Электронная трудовая книжка
В 2024 году каждому гражданину заводят электронную трудовую книжку (ЭТК). Ее ведут отдельно от бумажной или совместно. Рассказываем, как ее оформить, как получить выписку, какие сведения в нее включают.
Электронная трудовая книжка
ЭТК — это цифровой реестр, который ведет СФР на каждого трудоустроенного гражданина. В нем отражают прием и увольнение, перевод, переименования организации и пр.
Данные доступны для скачивания в личном кабинете СФР и на Госуслугах.
Как оформить электронную трудовую книжку самому
ТК заводит работодатель на каждого трудоустроенного работника. Направляя отчет в СФР о кадровых изменениях, система формирует ЭТК на гражданина.
Для оформления гражданину не требуется предпринимать никаких действий, СФР автоматически заводит цифровую ТК официально трудоустроенным гражданам на основании отчетов работодателей.
Что выбрать: электронную трудовую книжку или бумажную
ЭТК ведут независимо от наличия или отсутствия бумажной. Оставить бумажный документ или нет — зависит от предпочтения гражданина. Бумажный вариант оставляют граждане, имеющие большой опыт работы и привыкшие к наличию бумажного документа. Его наличие не влияет на порядок назначения пенсии, учета стажа и пр.
Если записей немного и опыт небольшой, целесообразно отказаться от бумаги, поскольку этот документ не требуется для дальнейшей деятельности работника.
С какого числа ввели электронные трудовые книжки
ЭТК ввели 1 января 2020 года. Это был переходный год, до 31.12.2020 граждане должны были определиться: оставить бумажную ТК или нет.
Порядок перехода на электронную трудовую книжку
До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: ведение сведений о работе на бумаге или в цифровом формате. Для этого требовалось написать заявление на имя работодателя. Если гражданин выбирал бумажный вариант, существующую ТК на бумаге продолжали вести совместно с цифровой. Если выбрали цифровую, в бумажной делали запись об ЭТК и возвращали ее гражданину. Если гражданин не подавал заявления или принял решение отказаться от бумажной ТК, необходимо в любое время подать работодателю заявление об отказе от бумажной ТК.
Где получить электронную трудовую книжку
Данные из реестра сведений о работе доступны на Госуслугах и в личном кабинете СФР. Если запросить сведения не получается, необходимо обратиться в СФР для получения распечатки с данными из ЭТК.
Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку
Бумажные ТК сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Бумага добавляет в жизнь бюрократии, государство стремится цифровизировать большинство документов. В случае утери бумажной ТК ее восстановление займет много времени: необходимо собрать справки от бывших работодателей, обратиться в СФР, восстановить записи.
В цифровом формате данные хранит государство. Сведения не потеряются, они доступны в любой момент по запросу гражданина.
Переход на ЭТК позволит сократить объем бумаг и оптимизировать взаимодействие с государством.
Подробнее: правила перехода на электронные трудовые книжки
Где посмотреть электронную трудовую книжку
Посмотреть сведения о работе можно на Госуслугах или в личном кабинете СФР.
На Госуслугах необходимо сформировать запрос в разделе «Работа и занятость» — «Выписка из ЭТК».
В личном кабинете появится уведомление о выполнении запроса и файл с выпиской, подписанный ЭЦП.
На сайте СФР запрос доступен в разделе «Справки».
Может пригодиться: как выглядит, зачем нужна и как получить форму СТД-СФР
Заявление на ведение электронной трудовой книжки
Для отказа от бумажной ТК и перехода на цифровую необходимо подать работодателю заявление. Его составляют в свободной форме с формулировкой:
«Прошу предоставлять сведения о моей рабочей деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
Работодатель сделает запись в бумажной ТК о ведении ЭТК и вернет документ работнику.
Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой
Для оформления сотрудника на работу достаточно подписать договор и направить в СФР форму ЕФС-1 (раздел 1 и подраздел 1.1).
Отчет ЕФС-1 направляют не позднее дня, следующего за днем трудоустройства.
Для кадрового учета потребуется выписка из ЭТК о прошлых местах работы, данные необходимы для подсчета стажа в случае ухода сотрудника на больничный. Работодатель не вправе запросить сведения о стаже, сотруднику необходимо самостоятельно запросить данные на Госуслугах в форме выписки из ЭТК.
Подробнее: как заполнить отчет ЕФС-1
Как заверить электронную трудовую книжку
При получении выписки на Госуслугах и в СФР ее не требуется заверять. Документ подписан ЭЦП — этого достаточно для придания бумаге юридической силы.
Работодатель вправе выдать выписку о текущем месте работы. Ее оформляют в форме СТД-Р. Выписку заверяют подписью уполномоченного работодателем лица и печатью.
Подробнее: что такое СТД-Р, зачем нужен и как заполнить
Электронная трудовая книжка не соответствует бумажной, как исправить
Алгоритм зависит от причины ошибки:
- если ошибку допустил действующий работодатель, ему необходимо направить корректирующий отчет ЕФС-1 с верными данными;
- если ошибка допущена бывшим работодателем, необходимо обратиться к нему с требованием о направлении корректирующего ЕФС-1. Просьбу можно передать устно. Если работодатель не отреагирует, напишите заявление с требованием об устранении ошибки. В случае отказа обратитесь в ГИТ;
- если в ЭТК содержатся неверные данные о стаже с прошлых мест работы, до введения ЭТК, обратитесь в СФР для уточнения данных.
Как отказаться от электронной трудовой книжки
Отказаться от цифрового документа нельзя, его по умолчанию ведут на каждого работающего гражданина. Вернуться к бумажной после того, как работник от нее отказался, недопустимо (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).
Пока у работодателей сохраняется обязанность по направлению отчетов о кадровых изменениях, ЭТК формируют автоматически.
Электронная трудовая книжка при увольнении
При увольнении работодатель подает сведения в СФР и формирует работнику выписку о сведениях о работе у последнего работодателя.
Данные автоматически вносят в ЭТК.
Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении
В последний рабочий день работодатель выдает сотруднику сведения о работе у последнего работодателя по форме СТД-Р. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и содержит сведения о датах приема, перевода, увольнения.
Ее выдают на бумаге с подписью и печатью работодателя. Если работник не забрал СТД-Р, форму необходимо направить почтой заказным письмом с описью вложения.
В какой программе ведется электронная трудовая книжка
Любая программа для бухучета формирует сведения в ЭТК: 1С, Сбис, Контур и пр.
В разделе «Отчетность» программа сформирует бланк для направления в СФР. Бланк формируется на основании данных о сотруднике и созданного в программе приказа о приеме на работу.
После создания формы документ необходимо подписать ЭЦП и направить в ведомство.
Так выглядит формирование отчета в 1С:
Форму СЗВ-ТД отменили, вместо нее программа формирует ЕФС-1 — названия отчетов исправят после обновления программы.
Образец заполнения электронной трудовой книжки
Так выглядят данные в ЭТК:
Образец журнала учета электронных трудовых книжек
Журнал учета не является обязательным для работодателей. Его заводят для внутреннего учета.
В журнале отражают факт выдачи сотруднику СТД-Р при увольнении.
Вот образец:
Сведения о награждениях в электронной трудовой книжке
Сведения о награждениях в документе не отражают. Законом не установлена обязанность работодателя по передаче сведений о награждениях в СФР.
Эти данные потребуются для получения льгот и подтверждения льготного стажа.
Для этого необходимо предоставить первичные документы о наградах — свидетельства, грамоты, приказы и пр.
Как распечатать электронную трудовую книжку
Выписка из ЭТК приходит в личный кабинет в текстовом формате. Ее необходимо скачать и распечатать на принтере. Специальных бланков документ не требует, достаточно печати на чистом листе А4.