Как правильно оформить приём на работу дистанционного сотрудника, чтобы соблюсти все требования трудового законодательства и не допустить ошибок?

Для удаленных работников также необходимо включить все существенные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ. Поэтому для удаленщиков вполне подойдет типовой трудовой договор для офисных работников, его необходимо лишь слегка дополнить. Во-первых, необходимо указать сам факт дистанционной работы. Во-вторых, указать ее вид в соответствии с ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ. Дистанционная работа может быть постоянной, временной и периодической. Все остальные условия (например, о порядке взаимодействия) можно прописать в локальном акте, а в трудовом договоре сделать отсылку на него. Если эти дополнительные условия нигде не прописать, то возможны споры с работником. И доказать свою правоту будет достаточно сложно.

Обязан ли я как работодатель выдавать дистанционному сотруднику бумажную трудовую книжку, если мы заключили трудовой договор в электронном виде через ЭЦП?

Я заключаю трудовой договор с удалённым сотрудником из другого города. Подписывать документы мы планируем электронной подписью. Скажите, нужно ли мне заводить на него бумажную трудовую книжку и вносить туда запись о приёме на работу, или можно вести только электронную трудовую (ЭТК)? И если сотрудник просит выдать ему бумажную версию, обязан ли я её оформлять, отправлять по почте или выдавать лично?

Отвечает Вирт Юлия

С 2021 года у работодателя нет обязанности заводить бумажную трудовую книжку. Если до 2021 года бумажной трудовой книжки у работника не было или он отказался от ее ведения, все сведения о трудовой деятельности работника вносятся только электронно. Если же удаленный работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то в соответствии с ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ вы обязаны внести в нее запись. Но обязанность предоставить трудовую книжку для внесения в нее записи возложена на работника. Сделать это можно, например, через почтовое отправление. Если работник бумажную трудовую книжку не предоставил, то вносить запись, а тем более заводить новую вы не обязаны.

Как дистанционному работнику ознакомиться с локальными нормативными актами (ПВТР, положениями об оплате труда), если он находится в другом городе и не может приехать в офис?

Наша компания утвердила новые Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании. Я должна ознакомить с ними всех сотрудников под подпись, но один из них работает удалённо в другом регионе. Как правильно организовать эту процедуру? Достаточно ли отправить документы по электронной почте и попросить прислать скан с подписью, или нужно оформлять отдельный электронный документооборот (ЭДО) с использованием КЭП? И будет ли считаться электронное ознакомление законным?

Отвечает Вирт Юлия

Закон позволяет знакомить удаленного работника с локальными актами в электронном виде (ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ). Причем доступен не только обмен электронными документами, но и иные формы, предусмотренные локальными актами работодателя, колдоговором или трудовым договором с работником. Таким образом, выбор способа ознакомления зависит от того, как это установлено в вашей организации. При этом установлено должно быть не устно, а зафиксировано документально. И обратите внимание, что при отправке скана необходимо, чтобы такой способ позволял идентифицировать обе стороны переписки.

Обязан ли я компенсировать дистанционному сотруднику расходы на интернет и покупку компьютера, и в каком размере?

Мы принимаем на работу удалённого сотрудника. Он просит компенсировать ему покупку ноутбука и оплату домашнего интернета. Я знаю, что по ТК РФ это обязательно для дистанционщиков. Но как установить сумму компенсации? Могу ли я выплачивать фиксированную сумму, например, 5 тысяч рублей в месяц, или нужно требовать с сотрудника чеки и компенсировать фактические расходы? И можно ли вообще отказаться от компенсации, если мы предоставили сотруднику своё оборудование, но он не хочет его забирать?

Отвечает Вирт Юлия

Действительно, ст. 312.6 ТК РФ обязывает работодателя компенсировать работнику затраты за использование личного оборудования и расходы, связанные с его использованием. При этом определять сумму, сроки и порядок возмещения закон позволяет самому работодателю. Ограничений в этом вопросе законодатель не установил, и вы сами вправе решить, как вам удобнее производить выплаты. Это можно сделать как единоразово, так и ежемесячными платежами. Если выберете ежемесячные фиксированные платежи, то требовать с сотрудника подтвердить документально расходы необходимости нет. Но в этом случае следует учесть, что такие платежи освобождены от налогообложения только в пределах 35 руб. за рабочий день (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ). При компенсировании документально подтвержденные расходы освобождаются от налогообложения в полном объеме. Выбранный способ компенсации необходимо зафиксировать в локальном акте, коллективном договоре или трудовом договоре.

Что касается предоставления работнику оборудования, которое он не хочет забирать, необходимо определить, имеет ли работник возможность самостоятельно забрать предоставленное оборудование. Например, если он находится в другом городе, то вы должны возместить ему транспортные расходы. Если же работник имеет возможность забрать оборудование, но не делает это, вам следует зафиксировать факт предоставления оборудования. Например, письменно уведомив работника о необходимости получения им оборудования. Подтвердив факт предоставления оборудования работнику, вы освобождаетесь от обязанности компенсировать работнику использование личного ноутбука. А вот вопрос компенсации затрат на интернет и электроэнергию при использовании предоставленного работодателем оборудования до сих пор является спорным. Мнения Роструда и судов зачастую расходятся. Во избежание споров я рекомендую вопрос компенсации расходов на интернет и электроэнергию также зафиксировать локальными актами или в трудовом договоре.

Как организовать учёт рабочего времени для дистанционного сотрудника, чтобы правильно оплачивать сверхурочные и ночные часы?

Мой удалённый сотрудник работает из дома и просит установить ему свободный график. Я волнуюсь: как мне тогда вести табель учёта рабочего времени и оплачивать переработки? Обязан ли дистанционщик отмечаться в специальной программе или присылать отчёты о часах работы? И если он работает ночью, я должен оплачивать это как ночные часы (с повышающим коэффициентом), даже если он сам выбрал такой режим?

Отвечает Вирт Юлия

Положения ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ позволяют дистанционному работнику самостоятельно определять свой режим работы. В этом случае при табелировании не нужно ориентироваться на фактические часы. В табеле ставится код «Я» или «01». Поскольку работник сам определяет конкретное время работы, оплачивать ему переработку или ночные часы дополнительно не нужно. Такой позиции придерживается и Роструд, и прокуратура. Чтобы избежать недопонимания с работником, рекомендую зафиксировать это в трудовом договоре при установлении работнику свободного графика работы.

Что касается обязанности отмечаться в программе или присылать отчеты о часах работы, то законодательно такой обязанности не установлено. Обязанность фиксировать рабочие часы возникает только если это предусмотрено локальными актами, коллективным или трудовым договором.

В каких случаях можно уволить дистанционного работника по инициативе работодателя, если он не выходит на связь и не выполняет задания?

Мы столкнулись с проблемой: дистанционный сотрудник перестал отвечать на звонки и не выполняет задания в срок. Я знаю, что для дистанционщиков есть специальное основание для увольнения, если они не взаимодействуют с работодателем в течение установленного срока. Как правильно зафиксировать это нарушение? Достаточно ли скриншотов переписки, чтобы подтвердить, что мы пытались с ним связаться, или нужен акт? И какой срок мы должны прописать в договоре для «невыхода на связь», чтобы уволить законно?

Отвечает Вирт Юлия

Увольнение удаленного сотрудника при невзаимодействии с работодателем в течение определенного срока установлено ст. 312.8 ТК РФ. Законодательно установленный срок, по истечении которого работник может быть уволен, — 2 рабочих дня. Компания вправе увеличить этот срок, зафиксировав его в локальных актах или трудовом договоре. Уменьшать данный срок нельзя. Срок считается с момента получения работником запроса. Процедура увольнения выглядит следующим образом:

1. Работодатель направляет запрос работнику всеми доступными способами, которые закреплены в трудовом договоре. Это могут быть почта РФ, электронная почта, мессенджеры и т. д. В запросе указывается конкретное задание или вопрос. Не стоит просто писать «просьба связаться».
2. Сохраняйте все отчеты о доставке. Они помогут зафиксировать факт получения работником запроса.
3. Составьте комиссионный акт о том, что работник не выходит на связь. К нему приложите скриншоты переписки, отчеты о доставке и пр.
4. Запросите письменные объяснения (ст. 193 ТК РФ). Предоставьте на ответ минимум 2 рабочих дня. Если в назначенный срок ответ не придет, составьте комиссионный акт об отсутствии объяснений.
5. Проверьте наличие ограничений на увольнение. Например, если удаленный сотрудник — беременная женщина, уволить ее нельзя.
6. Издайте приказ об увольнении и направьте его для ознакомления работнику способом, установленным для взаимодействия с ним.

Может ли дистанционный работник находиться в командировке, и как оформлять такие поездки, если он и так работает удалённо?

Мы хотим отправить нашего удалённого сотрудника на несколько дней в другой город для встречи с партнёрами. Будет ли эта поездка считаться командировкой, если он работает дистанционно и не привязан к офису? Нужно ли нам оформлять командировочное удостоверение, платить суточные и компенсировать проживание? Или это просто разовая рабочая поездка, которая не требует отдельного оформления?

Отвечает Вирт Юлия

Командировка — это служебная поездка работника по заданию работодателя на определенный срок для выполнения должностных обязанностей вне места постоянной работы. Поскольку дистанционный работник по вашему заданию едет в другой город, поездка будет являться для работника командировкой. Если бы деловая встреча была в пределах населенного пункта, в котором работает сотрудник, тогда поездка бы командировкой не считалась. Порядок оформления командировки и компенсации связанных с ней расходов для удаленных работников ничем не отличается от остального персонала. Регулируется командировка удаленщика тем же положением, утвержденным Постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501. Направление в командировку оформляется приказом работодателя, командировочное удостоверение выписывать закон не требует. Суточные, компенсация за проезд и проживание выплачиваются удаленщику также как и всем остальным работникам.

Как рассчитать страховые взносы и НДФЛ с компенсации расходов дистанционного работника на оборудование и связь?

Мы выплачиваем дистанционному сотруднику компенсацию за покупку ноутбука и оплату интернета. Я хочу понять, нужно ли удерживать НДФЛ с этих сумм и начислять на них страховые взносы (пенсионные, медицинские, СФР)? В интернете пишут, что компенсации не облагаются налогами, если они документально подтверждены. Но что делать, если сотрудник не может предоставить чеки — например, купил оборудование с рук? И нужно ли включать эти компенсации в базу для расчёта пособий по больничным листам?

Отвечает Вирт Юлия

Порядок компенсации за использование личного оборудования и за интернет определяет сам работодатель (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ). Порядок, сроки и размер выплат фиксируются локальными актами, коллективным договором или трудовым договором с работником. Закон позволяет как производить возмещение фактически понесенных расходов при их документальном подтверждении, так и устанавливать компенсацию фиксированными суммами. Если расходы документально подтверждены работником, они освобождаются от налогообложения в полном объеме. Причем подтвердить расходы можно не только чеками. При покупке оборудования с рук в качестве подтверждения расходов подойдут договор купли-продажи и квитанция о переводе или расписка продавца в получении средств. А вот если выплачивается фиксированная сумма компенсации, то она не облагается налогами только в пределах 35 руб. за каждый рабочий день (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ). Выплаты сверх установленного лимита облагаются налогами в общем порядке.

При расчете пособий в расчет включаются только выплаты, связанные с оплатой труда. Компенсация за использование оборудования не связана с возмещением за труд, поэтому при расчете пособий не учитывается.