Как правильно использовать печать

Нет, нельзя. В соответствии с п. 5.1 инструкции Банка России № 204-И от 30.06.2021, если организацией, являющейся клиентом банка, используется при оформлении документов печать, образец ее оттиска проставляется в банковской карточке. Делается это в целях проверки банком соответствия штампа, которым скрепляется документация, предоставляемая в банк, той, образец которой имеется в распоряжении кредитной организации. Это необходимо для предотвращения случаев несанкционированного списания денежных средств неуполномоченными лицами.

Именно штамп, оттиск которого предоставлен банку при оформлении карточки, требуется проставлять на распоряжениях о переводе денежных средств на бумажном носителе. При скреплении банковской документации не основным штампом, представленным в карточке, а с отметкой «Для документов», банк правомерно откажет в осуществлении операций по ним. В противном случае утрачивается смысл передачи кредитной организации печатных образцов для сличения.

Организациями, занимающимися грузоперевозками, оформляются транспортные накладные (ТН). Оформлять их требуется в строгом соответствии с законом. Ранее на них требовалось обязательное проставление печати. В настоящее время, в соответствии с требованиями действующего Постановления Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020, заверять ТН каким-либо штампом не требуется, ее форма такого реквизита не предусматривает. Обязанность ставить печать на иных письмах и извещениях компании-грузоперевозчика законодательством не предусмотрена.

Необходимо отметить, что при обоюдном желании сторон сделки проставление оттиска штампа на указанной документации не является нарушением требований действующего законодательства и не влечет никаких негативных последствий для контрагентов.

Если обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему порядок оформления деловых бумаг (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), то в п. 5.24 сказано, что оттиск подтверждает подлинность подписи должностного лица. Такой же вывод можно сделать из содержания п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Этот пункт определяет печать как устройство, которое используется, чтобы заверить подпись уполномоченного лица путем проставления оттиска на бумагу. При этом действующее законодательство не содержит классификацию таких устройств. Для придания юридической силы печати обязательно указывается наименование юрлица. Причем оно должно полностью совпадать с тем, что указано в учредительных документах. Оттиск «Для документов» допускается ставить:

• на первичных учетных бухгалтерских бумагах;
• бухгалтерских и кадровых справках;
• расчетах по страховым взносам;
• и пр.

Чтобы не было сомнений в правовой значимости, использование штампов закрепляется в локальных НПА или распоряжениях.

Дополнительную печать допускается проставлять на любых документах, за исключением тех, где требуется оттиск основной (например, банковская документация на распоряжение денежными средствами). Следовательно, допускается скрепление таким штампом договорных соглашений с контрагентами, при условии согласия или отсутствия возражений последних. Например, когда в договорных условиях отсутствуют положения, что он скрепляется основным штампом.

Во избежание возможных недопониманий рекомендуется направить партнерам по сделке перед подписанием соглашения письмо, в котором указать, что, согласно внутренней документации вашей организации, договоры скрепляются оттиском «Для документов».

Законодательством не регулируется вопрос, какая документация скрепляется основной печатью, а какая — дополнительной. Область использования такого дополнительного штампа регулируется на локальном уровне, путем принятия локального акта (положение, инструкция, приказ и т. д.).

Печать «Для документов» допускается проставлять на любой документации, за исключением той, где требуется оттиск основной (например, банковская на распоряжение денежными средствами, госконтракты — по условиям конкурсной документации). С учетом указанных ограничений, организация (индивидуальный предприниматель) своим локальным нормативным актом определяет перечень документов, на которые проставляется дополнительный штамп, а на какие требуется проставлять основной. Указанным ЛНА целесообразно назначить должностных лиц, уполномоченных проставлять оттиск штампа, порядок его хранения и использования.

Сфера использования дополнительного штампа в организации регулируется на локальном уровне. Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) самостоятельно определяет перечень документации, где используется печать, и должностных лиц, уполномоченных проставлять ее оттиск.

Целесообразно урегулировать эти вопросы путем закрепления в локальных нормативных актах (положении, инструкции, приказе и т. д.). Но с учетом специфики хозяйственной деятельности указанный вопрос допускается разрешить и путем дачи устных распоряжений.

Оттиск печати на документах служит одним из способов подтверждения достоверности документа, на котором он проставлен, и придания ему юридической силы. Если у вас возникли сомнения в подлинности оттиска, проставленного на важном документе, для его проверки рекомендуем использовать следующие способы:

• обратитесь к контрагенту и уточните, направлял ли он в ваш адрес документ, на котором проставлен оттиск, вызывающий у вас сомнения. Такой запрос рекомендуем направить в письменной форме и дождаться на него ответа тоже в письменной форме. Полученный официальный документ послужит при возникновении спорных ситуаций подтверждением подлинности. При устном запросе, например, беседе с должностным лицом по телефону, есть риск, что такой сотрудник является недобросовестным и намеренно введет вас в заблуждение. А устное заверение в подлинности в будущем невозможно подтвердить;
• если получить подтверждение у контрагента нет возможности, нет времени дожидаться поступления в ваш адрес ответа или вы опасаетесь получения недостоверной информации, проверить подлинность поручите специалисту — эксперту в этой сфере. В его распоряжении имеются необходимые для этого различные методы и способы.

Но проверка специалистом занимает некоторое время, которого иногда в вашем распоряжении нет. Также его услуги по определению подлинности являются платными. В такой ситуации можно пробовать оценить подлинность штампа самостоятельно. Вот несколько советов, на что следует обратить внимание:

1. Сравните данные, отображенные на оттиске, с теми данными контрагента, что содержатся в ЕГРЮЛ, — название (полное и сокращенно), ИНН, ОГРН, адрес. Иногда удается обнаружить несоответствия. Например, название организации указано прописными буквами, а в ЕГРЮЛ — заглавными или наоборот. Есть ошибки в цифрах ИНН, ОГРН.
2. Рассмотрите оттиск через лупу, сравните его с тем, который проставлен на документации, не вызывающей у вас сомнения. Обратите внимание, нет ли проколов, расплывчатых букв, слабой окраски некоторых элементов, повтора посторонних штрихов, точек. Обнаружение подобных признаков свидетельствует об использовании поддельного клише. Иногда удается увидеть, что оттиск проставлен не штемпельной краской, а состоит из множества точек красного, синего и желтого цвета. Проверьте, есть ли следы давления на бумагу. Наличие цветных точек и отсутствие следов давления свидетельствует о том, что использовался цветной копировальный аппарат.

Как часто нужно обновлять печать компании?

У нас достаточно старая печать, и ее оттиски уже не такие четкие. Как часто рекомендуется обновлять печать компании, чтобы она соответствовала стандартам и законодательным нормам? Существуют ли конкретные требования к сроку службы печати или признакам ее износа?

Отвечает Алешина Ольга

Законодательство не устанавливает каких-либо нормативных требований к срокам, по истечении которых необходимо производить замену или обновление штампа. Но при использовании оттиск должен быть четким, разборчивым, хорошо читаемым. Эти требования закреплены в различных ведомственных инструкциях и правилах (например, Приказе Минюста № 202 от 01.10.2018).

Срок службы современных штампов, как правило, составляет 5-10 лет, в зависимости от частоты и интенсивности проставления оттисков на документах. Если оттиск становится нечетким, записи неясными и нечитаемыми, требуется произвести замену печати.

При изготовлении нового штампа старый необходимо уничтожить. Для этого он сдается сотрудником, который его использует в работе, ответственному лицу, назначенному в организации. Ответственное лицо производит уничтожение в порядке, определенном в организации (составляет приказ об уничтожении, акт и т. п.).

Печать утрачена: что делать и как избежать подделок?

Недавно в нашей компании мы обнаружили, что утеряли печать. Какие шаги необходимо предпринять, чтобы официально аннулировать старую печать и создать новую? Как защититься от возможных подделок документов с утраченной печатью?

Отвечает Алешина Ольга

При утрате печати организации рекомендуем действовать по следующему алгоритму:

1. Заявите в полицию, к заявлению приложите оттиск печати. При утере вам откажут в возбуждении уголовного дела, но в постановлении об отказе документально зафиксируют обстоятельство обращения и факт утери штампа. При краже органы предварительного следствия обязаны провести расследование обстоятельств произошедшего. Если печать потерял сотрудник, не подавайте в полицию заявление о краже. В таком случае заявителя привлекут к уголовной ответственности за заведомо ложный донос о преступлении (ст. 306 УК РФ).
2. Сообщите о потере в банк, контрагентам.
3. Многие организации в настоящее время имеют собственные сайты и группы в социальных сетях. Рекомендуем дополнительно разместить сообщение о том, что печать утрачена, на сайте, в группе социальных сетей. В случае возникновения конфликтных ситуаций такие публикации послужат дополнительным подтверждением того, что вами приняты все возможные меры к оповещению о факте пропажи.
4. Издайте приказ о прекращении использования старой печати.
5. Закажите новую печать. Ее оттиск может полностью повторять утраченную или отличаться. Оба способа имеют достоинства и недостатки. При идентичности штампа не потребуется заказывать новую банковскую карточку, направлять уведомления об этом в адрес контрагентов. Что касается введения в деятельность оттиска, который отличается от применяемого ранее, то его видоизменение позволит исключить использование утраченного штампа недобросовестными третьими лицами. Например, оформление от имени вашей организации фиктивного договора.
6. Издайте приказ об использовании нового штампа. Сообщите об этом контрагентам (всем или только основным, если их много), направив им образец нового оттиска.

Какие документы требуют двойного заверения печатью?

Столкнулись с ситуацией, когда от нас требуют двойного заверения договоров — основной печатью и печатью отдела. В каких случаях это действительно необходимо, и есть ли аналогичные требования в иных юридических и финансовых документах?

Отвечает Алешина Ольга

Законодательство не устанавливает требования двойного заверения договоров. Если организация использует в своей деятельности печать, то на договоре достаточно проставить оттиск основной. Но требования заверять договоры печатью основной и соответствующего отдела могут содержаться в условиях таких договоров. Если вы подписали договор с такими условиями, это означает, что вы с ними согласны и обязаны их исполнить. В таком случае потребуется проставить на документе двойные оттиски. Если при изучении проекта договора вас не устраивают подобные его условия либо в вашей организации используется только основной штамп, предложите контрагенту откорректировать соответствующие условия. Например, направив в его адрес протокол разногласий.