Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?
Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?
Сегодня использовать печать организации обязаны только НКО и ГУПы (МУПы). А для ООО и АО с 2015 года она необязательна. Они это решают самостоятельно, и то, использует общество печать или нет, должно быть обязательно указано в его уставе (см. статью 2 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ об ООО, статью 2 закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ об АО).
Таким образом, есть ООО или АО работают без печати, то они ее никуда и не ставят. И требовать ее наличие в таком случае никто не вправе: даже отчетность в госорганы сдается без нее, и это абсолютно законно.
Если же ООО и АО используют печать, то ставят ее на все документы, которые содержат реквизит «м. п.». Обязательно ее ставить на:
- доверенности от лица организации;
- документы для участия в госзакупках;
- отчеты об оценке объектов по ФЗ от 29.07.1998 № 135-ФЗ об оценочной деятельности;
- налоговые отчеты;
- в некоторых других случаях.
Что касается первичных документов, то поскольку организация вправе разрабатывать их сама, то она же сама и определяет, нужна ли на них печать. Закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ такой реквизит на первичке не требует.
Юридическая сила документа без печати ничем не уступает таковым с печатью. Но все эксперты отмечают, что несмотря на необязательность, печать придает документообороту более значительный, солидный вес, и таким документам обычно больше доверия.
Действителен ли документ без подписи, но с печатью?
Недавно я столкнулся с ситуацией, когда в документе отсутствовала подпись директора, но была печать. Можно ли считать такой документ действительным?
Да, такой документ можно считать действительным.
С 2015 года наличие печати для коммерческих компаний (ООО и АО) — право, но не обязанность. Это прямо указано в законах от 08.02.1998 № 14-ФЗ об ООО (в статье 2) и от 26.12.1995 № 208-ФЗ об АО (также в статье 2). Иметь или не иметь круглую печать, организация решает сама и закрепляет это решение в своем уставе.
Поэтому если вам попался документ, в котором проставлена только подпись руководителя или другого уполномоченного лица, не беспокойтесь. Это нормально и законно.
Как правильно располагать печать на документе?
Я слышал разные мнения о том, как правильно ставить печать: некоторые говорят, что она должна касаться подписи, другие — что она должна быть рядом с наименованием должностного лица. Какой вариант правильный?
На этот вопрос нам даст ответ национальный стандарт «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования к оформлению документов» (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
В его разделе про реквизиты документов, в пункте 5.24, говорится о том, что задача печати — заверять подпись должностного лица организации. И при заверении документа печатью она ставится либо в предназначенном для нее месте (его обозначают буквами «МП»), либо рядом с подписью этого должностного лица. Отдельно сказано, что печать не захватывает подпись, то есть ставится рядом с ней. Что логично: если ее «шлепнуть» прямо сверху, то роспись невозможно будет разглядеть.
Требуется ли печать на фирменном бланке?
Мне сказали, что на фирменном бланке печать не обязательна. Но где это прописано? Я не могу найти соответствующий законодательный акт.
Все верно. С 2015 года законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ отменена обязательность печати для коммерческих организаций — ООО и АО. Теперь решение об использовании печати организации принимают самостоятельно и закрепляют его в уставе.
Таким образом, если в уставе компании указано, что она работает с печатью, то значит, на ее документах печать ставится. Если указано, что без таковой, то не ставится.
Обращаю внимание, что речь идет только об ООО и АО. ГУП, МУП и НКО по-прежнему обязаны иметь печать и ставить ее на своей документации.
Что касается конкретно фирменного бланка, то обычно под этим понимают некий шаблон документа, который содержит название компании, логотип, адреса, телефоны, сайт и емейл. Обычно эти данные красиво оформляются в шапке листа таким образом, чтобы все официальные бумаги компании выглядели стильно и имели контактные данные.
Но, во-первых, в законе нет требований для предприятий иметь фирменные бланки: любой документ может быть напечатан на обычном белом листе бумаге без каких-либо шапок. Во-вторых, печать (при ее наличии) удостоверяет не бланк, а подпись должностного лица. Она и ставится обычно рядом с подписью. И в-третьих, на каких документах (приказах, записках, распоряжениях и проч.) ставить штамп, в основном решает сама компания (если это не касается доверенностей, отчетности в госорганы, работы с госзакупками и т. п.).
Электронная цифровая подпись или печать: что надежнее?
Я слышал о преимуществах электронной цифровой подписи перед традиционной печатью. Какое из средств удостоверения документа считается более надежным и актуальным в наши дни?
По сути, электронная цифровая подпись — это замена традиционной печати для организации. Без ЭП сейчас не может работать практически ни одна организация: сдавать отчетность онлайн, иметь личные кабинеты в ФНС и в других госсистемах, работать с госзакупками — все это возможно только при наличии ЭП
Плюсы электронной подписи в том, что:
- ЭП нельзя подделать;
- ЭП можно отозвать, если потерял или ее украли. И она станет недействительной. С печатью это не сработает;
- с ЭП можно работать удаленно, из любой точки России и даже мира. Обычная печать таких возможностей не дает;
- с ЭП можно работать в любой системе электронного документооборота, сокращая бумажный след, экономя на принтерах-бумаге-картриджах-архивных папках.
Особенность электронной подписи — это можно назвать минусом — в том, что не получится подписать документ «задним числом».
Если сравнивать ЭП и печать, то ЭП однозначно надежнее.
Обязательна ли печать на исходящих письмах и договорах?
Я слышал, что даже на исходящих письмах и договорах печать не является обязательной, если это не предусмотрено законом или самим договором. Это действительно так?
Да, это действительно так.
С 2015 года наличие печати — вообще необязательное условие в деятельности коммерческих компаний — обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерных обществ (АО). Проще говоря, юридическое лицо само решает, будет ли оно работать с печатью или без нее. Как захочет. Единственный момент — это решение обязательно должно быть записано в уставе.
А дальше есть два варианта:
- Организация работает без печати. В этом случае она, естественно, ни на каких документах не ставится, даже на самых важных: договорах, отчетах и т. п. Нельзя использовать то, чего нет. :)
- Организация работает с печатью. Здесь немного сложнее: ведь не на всех бумагах, даже официальных, она обязательна. Договоры, отчетность в госорганы, доверенности от имени юридического лица — их следует заверять печатью. Но если говорить о переписке или внутренней документации, то компания вправе как использовать штамп, так и нет. Обычно, если на документе указано «М. П.», то оттиск ставят, а если не указано — не ставят.
Еще по теме: