Заявление на выдачу пропуска: правила написания и образец
Заявление на выдачу пропуска — это письменный запрос на получение документа, позволяющего свободно заходить или въезжать на закрытую территорию предприятия. Формы запросов и разрешений утверждаются внутренними нормативными актами.
В каких случаях надо писать заявление на получение пропуска
В соответствии с Законом РФ от 11.03.1992 № 2487-1 на предприятиях устанавливают пропускной режим. Это делается, чтобы не допускать на территорию посторонних людей и контролировать завоз и вывоз грузов и ценностей. Это особенно актуально для секретных объектов, производственных предприятий, административных зданий. С установленным порядком необходимо ознакомить персонал предприятия и посетителей (п. 7 ст. 1.1 Закона № 2487-1) и обеспечить доступ через проходную по специальным разрешениям.
В законе нет четкого требования, в каких конкретно документах на предприятии следует указать правила пропускного режима. Обычно это внутренние положения об установлении такого режима. В них перечисляют порядок проведения мероприятий по учету перемещения людей и имущества внутри объекта и за его пределами, утверждают виды разрешительных документов, бланки заявления на выдачу пропуска в здание и т. д.
В зависимости от специфики деятельности эти документы делятся на:
- служебные удостоверения;
- электронные пропуска (постоянные, временные, разовые);
- специальные разрешения для автомобильной техники;
- материальные разрешения (для заноса и выноса имущества и грузов).
Такие документы выдают новым сотрудникам или тем, кто работает давно, но потерял выданное ранее удостоверение. Иногда приходится переоформить его, когда у человека поменялись персональные данные. Периодически они требуются и следующим посетителям:
- работникам партнерских компаний, контрагентов;
- представителям СМИ;
- иностранным экспертам;
- работникам подрядных организаций или ИП, предлагающих услуги и работы по ремонту, техобслуживанию производственного оборудования и др.
Среди тех, кто вправе зайти на предприятия по служебным удостоверениям:
- сотрудники санэпиднадзора;
- инспекторы труда и энергетического надзора;
- полицейские и сотрудники прокуратуры.
По какой форме писать заявление
Законодательство не устанавливает единую форму заявки на пропуск, его разрешено писать в свободном виде. Компании разрабатывают собственные бланки, исходя из специфики деятельности. Где-то достаточно единого для всех разрешения. А где-то требуются отдельные удостоверения по подразделениям, для работы по сменам, в выходные и праздники и др. В разных ситуациях необходимы разные формы заявления — для постоянного, временного или однократного визита, в любое помещение объекта или в одно из подразделений.
Если компания планирует провести культурные, социальные мероприятия или хозяйственную деятельность на границе, то необходимо подать заявление на получение пропуска в пограничную зону в ФСБ России. Бланки предусмотрены в приказе ФСБ РФ № 89 от 03.03.2021. Для индивидуальных разрешений — в приложениях № 1, 2 и 3, для коллективного допуска — № 4 и 5, для хоздеятельности и общественных мероприятий — № 6, на промысловую, исследовательскую деятельность в российской части водных объектов на границе — № 7 и др.
На обычных предприятиях заявление составляют по стандартной структуре:
- в шапке пишут, кому адресован запрос (Ф.И.О., должность), наименование компании;
- посередине наименование документа;
- в основном блоке — сведения о заявителе (Ф.И.О сотрудника) и о его транспортном средстве (если необходимо заехать на авто);
- какова цель нахождения на объекте;
- на какой срок требуется допуск (постоянно, временно, на один раз);
- дата и подпись.
Если в здание необходимо пропустить представителей компаний-контрагентов, то ходатайство пишут от имени гендиректора юрлица. В нем указывают список работников, которым требуется допуск в здание, и дают ссылку на контракт об услугах или работах. Если для работы необходимо проехать на машинах, то указывают их количество, марку, номер.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как работодателю организовать внутренний контроль (самоконтроль) соблюдения трудового законодательства по рекомендациям Минтруда России. Используйте эти инструкции бесплатно.
Вот как выглядит заявление в администрацию на пропуска для получения постоянного пропуска работнику компании, которому необходим проезд через КПП на автомобиле:
А это запрос на временное разрешение на посещение территории компании от подрядной организации, выполняющей ремонт по договору. В таком случае пишут от имени юрлица:
Если требуется разрешение на визит зарубежных партнеров, то необходимо отправить письмо о выдаче пропуска в администрацию для проведения совместных мероприятий.
А вот бланк заявления для оформления постоянного разрешения для работников предприятия:
|
Директору _____________________________ инициалы, фамилия Заявление Прошу Вас выдать мне пропуск для въезда на территорию __________________________________________________________ (наименование здания, объекта) автомашины ________________________________ (марка, модель), гос. номер ______________________________, цвет ________________________________, принадлежащей мне, ___________________________ (должность работника, наименование структурного подразделения), _________________________________________________ (фамилия, имя, отчество), контактный телефон: _____________________________________.
_______________________________________________________ должность, фамилия, инициалы заявителя подпись «___»______________20___г. |
Кому и как подать заявление
Сотрудники пишут заявку и лично отдают секретарю или начальнику службы безопасности предприятия. Для посетителей есть возможность отдать письмо лично или прислать по почте (электронной или обычной), если это предусмотрено правилами компании. В государственные органы существует несколько вариантов:
- при личном обращении;
- по официальному адресу электронной почты ведомства;
- по почте России;
- через единый портал Госуслуг.
Готовые разрешения присылают по почте или отдают при личном визите (оговаривается заранее).