Программа для регистрации и учета иностранцев «Лайтик-ФМС»: подробный обзор от ppt.ru

Любому кадровику или миграционному специалисту при работе с иностранцами приходится заполнять огромное количество различных уведомлений по унифицированным формам. Наиболее часто используются о:

• приеме и увольнении мигрантов;
• прибытии в место пребывания иностранных граждан и убытии из него.

Они представляют собой своего рода таблицы, в которые необходимо вписывать данные от руки или на компьютере с помощью табличного или текстового редактора. Тот факт, что в один столбец формы надо вписать только одну букву, делает практически невозможным автоматическое заполнение с помощью встроенных функций редакторов, таких, как слияние. Во всяком случае, мне не удалось решить эту задачу имеющимися в моем распоряжении стандартными средствами. Пришлось искать и использовать дополнительный софт.

Семейство программ «ФМС» от Корс-софт позволяет:

• автоматизировать создание уведомлений о прибытии и выбытии иностранных граждан;
• вести базу данных прибывших иностранцев.

Оно включает три программы: «Мини-ФМС», «Лайтик-ФМС» и «Оптим-ФМС».

В дальнейшем мы поговорим больше о Лайтик, т.к. остальные версии ей практически идентичны.

Преимущества использования программы «Лайтик-ФМС»

Строго говоря, это не единственный софт для ведения миграционного учета. Есть огромное количество официальных и не очень модулей, доработок и конфигураций для 1С, облачных сервисов. Но они обычно отличаются серьезными системными требованиями, неповоротливостью и необходимостью иметь 1С, которая и «весит» много, и стоит довольно дорого. Кроме того, придется оплатить и доработку базовой версии или покупку дополнительного модуля. Не каждое предприятие, особенно микро, себе это позволит. А выгружать данные об иностранцах, в том числе и персональные, в облачный сервис и вовсе небезопасно, особенно сейчас.

Лайтик лишена этих недостатков. Она «легкая», недорогая и простая в освоении.

Главные преимущества программы Лайтик-ФМС

Автоматизация учетных процессов. Лайтик значительно упрощает и ускоряет процесс миграционного учета путем автоматического формирования документов.

Низкая цена. Стоимость программы доступна всем. Я покупаю ее самостоятельно, т.к. руководитель не считает нужным тратиться на подобный софт.

Возможность практически полноценного использования демоверсии. Ограничения, конечно, есть (на то она и демо), но для нечастого создания единичных уведомлений она вполне подойдет.

Минимальные системные требования. Настолько минимальные, что поставщик даже не заявляет о каких-то специальных требованиях. Вероятно, предполагается, что Лайтик работает на любых машинах.

Отсутствие необходимости иметь какие-то дополнительные базовые программы. Лайтик самодостаточна сама по себе. Единственное исключение: для корректной работы c уведомлениями понадобится текстовый редактор Word с поддержкой OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном комплекте MSOffice).

Интуитивно понятный интерфейс. Лайтик-ФМС имеет удобный и простой в использовании интерфейс, который позволяет быстро осваивать программу даже новичкам. Это сокращает время на обучение сотрудников.

Гибкость. Использовать Лайтик-ФМС удобно как на крупных, так и мелких предприятиях. Производитель заявляет, что она подойдет для использования:

• в отелях и гостиницах;
• физлицами, сдающими жилье иностранным гражданам или просто принимающими их у себя в гостях;
• юридическими лицами, принимающими у себя иностранных граждан (как работников, так и клиентов, если они являются для них принимающей стороной).

Высокий уровень безопасности. Лайтик предлагает надежные механизмы защиты данных, включая резервное копирование, что важно для обеспечения безопасности личных данных иностранцев. Выход в интернет ей не нужен;

Техническая поддержка и обновления. Пользователи Лайтик получают доступ к постоянной технической поддержке и обновлениям, что позволяет оставаться в курсе новых функций и адаптироваться к изменениям в законодательстве. Бланки уведомлений обновляются за некоторое время до вступления в силу соответствующих НПА, что позволяет заблаговременно подготовиться к введению новых форм.

Функциональные возможности программы Лайтик-ФМС

Главная возможность Лайтик — автоматическое формирование уведомлений о прибытии и выбытии. Делаются они там просто.

Для начала необходимо внести в программу данные принимающей стороны на вкладке «Место пребывания».

Если она будет только одна (одно помещение), то сведения вносятся один раз. Доступны варианты выбора:

• тип места пребывания:
  • жилое помещение;
  • иное помещение;
  • организация,
• тип принимающей стороны:
  • физлицо;
  • юрлицо.

Остальная информация вносится в программу с клавиатуры вручную:

Если же их окажется больше одной, то придется каждый раз менять информацию в этом окне, т. к. справочник, позволяющий внести данные нескольких мест в версии Лайтик, не предусмотрен (он есть в Оптим-ФМС). Но это все равно удобнее, чем вписывать буквы в клеточки вручную.

Затем вносят данные мигрантов.

Чтобы их внести, переходим на вкладку «Иностранные граждане» и выбираем опцию «Создать». Открывается окно карточки иностранца, в которое вносятся все необходимые данные. Доступен выбор:

• типа уведомления;
• пола иностранного гражданина;
• документа на пребывание (виза, РВП, ВНЖ);
• цели въезда.

Остальные поля заполняются вручную с учетом регистра. Я обычно выбираю все прописные буквы: так готовое уведомление выглядит аккуратнее

Заполнив карточку, нажимаем клавишу «Ок» для сохранения. Все готовые карточки доступны на вкладке «Иностранные граждане» в виде списка с заданными полями, редактировать которые нельзя. Чтобы изменить или удалить готовую карточку, кликаем на нее и выбираем кнопку «Изменить» или «Удалить»:

Распечатываем готовое уведомление, выделив нужную карточку и нажав кнопку «Печать». По умолчанию документ открывается в Ворде. Там его удобно редактировать при необходимости и потом отправить на печать стандартным способом. Выглядит он так:

Форма соответствует утвержденной приказами МВД на момент выпуска версии программы. Они обновляются, когда меняется нормативка.

Вкладка «Иностранные граждане» содержит и клавишу «Доп»:

Ее функционал такой:

• копирование текущей карточки;
• печать списка уведомлений за заданный интервал времени (задается при нажатии);
• настройка печати. Здесь доступны редактирование печатной формы (не рекомендую это делать без крайней необходимости) и выбор действий при печати. Заявлены 3 варианта:
  • открыть документ в Ворд;
  • отправить сразу на принтер;
  • дуплекс (двухсторонняя печать).

В рабочей среде программы Лайтик-ФМС есть и третья вкладка — «Инфо». Она содержит информацию о программе, лицензиях, порядке обновления, переноса и архивации данных:

Сравнение версий в виде таблицы

В целом версии программы Лайтик-ФМС отличаются друг от друга мало. Новая версия обычно выпускается в связи с изменениями бланков уведомлений или исправлением каких-то технических ошибок и недочетов. Актуальный на сегодня вариант вер. 3.4 выпущен в связи с необходимостью организовать активацию окна приложения Word, как при окончании формирования документа для печати, так и в режиме настройки формы. А вот предыдущее обновление программе понадобилось, т.к. изменился бланк формируемых документов

Однако в семействе ФМС существуют еще две программы. Я наглядно представила их сходства и различия в таблице:

Чего не хватает в Лайтик-ФМС? Что бы хотелось добавить?

Я думаю, что говорить о недостатках программы стоимостью менее тысячи рублей в год не очень корректно. За такую стоимость аналогов удобнее Лайтик-ФМС не найти. Но некоторые моменты все же отмечу. Мне не нравится:

• надпись «Демо» в полях уведомления и другие ограничения демоверсии. Решается покупкой программы;
• возможность внести только одно место пребывания и ответственное лицо. Если их несколько, то придется покупать несколько лицензий и вести разные базы. В этом случае удобнее купить Оптим-ФМС, в которой подобных ограничений не установлено. Я справляюсь простой ручной заменой данных в главном окне программы, но вести базу так очень неудобно;
• нередактируемый список уведомлений. Хотелось бы иметь возможность по необходимости скрывать часть полей;
• отсутствие выгрузки личных ПД иностранных граждан в Эксель или 1С. Доступна только печать списка уведомлений из главного окна программы;
• невозможность импорта данных из сторонних приложений и экспорта в них;
• малое количество видов уведомлений. Гораздо удобнее иметь всё, что необходимо для работы с мигрантами в одном месте. Радует, что недавно Корс-Софт выпустил программу «Оптим-Мигрант», которая полностью включает функционал Лайтик-ФМС и Лайтик-Гастарбайтер* (это софт для работодателей, принимающих иностранцев, позволяет печатать уведомления о приеме и увольнении) и содержит все необходимые виды бланков. Правда, она несколько дороже. С другой стороны, тем, кто не принимает на работу иностранных граждан, а только предоставляет жилье, такой формат, в котором ЛайтикФМС существует сейчас, удобнее;
• неудобные обновления. Чтобы обновиться, необходимо архивировать данные, затем удалять старую версию Лайтик-ФМС, ставить новую и загружать в нее архив.

Как начать пользоваться программой Лайтик-ФМС

Все предельно просто. Для начала использования программы Лайтик-ФМС ее необходимо просто скачать с официального сайта производителя. В отличие от всяких «сборников софта», файлообменников, трекеров и других сомнительных мест, там точно размещена актуальная и работоспособная версия.

Скачав файл-инсталлятор, его необходимо запустить для установки программы на ваш компьютер. Для новых версий ОС Windows, скорее всего, понадобятся права администратора. Установленная программа запускается, как и любая другая, двойным кликом мышки по ярлыку или из меню «Пуск». При первом запуске необходимо выбрать кнопку «Регистрация позже» для работы в демоверсии.

Для покупки полной версии Лайтик-ФМС необходимо зайти на сайт производителя «Корс-Софт», выбрать нужную программу и количество лицензий и нажать кнопку «Оформить покупку». После ввода данных о покупателе сформируется квитанция об оплате. Оплатив ее, вы получите на указанный e-mail (разумеется, по факту поступления денежных средств поставщику) уникальный код-пароль. Его необходимо ввести в окне запуска программы и нажать кнопку «Регистрация». После чего все ограничения демоверсии Лайтик-ФМС снимаются.

Тарифы и версии Лайтик-ФМС

Стоимость коммерческой версии программ семейства ФМС зависит от количества и длительности лицензий. Есть несколько вариантов:

Часто задаваемые вопросы о Лайтик-ФМС