Онлайн-программа автоматизации учета в магазине Subtotal: подробный обзор от ppt.ru

Онлайн-программа Subtotal (произносится как «Сабтотал») разработана для автоматизации работы розничных магазинов. Но ее успешно используют общепит и сфера услуг. Программа помогает вести складской учёт и регистрировать розничные продажи. Возможность создания счетов, универсальных передаточных документов (УПД) и коммерческих предложений делает программу подходящей как для работы с физическими лицами, так и с организациями или ИП. Subtotal формирует клиентскую базу и позволяет управлять продажами, взаимодействовать с покупателями товаров и услуг, внедрять системы скидок и бонусов. Для руководителя бизнеса Subtotal предоставляет инструменты контроля и анализа различных бизнес-показателей.

Преимущества использования программы Subtotal

Лаконичный и простой интерфейс — одно из главных преимуществ Subtotal. Его личный кабинет и кассовое приложение интуитивно понятны, ими легко пользоваться. Благодаря этому значительно упрощается процесс освоения программы. Это особенно важно при обучении новых сотрудников, процесс их адаптации сокращается.

При кажущейся простоте Subtotal предлагает широкий набор инструментов для эффективного управления розничной торговлей на всех этапах, начиная от размещения товаров на складе и заканчивая анализом продаж.

Кассовое приложение устанавливается на любой носитель: будь то планшет, ноутбук или ПК, что делает его подходящим для учета как на стационарных торговых точках, так и при мобильных условиях торговли.

Выделим как преимущество легкий старт. Далеко не каждая программа устанавливается и настраивается буквально за несколько часов. Зарегистрируйтесь в личном кабинете Subtotal, добавьте товары или услуги, запишите остатки, установите кассовое приложение — и можете приступать к работе.

Программа Subtotal интегрируется с другими платформами и сервисами, такими, как 1С, «Мое дело». Это позволяет легко переносить данные без их ручной обработки. Но для предпринимателей, которые не ведут бухгалтерский учет, возможностей программы Сабтотал будет достаточно. Она создаст книгу доходов и расходов, настроит электронный документооборот (ЭДО) и подключится к банку.

Также возможны интеграция с разнообразными платформами интернет-магазинов или создание собственной онлайн-витрины.

Главные плюсы программы Subtotal

Это:

Широкий набор инструментов для решения всех задач, стоящих перед торговой организацией.

Легкое начало работы.

Лаконичный и удобный интерфейс.

Удобное рабочее место кассира на любом носителе.

Интеграция с другими программами для учета и интернет-магазинами.

Функциональные возможности Subtotal

Регистрация и учет товара в Subtotal

Для ввода информации о товарах программа автоматизации Сабтотал предлагает заполнить «Карточку учета товара». Этот инструмент позволяет ввести не только наименование, цену, единицу измерения, артикул и штрихкод, но и загрузить изображения, объединить товары одной модификации и отсортировать их по группам. Это упрощает поиск и ускоряет выбор продукции при работе с клиентами.

В карточке учета указывается минимальное количество единиц продукта, при достижении которого система уведомляет об окончании запасов и необходимости нового заказа.

Складской учет в Subtotal

Программа помогает в автоматизации таких складских операций, как прием товара, возврат продукции поставщику, списание и проведение инвентаризации.

Складские операции возможно проводить вручную или с помощью сканеров штрихкодов. Загрузка с помощью файла не предусмотрена. При наличии нескольких складов (нескольких торговых точек) товар легко перемещается между складами.

Скриншот окна «Новый приход» позволит составить представление о работе остальных инструментов этого блока. Вводим данные, сохраняем результат.

Программа работает с ЕГАИС. В ней реализована автоматизация приема маркированного товара с помощью приходных документов, полученных с использованием ЭДО.

Сокращение потерь на складе с помощью Subtotal

Учет срока годности товара и установка минимальной цены продажи товара помогут сократить потери на складе.

Срок годности устанавливается вручную при оформлении прихода товара, при приближении даты истечения этого срока управляющему на почту поступит соответствующее письмо-уведомление.

Работа с минимальной ценой позволит исключить ошибки со стороны продавца при продаже товара. Ниже этой цены продажа невозможна даже с учетом скидки.

Учет розничных продаж

Функции, которые мы обсуждали ранее, доступны через личный кабинет на сайте Subtotal. Для учета розничных продаж программа предлагает установить специальное кассовое приложение. Приложение устанавливается как на ПК, так и на мобильные устройства.

Для таких операций учета, как возврат товара, открытие и закрытие смен, предусмотрены простые и понятные инструменты.

Из интересных «фишек» программы для работы с продажами выделим следующие функции: подсказки на кассе и технологические карты.

С помощью подсказок на кассе продавец быстро сориентируется, какой дополнительный товар предложить клиенту к покупке или чем заменить его в случае отсутствия.

Технологические карты используются для продажи многосоставного товара. Например, кафе продает позицию «Ланч», состоящую из нескольких блюд, или магазин автозапчастей продает набор для технического обслуживания автомобиля.

Работа с оптовыми продажами в Subtotal

Для работы с юридическими лицами и ИП в программе предусмотрены иные инструменты для работы, которые позволяют:

• подготовить клиенту коммерческое предложение и договор;
• выписать счет;
• подтвердить отгрузку накладной или УПД;
• создать счет-фактуру;
• оформить возврат.

Работа с клиентской базой. Акции и скидки с помощью Subtotal

Программа позволяет формировать базы покупателей и поставщиков. Добавляем как покупателей юридических лиц и ИП, так и физических лиц. Для первых предусмотрен автоматический ввод по ИНН, фиксация контактных данных (лица, телефоны).

Наличие такой базы дает возможность работать с персональными и накопительными скидками. В программе предусмотрены:

• скидка на чек (предоставляется при достижении определенной суммы в одном чеке);
• скидка за период (покупатель получает скидку за совершение покупок на определенную сумму в течение установленного периода времени);
• персональная скидка (устанавливается вручную, например, с целью стимулировать покупателя на дальнейшие покупки).

Программа поможет провести временные или постоянные распродажи, устанавливая скидки на определенные товары или группы товаров и даже выбирая дни недели, когда такая распродажа происходит.

Есть возможность настроить условия, при которых клиенты получают подарки при покупке определенных товаров или в рамках распродажных акций типа «2 по цене 1».

За все эти функции отвечает специальный инструмент Subtotal «Акции и скидки».

Аналитика и отчёты

Программа помогает анализировать показатели бизнеса по различным критериям и за различные периоды времени. Продажи как основной показатель бизнеса анализируются со всех сторон. Всегда на главной странице личного кабинета или мобильного приложения для руководителя видна текущая ситуация, то есть продажи, возвраты и средний чек магазина сегодня. Возможен анализ этого показателя и за другие временные интервалы (неделя, месяц, год).

Кроме показателей о продажах, программа ведет:

• учет наиболее эффективных кассиров;
• списки самых продаваемых товаров;
• учет прибыльной продукции;
• учет заканчивающихся товаров;
• списки крупнейших клиентов.

Онлайн-витрина и работа с интернет-магазинами

Онлайн-витрина — это приложение, которое позволяет покупателям самостоятельно формировать заказы онлайн. Создание онлайн-витрины дополняет сайт магазина или даже заменяет его. Через специальный инструмент Subtotal создается ссылка на онлайн-витрину. Она отправляется клиенту или размещается на сайте магазина в разделе для заказа.

Информация о заказе мгновенно поступает на почту магазина, и одновременно формируется список товара для заказа в разделе «Продажи».

Но Subtotal предоставляет возможность интеграции с интернет-магазинами. Это позволяет автоматически подключать склад, созданный в Subtotal, к онлайн-магазинам и синхронизировать данные между ними, вести совместный учет.

На данный момент реализованы интеграции с такими платформами: Битрикс, Webasyst, Insales, CS Cart, PrestaShop, OpenCart, WooCommerce и MODX.

Сравнение версий в виде таблицы

Разработчик не заявляет о выпуске новых версий, но говорит о том, что раз в месяц происходят доработки программы, а новое в программе анонсируется на сайте.

Чего не хватает в программе Subtotal? Что бы хотелось добавить?

Как видим, возможности программы огромны, и к ней есть интерес. Subtotal сейчас помогает автоматизации учета в магазинах всей страны. Как известно, «в нашей стране никогда не заходит солнце», а вот техническая поддержка софта работает по московскому времени, круглосуточной поддержки нет. Когда случаются сбои (а они хоть и редко, но случаются), приходится ждать прихода «поддержки» на работу. Насколько нам известно, в планах разработчика — расширить время работы технической помощи. В остальном, если и находятся мелкие недочеты, разработчик оперативно реагирует и исправляет их.

Как начать пользоваться программой Subtotal

Начало работы с Subtotal максимально упрощено. Достаточно зарегистрироваться на сайте и можно начинать работать. 14 дней — пробный бесплатный период, за который реально можно познакомиться с программой. На это время разработчик предлагает персонального менеджера, который поможет в настройке программы и оборудования. Также Subtotal предоставляет платные услуги по регистрации ККТ в ФНС и подключению ее к кассовому приложению программы.

Тарифы и версии Subtotal

Таблица тарифов

Тарифы зависят от количества точек продаж (касс), количества пользователей программы и периода, который оплачивается. Оплаченная подписка за год дешевле на 15 %, чем если платить каждый месяц. В таблице ниже указан как раз такой диапазон, где самая низкая цена при оплате годового пакета.

Увеличение количества пользователей на каждой из точек влечет за собой повышение стоимости на 500 руб. за каждого пользователя. Увеличат на 500 руб. в месяц стоимость опции «Работа с ЕГАИС», создание онлайн-витрины и интеграция с интернет-магазином.

Что включено в бесплатную версию?

Тариф «Касса+» позволит использовать бесплатно следующие возможности Subtotal:

• кассовое приложение Windows/Android соответствует ФЗ-54 и работает с маркированными товарами;
• справочник товаров и услуг, загрузка товара из файла, штрихкода, создание групп;
• печать ценников;
• аналитические отчеты (продажи и возвраты, наличные в кассе, наценка, средний чек);
• техническая поддержка по e-mail.

Этого достаточно, чтобы начать продавать в розницу, но другие интересные функции и техническая поддержка по телефону доступны в платных версиях.

Например, полноценный складской учет с отслеживанием остатков, стимулирование продаж при помощи акций и скидок, работа с приходами, интеграции с другими программами и многое другое доступны за деньги.