Как написать сопроводительное письмо
Оформление сопроводительного письма — не обязанность и не требование законодательства, а сложившийся обычай делового оборота. Каждый руководитель и сотрудник ведет деловую переписку, поэтому необходимо уметь грамотно составить обращение, чтобы упорядочить документооборот и иметь под рукой доказательство отправки и получения материалов другой стороной.
Зачем его составлять?
Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения:
- дату отправления. При необходимости это послужит доказательством того, что материалы были отправлены в срок;
- опись документов. Она позволит доказать их наличие у получателя;
- регистрационный номер (присваивается после получения). Даст возможность контролировать сроки исполнения.
Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства).
Может пригодиться: образец сопроводительного письма к акту сверки скачать форму, бланк
Сопроводительное письмо: пример
Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы. Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003 (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое).
Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы:
- «Шапка». Здесь следует указать реквизиты фирмы-отправителя, ФИО адресата, дату, исходящий номер и краткое содержание письма.
- Затем следует заглавие и официальное обращение к адресату по имени и отчеству.
- Основная часть. Ее можно условно разделить на две части: сообщение о направлении материалов и инструкция по обращению с ними.
- Список приложений. Это самый главный раздел — ведь именно прилагаемые документы являются целью и смысловым центром обращения. Если их несколько, то каждому необходимо присвоить порядковый номер, указать полное название, а также количество листов.
- Подпись уполномоченного лица.
Дополнительно: образец сопроводительного письма к коммерческому предложению
В соответствии с общим порядком, предусмотренным ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива, официальное послание необходимо оформить на фирменном бланке, указав регистрационный номер и заверив его печатью. В каждой организации необходимо выработать образец — как пишется сопроводительное письмо, — чтобы исходящая документация всегда была выполнена в единообразной форме.
В помощь: сопроводительное письмо к документам скачать образец формы, бланк
Как отслеживается маршрут обращения
Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:
- Исполнитель визирует проект бланка у уполномоченного должностного лица.
- Обращение с пакетом приложений подписывается у генерального директора.
- Регистрация и присвоение исходящего номера.
- Отправка адресату заказным отправлением.
- В организации-адресате поступившая документация проверяется на наличие всех указанных приложений. Если каких-либо из заявленных документов не хватает, то составляется соответствующий акт, и все возвращается отправителю.
- Если все в порядке, то обращение регистрируется, и ему присваивается входящий номер.
- Руководитель организации-адресата знакомится с ним и назначает исполнителя.
- Секретарь передает задачу исполнителю, при этом оригинал он оставляет в канцелярии и подшивает в дело.
Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет. По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить.