на стационарном рабочем месте (офисе), но только работает он на дому или в ином месте, вне территории нанимателя.
В дополнительном соглашении с бухгалтером отразите:
- условие о том, что работа выполняется дистанционно;
- место работы — наименование работодателя;
- обеспечение безопасных условий и охрану труда работника в объеме, предусмотренном абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ;
- условия обмена электронными документами;
- порядок использования и сроки обеспечения работодателем работника имуществом, программными средствами, средствами защиты информации и иным. Либо рекомендации использовать указанные средства. В этом случае определите размер компенсации сотруднику за использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей (ст. 188 ТК РФ);
- условие об осуществлении контроля работодателем. Например, укажите, в какое время сотрудник выходит на связь, в каком порядке предоставляет отчеты, документы, подтверждающие расходы, и др.
Шаг 4. Настраиваем работу бухгалтера на дому
Оформив соглашение о переводе бухгалтера на дистанционный труд, работодатель обязан обеспечить сотрудника всеми необходимыми программными и техническими средствами для работы. Либо дать подробные рекомендации, как это сделать в условиях дистанционной работы.
Для организации работы бухгалтера на дому предусмотрено несколько вариантов:
| Вариант | Как реализовать |
|---|---|
| Работодатель выдает бухгалтеру во временное пользование собственное имущество |
Например, бухгалтерские программы и сервисы компании установлены на компьютере или ноутбуке (ОС на балансе работодателя). Передайте подчиненному основное средство во временное распоряжение. Не забудьте оформить следующие документы:
|
| Работодатель обеспечивает удаленный доступ к стационарному рабочему месту |
В крупных бухгалтериях программное обеспечение размещается на специализированных информационных серверах. Рабочее место представляет собой компьютер с доступом к серверу. В таком случае работодатель обеспечивает удаленный доступ к информационному серверу, на котором размещены специализированные бухгалтерские программы и приложения. Настроить удаленный доступ на домашнем компьютере бухгалтера возможно дистанционно. Используйте для этого бесплатные программные продукты для получения дистанционного доступа к компьютеру. |
| Работодатель предоставляет доступ к личным кабинетам электронных сервисов |
Если специализированные бухгалтерские программы размещены на серверах в сети Интернет (например, 1С:Облако), то достаточно выдать работникам логин и пароль. Этого вполне достаточно для доступа к информационной базе данных в сети Интернет. Наниматель предоставляет логины и пароли от личных кабинетов ФНС, ФСС и ПФР, данные учетной записи на едином портале Госуслуги. Доступ к личному кабинету позволит бухгалтеру составлять и предоставлять электронную отчетность в адрес контролирующих министерств и ведомств. |
Иные варианты организации работы бухгалтера на дому допускаются. Все зависит от технических, материальных и финансовых возможностей работодателя.
Электронная отчетность: важный вопрос об ЭЦП
Налоговая отчетность и платежные поручения, передаваемые в банк в электронной форме, удостоверяются усиленной цифровой подписью уполномоченного лица. Таким лицом в учреждении обычно является руководитель. Как быть при переводе бухгалтера на удаленную работу? Кто должен подписывать электронные документы усиленной ЭЦП?
В стандартном случае цифровая подпись оформляется на руководителя организации либо на иное уполномоченное физическое лицо. ЭП разрешается передать лицу, которому она не принадлежит, закон этого не запрещает. На практике это понадобится, например, если сотруднику необходимо разово подписать ЭП организации документ, так как руководитель по каким-то причинам не может этого сделать.
Почему передать ЭП руководителя ответственному бухгалтеру опасно
Электронная подпись равнозначна собственноручной подписи лица, на которого оформлена эта самая ЭП. Если передать ЭП в распоряжение другого работника, то руководитель наделяет подчиненного всеми полномочиями работодателя. Если подчиненный нарушит законодательство или совершит противоправное деяние, то ответственность все равно ложится на руководителя.
Ведь сделка или противозаконный документ подписан ЭП руководителя. Директор не сможет доказать, что подпись передана бухгалтеру временно. Например, если недобросовестный бухгалтер спишет все деньги компании со счетов, то ответственным будет директор. Так как платежное поручение, преданное в банк, удостоверено директорской ЭП.
Решение проблемы с ЭЦП
Если необходимость в подписании электронных документов возникает постоянно, рекомендуем доверенному сотруднику, в нашем случае бухгалтеру, изготовить отдельную ЭП организации.
Полномочия бухгалтерской ЭП определяет руководитель. Например, удостоверение бухгалтерской, финансовой и налоговой отчетности в электронной форме. Это значит, что ЭП бухгалтера достаточно, чтобы удостоверить расчет по страховым взносам, бухгалтерский баланс или СЗВ-М.
Чтобы оформить бухгалтеру ЭП для удостоверения отчетности, оформите ему доверенность на право использования ЭП от имени организации.
Образец доверенности на право использования ЭП
Как организовать электронные платежи на удаленке
С платежами дела обстоят иначе. По стандартным правилам платежное поручение подписывается двумя ЭП: главбуха и руководителя. Передавать обе подписи в распоряжение удаленного бухгалтера не рекомендуется. В таком случае действуйте по инструкции:
- Организуйте бухгалтеру доступ к платежной системе.
- Счетный работник под своей учетной записью создает платежное поручение на оплату. Например, на уплату налога на прибыль.
- Бухгалтер подписывает платежный документ собственной ЭП.
- Затем представитель бухгалтерии уведомляет руководителя о необходимости подписать платежку.
- Руководитель входит в платежную систему под своей учетной записью и проверяет содержание платежа.
- Директор удостоверяет платеж собственной ЭП.
- После бухгалтер отправляет платежное поручение в банк.
Это наиболее безопасный способ распоряжения денежными средствами компании в режиме удаленной работы. Если передать обе ЭП бухгалтеру, то руководитель рискует потерять все деньги по расчетным счетам.