Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание (или ШР) составляют по форме Т-3, дополнительно разрешено использовать форму, разработанную самостоятельно, утвердив ее в локальных документах компании. Но как бы оно ни было составлено, его утверждают приказом руководителя.

Штатку невозможно утвердить раз и навсегда, ее в процессе деятельности приходится менять. Чтобы внести изменения в этот документ, аналогично необходимо издать приказ по предприятию.

Подробнее: как составить приказ об утверждении штатного расписания

Как часто разрешается вносить изменения в штатное расписание

Закон не установил, как часто допускается корректировать штатное расписание. Об этом сказано и в письме Роструда № 428-6-1 от 22.03.2012. Все сведения в штатке необходимо всегда приводить в соответствие с другими трудовыми документами. В связи с этим, если меняются оклады или названия должностей, требуется вносить изменения в документ.

Штатку утверждают на определенный срок, обычно на 1 год. Если в компании происходят срочные кадровые перестановки, сокращения штата и т. д., то вносят изменения в любой момент, не дожидаясь окончания срока действия документа.

Получается, что менять документ допустимо неограниченное количество раз. Закон частоту корректировок не определяет. Это решает руководство компании с учетом перемен в структуре, численности штата, заработной плате и др.

В каких случаях необходим приказ о корректировке штатки

Внося изменение в штатку, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата и его материальное обеспечение. Распорядительный акт о внесении поправок работодатель вправе издать при необходимости в любой момент деятельности. Среди основных причин:

• исключение из штатки вакантных должностей или целых подразделений компании в связи с организационными изменениями;
• внесение изменений в штатное расписание из-за добавления штатной единицы, если необходимо расширение производства или увеличение объема оказываемых услуг;
• сокращение занятых единиц в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
• корректировка окладов;
• переименование подразделения или должности;
• исправление допущенных ошибок.

Поправки в ШР делаются двумя способами:

• внесением изменений в старый документ;
• утверждением нового ШР.

Рекомендуется учитывать, что сроки от издания распоряжения до его вступления в силу варьируются в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. Если в результате меняются условия труда по инициативе работодателя, сотрудника уведомляют за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). С учетом необходимости соблюдения этого срока принимается, например, приказ об изменении штатного расписания из-за введения новых должностей или увеличения оклада.

Вот пример распоряжения о поправках в ШР в связи с установлением нового оклада:

Образец допускается разработать самостоятельно, используя примеры бланков, унифицированной формы этого документа нет.

Кто готовит приказ об изменении штатного расписания

Решение о внесении изменений принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением. Непосредственно составлением документа занимается специалист, на которого возложена ответственность за ведение этого документа. Обычно эти обязанности прописаны в должностной инструкции или трудовом договоре работника. Обычно подготовка приказа возлагается на специалиста по кадрам. Окончательное заверение распорядительного акта осуществляет руководитель компании.

Подобнее:

• как утвердить новое ШР;
• как хранить штатное расписание.

Порядок подготовки и издания приказа о переменах в штатке

Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом корректировать ШР.

Вот порядок, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности:

• указать основание введения новой единицы;
• указать ее наименование;
• прописать количество единиц.

ШР начинает действовать в новой редакции с учетом изменений.

После того как руководитель решил внести поправки, он дает распоряжение уполномоченному лицу подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные с ШР, являются общими по организации. Чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, например, «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке для ограничения доступа к персональной информации работников (в них содержится информация о размере окладов). Срок хранения, по п. 40 перечня, утвержденного Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019, составляет не менее 10 лет, в государственных и муниципальных организациях они хранятся постоянно в собственном архиве, а затем передаются в государственный.

Держать в ШР резервные места нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность предпочтительнее временно исключить из ШР. Тем более, что вернуть ее никакого труда не составит.

Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Требования к его содержанию все же есть.

Подробнее: все, что нужно знать о штатном расписании

Какие сведения должны содержаться в штатке

Перед подготовкой документа необходимо ориентироваться на стандартные правила, как изменения в штатное расписание вносятся при помощи распорядительного акта. Он всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем указывается полное название фирмы и наименование самого документа. К оформлению предъявляются следующие требования:

• в названии акта обязательно указывается его тема;
• проставляются номер и дата составления;
• текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой указывают причины внесения поправок, а во второй — их конкретизацию. В качестве причин допускается указывать реорганизацию фирмы, оптимизацию структуры организации либо введение профессиональных стандартов;
• если необходимо, в документе даются поручения уполномоченным лицам и отделам подготовить сопутствующие процедуры и документы (например, увольнение сотрудников при сокращении);
• подписывает локальный акт директор предприятия либо уполномоченное на это лицо.

При подготовке документа необходимо учитывать, как указывать даты введения поправок и знакомить с ними сотрудников. В ряде случаев распорядительные акты издают заранее, а поправки вступают в силу позже. Как мы указывали выше, это происходит, когда, по требованиям ТК РФ, необходимо известить работников о новых условиях трудового договора за два месяца. Так, это актуально для приказа о введении в штат новой единицы, сокращении штата, увеличении или уменьшении окладов для действующих занятых должностей.

Но в иных случаях (например, если должности вакантны) работодатель не обязан заранее знакомить работников с новыми правилами. И они вступают в силу сразу.

Какими приказами утвердить штатку

Рассмотрим образец распорядительного акта, изданного в связи с исключением должностей из штатки. Должности не заняты, поэтому новые условия вступают в силу на следующий рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не требуется (за исключением профильных подразделений).

Подробнее: как оформить сокращение должности в штатном расписании

А это пример приказа о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности (с учетом уведомления сотрудников за 2 месяца):

Часто задаваемые вопросы по приказу об изменении штатного расписания