Учет приобретения и использования бланков трудовых книжек работодателем

В текущем месяце организация приобрела 10 бланков трудовых книжек и пять бланков вкладышей в трудовую книжку. Стоимость одного бланка трудовой книжки составляет 236 руб. (в том числе НДС 36 руб.), стоимость одного бланка вкладыша - 206,50 руб. (в том числе НДС 31,50 руб.).

В этом же месяце оформлены две трудовые книжки вновь принятым работникам и использованы три бланка вкладышей (в связи с переводом работников на другие должности), кроме того, один бланк вкладыша испорчен работником отдела кадров. Плата с работников взимается путем удержания денежных средств из их заработной платы на основании представленных ими заявлений.

Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.

Порядок приобретения и использования бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек)). Организация-работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Работнику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Учитывая изложенное, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. п. 8, 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

На работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Дополнительно о правилах ведения и хранения трудовых книжек см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

В общем случае при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). В данном случае плата взимается с работников путем удержания денежных средств из их заработной платы на основании предоставленных ими заявлений.

При неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (абз. 2 п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Бухгалтерский учет

Порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек нормативно не закреплен. По мнению Минфина России, затраты на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы (Письмо от 29.01.2008 N 07-05-06/18 "Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год"). Названные прочие расходы признаются на дату приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а доходы - на дату появления у работников обязательства по оплате использованных бланков (п. п. 11, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, п. п. 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).

Поскольку бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (о чем сказано выше), информация о наличии и движении этих бланков отражается на забалансовом счете учета бланков строгой отчетности. Стоимость использованных по назначению бланков, а также испорченного бланка списывается с указанного забалансового счета.

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены в таблице проводок.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная продавцом бланков трудовых книжек и вкладышей, подлежит вычету при условии, что они приобретаются для осуществления операций, облагаемых НДС. Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия трудовых книжек и вкладышей на учет и при наличии соответствующих первичных документов (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК РФ).

Передача работникам бланков трудовой книжки и вкладыша в нее признается реализацией (п. 1 ст. 39 НК РФ) и облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818). Поэтому на дату оформления двух трудовых книжек вновь принятым работникам, а также на дату использования по назначению трех вкладышей в трудовую книжку у организации возникает налоговая база по НДС (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Напомним: плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, определяется исходя из суммы расходов организации на приобретение соответствующих бланков. Эти расходы определяются за вычетом предъявленного организации НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ). При использовании бланков НДС предъявляется работникам дополнительно к цене этих бланков (п. 1 ст. 168 НК РФ). Из совокупности приведенных норм следует, что в данном случае налоговую базу формирует покупная стоимость использованных по назначению бланков за вычетом НДС, предъявленного продавцом бланков и принятого организацией к вычету (п. 1 ст. 154 НК РФ).

Налогообложение производится по налоговой ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ).

Заметим, что НДС по испорченному бланку, ранее правомерно принятый к вычету, восстановлению не подлежит, поскольку это не предусмотрено п. 3 ст. 170 НК РФ. Дополнительно по вопросу восстановления НДС, ранее принятого к вычету, в аналогичных ситуациях (при списании товаров в связи с недостачей, браком, пожаром и т.п.) см. Энциклопедию спорных ситуаций.

Налог на прибыль организаций

Затраты организации на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, осуществленные в целях исполнения обязанности по оформлению трудовой книжки работнику и подтвержденные документально, соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и учитываются для целей налогообложения прибыли в качестве расходов. Такие же выводы содержатся, например, в Письме ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@, п. 1 Письма Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242.

Указанные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такие расходы признаются в период приобретения бланков (абз. 5 пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Доходы в виде взимаемой с работников платы (за вычетом НДС, предъявленного работнику), возникающие у организации при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (см., например, Письмо Минфина России от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818). При этом согласно п. 1 Письма Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242 доходы, возникающие при выдаче бланков, учитываются как внереализационные в соответствии со ст. 250 НК РФ. Эти доходы признаются в период использования по назначению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (пп. 3 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Бухгалтерские записи в таблице проводок приведены на общую сумму операций, осуществленных организацией с бланками в течение месяца.