Особенности ведения книги учета доходов и расходов для ИП

Кто должен вести книгу учета доходов и расходов

Вести КУДиР обязаны индивидуальные предприниматели. ИП ведут книгу независимо от того, какой налоговый режим они применяют:

• ОСНО;
• УСН с любым объектом налогообложения;
• ПСН;
• ЕСХН.

Организации на УСН тоже обязаны вести книгу. А вот компаниям на ОСНО книга учета доходов и расходов не требуется. Не нужна КУДиР и организациям на ЕСХН: они ведут учет показателей для расчета налоговой базы по ЕСХН и суммы налога на основании данных бухучета (п. 8 ст. 346.5 НК РФ).

Как вести книгу учета доходов и расходов: общие требования

Каждый год открывается новая КУДиР. В конце года книгу распечатывают, прошивают, нумеруют страницы, указывают их общее количество и удостоверяют подписью руководителя организации или ИП.

Все сведения записываются в хронологическом порядке на основании первичных документов кассовым методом — только после оплаты первички. КУДиР хранят 5 лет (п. 38 перечня из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019). По требованию НК РФ, первичные документы бухгалтерского и налогового учета, по которым делают записи, тоже хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Как вести КУДиР для предпринимателей на ОСНО

Форма и порядок заполнения книги для ИП на ОСНО утвержден совместным Приказом Минфина № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Предприниматели на общей системе обязаны отражать доходы и расходы от предпринимательской деятельности для расчета НДФЛ (п. 2 ст. 54 НК РФ, п. 2 порядка из приказа Минфина и МНС).

ИП вправе разработать собственную форму КУДиР и согласовывать ее с налоговым органом, если это требуется из-за специфики деятельности или для предпринимателя действует освобождение от НДС.

Книга доходов и расходов для ИП на ОСНО состоит из страницы со сведениями об ИП, содержания и 6 разделов:

1. Учет доходов и расходов.
2. Расчет амортизации основных средств.
3. Расчет для продолжения начисления амортизации по малоценным и быстроизнашивающимся предметам.
4. Расчет амортизации нематериальных активов.
5. Расчет начислений и выплат в виде оплаты труда и удержанных налогов.
6. Определение налоговой базы.

Для этих разделов разработаны таблицы, заполнять их надо отдельно по каждому виду деятельности.

На листе «Сведения об индивидуальном предпринимателе» указываются регистрационные данные ИП, его банковские счета, номера лицензий, номера кассовых аппаратов, виды предпринимательской деятельности, место осуществления деятельности, телефоны. В содержании перечисляют все заполненные таблицы с указанием номеров страниц. В 6.1 отражаются сводные данные, по которым заполняется доходная декларация.

Как вести КУДиР для организаций и предпринимателей на УСН

Все плательщики на УСН — и ИП, и организации — ведут книгу учета доходов и расходов. Объект налогообложения не имеет значения (ст. 346.24 НК РФ). Форма и порядок заполнения КУДиР для упрощенной системы налогообложения приведены в Приказе ФНС № ЕА-7-3/816@ от 07.11.2023. Новый бланк применяется с 1 января 2024 года.

Подробнее: как ИП на УСН вести книгу доходов и расходов

КУДиР для упрощенцев состоит из титульного листа и 4 разделов:

1. Доходы и расходы.
2. Расчет затрат на приобретение ОС и НМА, учитываемых при определении налоговой базы.
3. Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговою базу по УСН.
4. Сумма торгового сбора, уменьшающая налог по УСН.

На титульном листе указывают наименование налогоплательщика, ИНН, объект налогообложения, реквизиты банковского счета и налоговый период.

В разделе 1 в хронологическом порядке по мере поступления платежей от контрагентов записывают суммы выручки. Здесь поквартально отражают поступления и затраты. А графу 5 этого раздела заполняют только при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы». Квартальные показатели суммируются нарастающим итогом, и на основании полученного результата определяют налогооблагаемую базу для УСН.

Разделы 2 и 3 заполняются только при УСН с объектом «доходы минус расходы». А раздел 4 заполняется только при доходном объекте налогообложения (ст. 346.21 НК РФ).

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Как вести КУДиР для предпринимателей на ПСН

Все предприниматели на патенте ведут КУДиР, исключений нет. В книге отражают доходные поступления от реализации по деятельности на патенте (п. 1 ст. 346.53 НК РФ). Форма и порядок заполнения утверждены Приказом ФНС № ЕА-7-3/816@ от 07.11.2023. Она применяется с 1 января 2024 года.

Учетный документ для ПСН состоит из титульного листа и раздела для отражения выручки. Записи вносят в день получения оплаты и только по доходности ПСН. Для каждого патента открывают отдельную книгу — на срок действия патента в течение одного календарного года. Затраты по патентной деятельности в регистре не отражают.

Полезно: как подать заявление на патент ИП

Как вести КУДиР для предпринимателей на ЕСХН

Предприниматели, которые платят единый сельскохозяйственный налог, тоже ведут КУДиР (п. 8 ст. 346.5 НК РФ). Форма и порядок заполнения книги по ЕСХН закреплены Приказом ФНС № ЕА-7-3/816@ от 07.11.2023. Новый бланк применяют с 1 января 2024 года.

Документ состоит из титульного листа и двух разделов. В первом разделе отражают поступления и затраты по деятельности на ЕСХН. А второй предназначен для уменьшения налоговой базы на затраты по приобретению основных средств и нематериальных активов. Они включаются каждое полугодие по специальному расчету.

Советуем прочитать: все о ЕСХН

Как исправлять ошибки в книге учета доходов и расходов

Все корректировки в учетной книге должны быть обоснованы. Порядок исправления зависит от того, как налогоплательщик ведет КУДиР:

1. На бумаге. В таком случае надо просто зачеркнуть ошибку, а потом указать дату исправления. Рядом следует написать верное значение. Исправление необходимо заверить у руководителя организации (если она ведет книгу учета ДиР) или у предпринимателя. Если в деятельности используется печать, ее тоже надо поставить для подтверждения корректировки.
2. В электронном виде. Исправление электронного документа порядком заполнения не предусмотрено. Но на практике, если плательщик ведет электронную учетную книгу, надо просто скорректировать неправильную запись в программе учета. А если надо исправить уже распечатанный документ, внесите в него корректировки по аналогии с бумажной книгой учета ДиР.

Если же придется вносить корректировку в учетную книгу ДиР за прошлый период, возможно, потребуется скорректировать и отправить налоговикам уточненную декларацию по УСН, ЕСХН или отчетность на ОСНО. Напоминаем, что предприниматели на патентной системе налогообложения декларацию не сдают. Корректировочную отчетность формируют по той же форме, что действовала в период, за который вносят исправления.

Больше инструкция для ИП найдете в специальном разделе сайта