Как написать официальное письмо с просьбой
Уметь писать деловые письма — нужный навык для каждого, поскольку он может пригодиться как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, чтобы обратиться в государственный орган или к должностному лицу за помощью. Поэтому разберем, как правильно составить текст с просьбой, дадим полезные образцы.
В каких случаях пишется
Одним из самых распространенных видов деловых писем является просьба или ходатайство. Давайте разберем, в каком случае пишется просьба. Обычно ее составляют, чтобы сподвигнуть какое-либо должностное лицо, руководство организации или иное лицо, обладающее необходимыми полномочиями, к решению вопроса в пользу просителя и подразумевает действие. Просителем вправе выступать как представитель юридического лица, так и обычный гражданин для решения частных задач. А цели обращения юрлиц могут быть, например, такими:
- предоставление отсрочки по оплате долга;
- снижение стоимости аренды помещения;
- выделение средств на оплату проекта;
- содействие в разрешении сложной ситуации;
- продление срока при исполнении каких-либо юридических действий.
Для сведения: как учитывается и облагается налогами спонсорская помощь
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие формулировки целесообразно использовать при получении целевых средств на уставную деятельность, чтобы не платить с них налог на прибыль. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как составить письмо-просьбу
Если мы говорим о крупной компании, то там, скорее всего, существует локальный акт, устанавливающий требования к тому, как составить текст с просьбой. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, актуальных по отношению ко всем официальным документам. Для начала важно соблюсти структуру документа, состоящую из:
- шапки (кто к кому обращается, с обязательным указанием должности, названия организации и Ф.И.О. как адресата, так и просителя, контактный номер, если обращается физлицо);
- основной, просительной части (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, приведение аргументов). Если вопрос, которого касается прошение, не слишком сложный, приступите сразу к сути. Если ситуация требует пояснений, начните со ссылок на законы и нормативные акты, судебную практику, приведите сначала весомые аргументы, в итоге изложите просьбу. Не забудьте начать с уважительного обращения по имени, отчеству (Уважаемый Иван Иванович!) или приветствия (Добрый день!);
- заключительной части (сюда входят приложения (если есть), должность и подпись с расшифровкой заявителя, дата составления. Юрлицо указывает Ф.И.О. исполнителя и его контактный номер).
Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием данных о компании в полном объеме — название, ОГРН, ИНН, КПП, юр. адрес и другая важная для идентификации просителя информация. Между шапкой и обращением к адресату указывают название письма (письмо-прошение).
Надо знать: требования к оформлению документации
Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями
Предлагаем вашему вниманию актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» ИНН/КПП 1234567890/121001001 ОГРН 2323454567001 ОКПО 90100101 адрес: 456789, пр. Замечательный, д. 1 Генеральному директору ООО «Звезда» Иванову И.И. 456789, пр. Замечательный, д. 3 Генерального директора ООО «Ppt.ru» Петрова П.П. Письмо-прошение № 1 от 10.04.2024 Уважаемый Иван Иванович! Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Звезда» 10.03.2023заключен договор № 13 об аренде нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская обл., Озерск, пр. Замечательный, д. 1, сроком на 1 год, предусматривающий пролонгацию. В указанном помещении размещается магазин непродовольственных товаров. Ввиду сложной экономической ситуации, сложившейся из-за санкций, роста курса валют и снижения покупательской способности населения, компания несет убытки. За время сотрудничества у нас сложились прекрасные деловые отношения, основанные на добросовестном исполнении обязательств и взаимовыгодном партнерстве. Учитывая изложенное, просим с пониманием отнестись к сложившейся ситуации, снизив арендную плату на 15%. Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество и нахождение обоюдно выгодного оптимального коммерческого решения. Генеральный директор П.П. Петров Исп. П.П. Пэпэтэшина 123-45-67 |
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Это пример письма в другую коммерческую организацию, установленной формы нет, составлен свободно, структура, описанная выше, соблюдена.
Теперь посмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения такая же, но есть нюанс. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам, в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», не забывайте придерживаться логики в изложении.
|
Главе государственной администрации Г. Иваново Ивановой Н.П. от Пэпэтэшина П.П., Проживающего по адресу: Садоводство-1 Иваново г., участок 87 тел.: 123-45-67 Письмо-прошение Уважаемая Наталья Петровна! Я являюсь собственником дачного участка, расположенного по вышеуказанному адресу, с 2023 года. Обращаюсь к Вам для решения проблемы, связанной с ремонтом дачной дороги, расположенной вдоль всего садоводства. После зимы дорога в рытвинах и ямах, отсутствуют куски асфальта и пешеходная зона отсутствует, что влечет невозможность использования как личного транспорта, так и прохода пешком до автобусной остановки. Жизнь и здоровье садоводов, которые пользуются этой дорогой, подвергаются опасности. Учитывая изложенное, прошу рассмотреть мое прошение и решить вопрос с ремонтом дороги. Прошу дать письменный ответ на мое обращение в кратчайший срок. Приложение: фото на 3 листах. 10.04.2024 П.П. Пэпэтэшина |
Рассмотрев образец просьбы к главе, вы убедились, как полезно уметь писать ходатайства? Это еще не все, мы подготовили для вас еще несколько полезных примеров.
Дополнительно: правила оформления письма с приглашением о сотрудничестве