Последствия несоответствия трудового договора и табеля учёта рабочего времени сотрудников

Как следует из положений ч. 4 ст. 91 ТК РФ, на работодателя возложена обязанность вести учет рабочего времени, которое отрабатывают сотрудники фактически. Т.о., при проверке контролирующие органы выявляют несоответствия в установленном трудовом договоре, рабочем времени и затабелированном фактически отработанном сотрудником периоде. За это работодателю (ответственным должностным лицам) грозит привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, с наложением штрафов в размере до 100 000 руб. Кроме того, при выявлении того факта, что сотрудники работали фактически больше, чем указано в табеле, работодателю придется выплатить недополученную заработную плату с начислением процентов в соответствии со ст. 236 ТК РФ. Если отработали меньше нормы времени, установленной трудовым договором, — доплатить надо до среднего заработка, исходя из фактически отработанного времени (ст. 155 ТК РФ).

Не дожидаясь проверки контролирующих органов, вам необходимо привести документацию в соответствие с действительным положением вещей, т.е. исправить не соответствующую действительности информацию. Если неверные данные содержатся в трудовом договоре — заключите дополнительные соглашения к трудовому договору с работниками, при неверно табелировании — внесите исправления в табели (составьте корректирующий документ или внесите исправления в имеющийся).

Как объяснить разницу в учете рабочего времени контролирующим органам?

Мы готовимся к проверке, и возник вопрос: как корректно объяснить различие между фактическим рабочим временем и данными в табеле? Какие аргументы могут быть сочтены уважительными для контролирующих органов?

Отвечает Алешина Ольга

Часть 4 статьи 91 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя вести учет рабочего времени, которое сотрудники отработали фактически. Т.о., табелированию подлежат часы, в которые работник фактически исполнял возложенные на него должностные обязанности независимо от того, какая продолжительность смены указана в его трудовом договоре или графике. Несоответствие табеля учета времени работы фактически отработанному является нарушением трудового законодательства, что влечет привлечение виновных лиц к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

В вашей ситуации необходимо не искать какие-либо причины для объяснения несоответствий, а принять меры к их устранению. Для этого внесите изменения в табель. Действующее законодательство не устанавливает способы таких исправлений. На практике применяются следующие:

• составление корректирующего табеля;
• внесение исправлений в имеющийся путем зачеркивания неверных записей и указания верных. Исправление заверяется внесшим их должностным лицом — указываются его должность, ФИО, дата внесения исправлений, ставится подпись.

Какие последствия могут быть у расхождений в табелях и фактической работе?

Часто фактическое отработанное время сотрудников отличается от записанного в табеле. Влияет ли это на начисление заработной платы, и каковы могут быть правовые последствия для работодателя?

Отвечает Алешина Ольга

Работодатель обязан табелировать то время, которое сотрудник отработал фактически (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). На основании этих данных и начисляется и выплачивается работнику заработная плата. Т.о., если в действительности отработанные часы отличаются от затабелированных — это напрямую отражается на размере заработной платы. Она выплачивается в большем или меньшем размере, что является нарушением трудового законодательства и прав работника.

Во всех случаях для работодателя наступают неблагоприятные последствия:

• привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ с наложением штрафа. Размеры штрафов достигают 100 000 руб.;
• обязанность доначислить и выплатить работнику недоплаченную сумму заработной платы с начислением процентов в соответствии со ст. 236 ТК РФ.

Как правильно начислять заработную плату при расхождении данных в трудовом договоре и табеле?

Как корректно производить начисление заработной платы в ситуациях, когда данные в трудовом договоре и табеле расходятся? Есть ли риск, что это будет признано нарушением трудового законодательства?

Отвечает Алешина Ольга

Заработную плату работнику необходимо начислять, исходя из данных о том, сколько часов в расчетном периоде он отработал в действительности. Эти данные фиксируются в табеле. Т.о., заработная плата начисляется и выплачивается на основании табеля учета рабочего времени независимо от того, какая его продолжительность указана в трудовом договоре или графике.

Если затабелированные часы работы отличаются от продолжительности смены, указанной в трудовом договоре, лишь иногда и по объективным причинам (например, прогул работника, отстранение его от работы), то никаких нарушений в этом нет. В остальных случаях необходимо привести трудовой договор в соответствие с действительным график работника, заключив к нему дополнительное соглашение.

Какие еще несоответствия в документации могут вызвать вопросы у проверяющих органов?

Кроме различий в учете рабочего времени, какие другие несоответствия в документации могут привлечь внимание проверяющих органов? Как их выявить и исправить заранее?

Отвечает Алешина Ольга

Внимание проверяющих привлекут любые несоответствия продолжительности рабочего времени табелю (например, в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовых договорах, графиках сменности). Необходимо проверить все документы, которыми фиксируется продолжительность рабочего времени, длительность смены и привести их в соответствие с фактическим временем работы сотрудников. Для этого потребуется заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, внести изменения в утвержденные графике сменности.

Как поступить, если сотрудник оспаривает учет своего рабочего времени?

Что делать, если сотрудник заявляет о несоответствии своего рабочего времени, указанного в табеле, и требует пересчета заработной платы? Как юридически грамотно разрешить такую ситуацию?

Отвечает Алешина Ольга

Для начала необходимо выяснить, насколько обоснованны заявления сотрудника о несоответствии отработанного им времени затабелированному. Например, запросить объяснения у непосредственного руководителя, не оставляли ли сотрудника на сверхурочную работу, о чем не поставили в известность работника, отвечающего за ведение табеля. Если выяснится, что требования работника обоснованны, то необходимо внести изменения в табель.

Действующее законодательство не устанавливает способы таких исправлений. Но на практике применяются следующие:

• составление корректирующего табеля;
• внесение исправлений в имеющийся путем зачеркивания неверных записей и указания верных. Исправление заверяется внесшим их должностным лицом — указываются его должность, ФИО, дата внесения исправлений, ставится подпись.

После того как внесены исправления, необходимо пересчитать заработную плату работнику, исходя из фактически отработанного им времени, и произвести доплату. Кроме недоплаченной зарплаты, требуется начислить проценты в соответствии с положениями ст. 236 ТК РФ.

Какие действия предпринять, если несоответствие выявлено?

Какие шаги следует предпринять, если обнаружено несоответствие рабочих часов в разных документах компании? С чего начать исправление ситуации и как минимизировать возможные штрафы?

Отвечает Алешина Ольга

Для минимизации возможных штрафов необходимо внести исправления в документацию с неверными сведениями и привести ее в соответствие с фактическим положением дел. Необходимо проверить:

• трудовые договоры. При необходимости внести в них изменения путем заключения дополнительных соглашений;
• графики сменности. При необходимости внести изменения в текущие графики, а новые разрабатывать, исходя из фактического рабочего времени сотрудников;
• табели учета рабочего времени. Если в них добавлены неверные данные, не соответствующие действительности отработанных работниками часов, — внести соответствующие изменения. Изменения вносят путем издания корректирующего табеля или исправления имеющегося.