Как хранить кадровые документы и личные дела сотрудников в частной организации, чтобы ничего не нарушить?

Действительно, вести личные дела закон не требует. Но многие кадровики продолжают это делать для систематизации нужных документов. Если вы примете решение о ведении личных дел работников, то я рекомендую хранить в них документы, непосредственно касающиеся трудовой деятельности. Например:

• заявления и копии приказов о приеме на работу и увольнении;
• трудовой договор;
• копии документов об образовании;
• копии документов, подтверждающих прохождение обязательных аттестаций и т. д.

Что касается хранения копий паспорта и ИНН, то это может быть расценено Роскомнадзором как превышение необходимого объема обработки персональных данных. Если же все-таки сочтете хранение таких копий необходимым, то обязательно укажите это в локальном акте о персональных данных. Кроме того, в этом случае потребуется письменное согласие работника на хранение и обработку конкретно этих персональных данных.

Теперь про карточку Т-2. До сентября 2021 года вести их было обязанностью работодателя. Ведение этих карточек требовали правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Сейчас вместо них действует порядок, утвержденный приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н. В нем требование о ведении карточек Т-2 отсутствует. Значит, их ведение осталось на усмотрение работодателя.

Обязана ли организация с численностью менее 15 человек (микропредприятие) вести полные личные дела и карточки Т-2, или можно ограничиться трудовыми договорами?

У нас микропредприятие, в штате всего 5 человек. Бухгалтерию и кадры веду я по совместительству. Чтобы сэкономить время, я не завожу на каждого папку с личным делом, а все приказы и заявления подшиваю в общую папку. Не будет ли это нарушением, если придет трудовая инспекция? Должна ли я заполнять унифицированную форму Т-2, или мы вправе утвердить свою упрощенную карточку учета?

Отвечает Вирт Юлия

Нет, отсутствие папок с личным делом на каждого работника нарушением не является. Действующее законодательство требует вести личные дела только для государственных и муниципальных служащих. При проверке ГИТ необходимо будет предоставить запрашиваемые документы. И инспекторы не будут против, если они будут в общей папке.

Кроме того, вы не обязаны вести и карточки по форме Т-2. Требование о ее ведении содержалось в правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. В настоящее время они уже не действуют. А пришедший им на смену порядок, утвержденный приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, не требует от работодателей вести карточки по форме Т-2. Вы вправе самостоятельно утвердить порядок кадрового учета и формы нужных вам документов.

Нужно ли получать отдельное письменное согласие сотрудника на обработку персональных данных, если мы просто храним копию его паспорта и СНИЛС в личном деле для зарплатных отчетов?

Для оформления вычетов и отправки отчетности в СФР я храню в личных делах копии паспортов и СНИЛС сотрудников. Недавно прочитал, что хранение копий паспорта без конкретной цели и письменного согласия является нарушением 152-ФЗ. Скажите, обязательно ли брать с каждого сотрудника отдельное согласие на обработку персональных данных или факта подписания трудового договора достаточно для легитимного хранения этих копий?

Отвечает Вирт Юлия

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ определяет, что хранение и обработка персональных данных должна соответствовать определенным целям. И при проверках сотрудники Роскомнадзора зачастую считают хранение копий паспортов, ИНН и СНИЛС работников избыточным. Чтобы этого избежать необходимо:

1. Определить в локальном акте цели хранения и обработки персональных данных и объем этих данных.
2. Взять письменное согласие с каждого работника.

В течение какого срока я обязан хранить личные дела, приказы о приеме и увольнении после того, как сотрудник покинул компанию?

В этом году мы провели инвентаризацию архива и обнаружили дела сотрудников, уволенных более 10 лет назад. Я хочу их уничтожить, чтобы освободить место, но боюсь, что это незаконно. Подскажите, каковы конкретные сроки хранения личных карточек (Т-2), приказов о приеме, переводе и увольнении согласно Приказу Росархива № 236? Есть ли разница в сроках для документов, созданных до 2003 года и после?

Отвечает Вирт Юлия

Уничтожать кадровые документы уволенных 10 лет назад сотрудников нельзя ни в коем случае. Срок их хранения намного превышает 10 лет. В соответствии с Приказом Росархива № 236 срок хранения личных карточек, приказов о приеме, переводе и увольнении составляет 50/75 лет. Это означает, что если делопроизводство по документу было завершено до 2003 года, их необходимо хранить 75 лет. Если позже — 50 лет. Т. е. отсчет идет не от даты создания документа, а от даты окончания ведения дела. Поэтому кадровые документы по уволенным 10 лет назад работникам вам необходимо хранить 50 лет с даты увольнения. Если же сотрудник был уволен до 2003 года, то хранить придется еще дольше — 75 лет.

И обратите внимание, что при указании срока хранения документов по приему, переводам и увольнению персонала Росархив поставил отметку ЭПК. Это означает, что по истечении сроков хранения документов их уничтожение производится только на основании решения экспертно-проверочной комиссии. А такая комиссия может принять решение и о продлении срока хранения.

Впрочем, если в личных делах есть документы со сроком хранения менее 10 лет, вы можете их уничтожить. Например, срок хранения документов о дисциплинарных взысканиях составляет 3 года. В вашем случае их уже можно уничтожить.

Законно ли хранить кадровые документы исключительно в электронном виде без дублирования на бумаге, и как организовать такой ЭДО, чтобы это приняла трудовая инспекция?

Мы хотим полностью перейти на электронный кадровый документооборот в системе СБИС и отказаться от бумажных папок. Но я слышал, что приказы об увольнении и записи в трудовые книжки все равно нужно делать на бумаге. Так ли это? Какие документы строго требуют «оригинала на бумаге», а какие можно подписывать КЭП и хранить в облаке? И нужно ли нам отдельное согласие работников на переход в цифру?

Отвечает Вирт Юлия

Да, полностью перейти на кадровый документооборот не получится. Часть документов возможно вести только на бумаге. Эти исключения установлены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. К таким документам относятся не только приказы об увольнении, но и акты о несчастном случае на производстве. Кроме того, обязательно нужны бумажные версии документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда.

Что касается трудовых книжек, если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то записи в ней делать необходимо. При этом по таким работникам все равно необходимо подавать сведения в электронном виде в СФР.

Для перехода на электронный документооборот нужно получить согласие на это от работников. В случае отказа все документы по отказавшемуся работнику придется оформлять на бумаге. К отказу приравнивается и отсутствие согласия. Такие условия установлены ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать приказы о дисциплинарных взысканиях или ознакомительные листы, и как это зафиксировать, чтобы избежать проблем при увольнении?

У нас возникла ситуация: сотрудник грубо нарушил трудовую дисциплину, но отказывается ставить подпись на приказе о выговоре и на акте о нарушении. В статье советуют фиксировать отказы актами. Подскажите, как правильно составить такой акт, кто должен его подписывать (можно ли привлечь двух свидетелей из числа других сотрудников) и достаточно ли этого акта, чтобы в суде доказать законность нашего увольнения по статье?

Отвечает Вирт Юлия

Действительно, отказ от подписи в ознакомлении с документами оформляется соответствующим актом (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Унифицированной формы такого акта нет. Как и нет требования к количеству лиц, его подписывать.

При составлении акта необходимо в нем указать:

• наименование документа (акт об отказе от подписи);
• место его составления;
• дату и время составления;
• наименование работодателя;
• должности и ФИО сотрудников, составивших акт;
• должность и ФИО работника, который отказывается подписывать документы;
• наименование и реквизиты документа, который предполагалось подписать;
• факт отказа от подписания;
• причину отказа (если работник ее озвучил).

Желательно зачитать документ, с которым необходимо ознакомить работника, ему вслух. В этом случае в акте делается отметка об этом.

Акт заверяется подписями сотрудников, которые его составили.

Дополнительно я рекомендую направить копии документов работнику заказным письмом с описью вложения. Делать это необязательно, но это усилит позицию работодателя, подтвердив, что компания приложила все усилия, чтобы ознакомить работника с документами.

Для суда необходимо будет предоставить помимо акта и почтовой квитанции пакет документов, которые подтвердят факт дисциплинарного проступка (служебная записка, материалы служебного расследования и пр.) и соблюдение процедуры наложения дисциплинарного взыскания (запрос объяснений, само объяснение или акт об его отсутствии).