Как составить служебную записку о компенсации расходов на бензин
Служебка на компенсацию топлива оформляется работником предприятия. В налоговом учете фирмы смогут учесть только часть затрат даже при наличии всех сопроводительных документов.
Что такое служебная записка на возмещение ГСМ
Если работник предприятия в служебных целях использует личный транспорт, то составляется служебная записка о компенсации расходов на бензин в свободной или утвержденной организацией форме. Это документ, на основании которого предприятие компенсирует сотруднику денежные средства, затраченные на горюче-смазочные материалы в интересах фирмы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить использование личного авто сотрудника в служебных целях. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто и когда ее пишет
Служебку пишет сотрудник, который с согласия работодателя и в его интересах использует личное имущество (например, автомобиль). Обязанность работодателя компенсировать расходы прописана в статье 188 ТК РФ.
Какие виды расходов возмещают:
- факт использования личного имущества сотрудника (например, машины, инструмента и т.д.);
- расходы ГСМ;
- амортизацию имущества (например, при поездках в командировку);
- затраты на ремонт, если поломка произошла в рабочей поездке;
- иные, связанные с использованием.
Закрепите размер возмещения в дополнительном соглашении трудового договора.
Как оформить служебную записку
- наименование компании, кому адресована и ФИО директора;
- должность и ФИО сотрудника, от кого пишется;
- основную часть, которая содержит просьбу о компенсации затрат на ГСМ, расшифровку сумм, потраченных за время исполнения служебных обязанностей с использованием личного имущества;
- данные о транспортном средстве: марка, регистрационный номер, приложите копию свидетельства о регистрации, фотографии пробега авто до отправки и после возвращения и т.д.;
- маршрут и цели поездки;
- блок с подтверждающими документами (например, чек № 1 от 10.05.2022 на приобретение бензина АИ-95);
- дату составления и подпись работника.
Например, сотрудник уехал в командировку на своем личном транспорте в г. Москву. На основании положения о командировках ООО «PPT.ru» и заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору ему положено возмещение бензина, амортизации автомобиля в фиксированном размере 2000 рублей за одну поездку.
Вот образец служебной записки на компенсацию бензина сотрудника.
|
Генеральному директору ООО «PPT.ru» Петрову П.П. от регионального менеджера Пэпэтэшина П.П. Служебная записка В период с 5 по 8 мая 2022 года на основании приказа генерального директора №1 от 04.05.2022 с целью привлечения новых клиентов находился в командировке в г. Москве. В командировку ездил на собственном автомобиле:
Маршрут в командировке:
На основании положения о командировках, дополнительного соглашения № 1 от 01.04.2022 к трудовому договору прошу:
Приложения:
Региональный менеджер Пэпэтэшин П.П. _____________ 8 мая 2022 г. |
За использование личного транспорта в рабочих целях предприятия составьте документ по этому образцу служебки на компенсацию ГСМ:
В налоговом учете установлены предельные размеры возмещения расходов в зависимости от объема двигателя машины (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ № 92 от 08.02.2002):
- 1200 руб. в месяц (объем двигателя до 2000 куб. метров);
- 1500 руб. (объем двигателя свыше 2000 куб. метров).
Может пригодиться: как правильно составить приказ об утверждении норм расхода топлива