Отпуск для главбуха — оформляем правильно
Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.
Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?
В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.
Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве
Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):
Правильное оформление «временного» главного бухгалтера
Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.
«Приказ № ___ о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтераВ связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю:назначить на период с __________________по ______________ временно исполняющим обязанности главного бухгалтера ___________________________.На указанный период передаётся право ведения бухгалтерского учёта, а так же право подписи всех необходимых документов.Настоящий приказ довести до сведения всех работников организации.Основание: решение генерального директора ООО «_________».С приказом ознакомлен ____________________________ ( )Генеральный директор___________ ( )»
Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:
- Совмещение.
- Временный перевод.
Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.
А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.
Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.
Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:
Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.
Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.