Как вести журнал регистрации приказов по личному составу
Журнал учета приказов по личному составу — это регистр, который используется для учета кадровых распоряжений, определяющих и изменяющих трудовые и должностные функции работников.
Для чего ведут журнал регистрации
Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:
- часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
- содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.
У крупных работодателей приказы вступают в силу только после регистрации — внесения в регистрационно-учетную форму и присвоения номера (п. 84 ГОСТ Р7.0.8-2013).
Что в нем регистрируют
На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:
- 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
- 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.
При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:
- по движению личного состава — индекс ЛС;
- отпускам — О;
- учету больничных — Б;
- командировкам — КМ.
Правила ведения журнала
Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.
- Порядковый номер распоряжения.
- Дата.
- Номер.
- Вид.
- Ф.И.О. работника.
- Основание издания.
- Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
- Подпись ответственного.
- Примечания.
Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:
- название организации (без реквизитов);
- продублированное с обложки название документа;
- даты ведения — начало и окончание.
|
ЖУРНАЛ регистрации приказов по личному составу ______________________ Начат: «___»________________20___ г. Окончен: «___»________________20___ г. |
На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).
Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:
- используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
- регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
- закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).
О правилах заполнения
Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:
- не допускайте ошибок, помарок;
- избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
- имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
- номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
- номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
- рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
- в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
- укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).
На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.
Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:
- ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;
- неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».
Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в организации должны быть документы, а какие могут отсутствовать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как и сколько хранить журнал
Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей. Закрытая книга передается в архив.
Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).
| Срок хранения, лет | Вид приказов |
|---|---|
| 50/75 | О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
| 50/75 | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда |
| 5 | О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью |
| 5 | О направлении в командировку |
| 5 | О служебных проверках |
| 3 | О взысканиях дисциплинарных |
Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:
- читаемость и сохранность данных;
- качественная четкая печать на хорошей бумаге.