Порядок действий, если выявлена недостача при инвентаризации

Порядок действий, если выявлена недостача

В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, говорится, как провести инвентаризацию, как выявить недостачу и как документально ее оформить.

Зафиксированное количество материальных ценностей отражается в инвентаризационной ведомости. Затем их сверяют с учетной номенклатурой и вычисляют результат.

Недостачей считают отсутствие актива, установленное при сопоставлении фактического количества ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Порядок действий, как оформить недостачу при инвентаризации, регламентирован Методическими указаниями № 49.

Результаты подсчета сводятся в сличительную ведомость. В этом документе суммы товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Итак, установлен факт отсутствия ценностей: что делать при недостаче при инвентаризации членам инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицам далее? Прежде чем искать виновных лиц, необходимо выяснить возможные причины ее образования. Документальное оформление результата инвентаризации, а также какими проводками отразить недостачу в учете осуществляется на основании решения инвентаризационной комиссии.

Причины образования недостачи

Возможных причин несколько. Рассмотрим каждую из них.

Ошибка бухгалтера при оприходовании ТМЦ

Иногда отсутствие ценностей легко объяснить: бухгалтер отвлекся и оприходовал неверное количество товара.

Несвоевременное отражение операций по списанию испорченного товара

Подобные случаи встречаются при ведении учета скоропортящихся товаров — например, цветочной продукции. Цветок завял, а списать не успели, и при проведении инвентаризации его не нашли.

Эти две причины являются типичными ошибками при ведении складского учета.

Пересортица

Пересортицей считают излишек и нехватку одного и тоже наименования.

Допустим, в сличительной ведомости числятся излишек 10 синих мячей и недостача 10 красных мячей одного и того же размера, производителя и т.д.

Вполне возможно, что в этом случае речь идет о пересортице. Произвести взаимный зачет можно, если излишек и нехватка ценностей были выявлены в одном отчетном периоде. Причем ответственным за оба наименования является один и тот же человек, а их количество и наименования — одинаковые.

Однако даже если наличие пересортицы очевидно, чтобы принять решение о зачете пересортицы, ее следует обосновать. Итоговое мнение об отражении пересортицы в учете должно быть зафиксировано в протоколе инвентаризационной комиссии.

Естественная убыль

Естественная убыль — это потеря товара, которая возникла в результате естественных процессов: испарения и т.д. Нормы убыли устанавливаются в порядке, который закреплен постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 № 814. В документе закреплено, что лимиты разрабатываются органами исполнительной власти в зависимости от отрасли. К примеру, нормы естественной убыли для сельскохозяйственной отрасли утверждаются Министерством сельского хозяйства РФ отдельно для каждого вида продукции.

В результате действий виновных лиц

Решение, каким образом оформить списание недостачи по результатам инвентаризации, принимает инвентаризационная комиссия в зависимости от причин ее образования.

Как отразить недостачу в учете

На своем заседании инвентаризационная комиссия рассматривает все возможные причины и выносит соответствующие решения:

• о зачете пересортицы;
• предложения по отнесению сумм недостающего имущества и имущества, пришедшего в негодность, за счет виновных лиц либо их списанию.

Решения инвентаризационной комиссии предоставляются руководителю организации, он и принимает окончательный вердикт об утверждении результатов инвентаризации, который фиксируется в приказе.

Типовая проводка, отражающая недостачу материалов при инвентаризации в бухгалтерском учете:

Может пригодиться: используем 94 счет Плана счетов для бухучета потерь и недостач

Порядок списания недостачи

В нормативных актах по бухгалтерскому учету закреплено положение, что недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки организации, а сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты.

Вы вправе отнести на затраты допустимую сумму, которая определена исходя из норм естественной убыли.

Однако обратите внимание, что допустимая недостача при инвентаризации определяется по лимитам, закрепленным в законодательстве. Если норма естественной убыли по какому-то виду товара утверждена только в нормативном акте организации, то списывать сумму отсутствующих ценностей на затраты не рекомендуется. Такая позиция приведена в Письме Минфина РФ от 08.10.2020 № 03-03-06/1/88000.

В ходе рассмотрения итогов комиссия учитывает возможные причины нехватки имущества и устанавливает виновных лиц. Если ценности отсутствуют в результате действий материально ответственного лица либо какого-то другого сотрудника, то комиссия запрашивает у них письменные объяснения.

Составляем объяснительную о причинах недостачи при инвентаризации

Объяснительная составляется в произвольной форме. Документ должен содержать реквизиты: дату, подпись работника.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Работник вправе отказаться от предоставления пояснений. В этом случае составьте акт о таком отказе.

Для того чтобы отнести убытки на виновное лицо, проводится служебное расследование. Для этого может создаваться специальная внутренняя комиссия, или это будет инвентаризационная комиссия. Результаты расследования оформляются актом, а решение фиксируется в приказе.

Однако возможен вариант, что в ходе расследования виновные лица будут не установлены либо во взыскании недостачи откажет суд. В этом случае сумма недостающих ценностей списывается на финансовый результат.

Решение о списании убытков принимается руководителем организации и оформляется соответствующим приказом, в котором указываются мероприятия, проведенные для выявления ответственных или виновных лиц. Основанием для оформления приказа является акт служебного расследования.

В учете будут сформированы проводки списания при инвентаризации, которые представлены в таблице.

На основании приказа бухгалтер оформляет акт на списание материальных ценностей.

Отсутствие оформленных документов является основанием для претензий налоговых органов.

В Методических рекомендациях по инвентаризации предусмотрено, что в перечне документов по итогам проведения контрольных мероприятий должны присутствовать документы от следственных или судебных органов, которые подтверждают отсутствие виновных лиц.

Таким образом, для установления виновных лиц следует обратиться и в следственные органы. Только при наличии документов, выданных уполномоченными органами, сумму недостач рекомендуется учесть во внереализационных расходах. Такая позиция приведена в Письме Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-07/34451.

Суды, рассматривая вопросы о правомерности включения в налоговую базу по налогу на прибыль убытков при инвентаризации, встают на сторону налоговых органов.

Например, в Определении Верховного Суда РФ от 14.01.2021 № 304-ЭС20-21549 суд отметил, что налогоплательщик обязан проводить мероприятия по установлению виновных лиц в недостаче: запрашивать объяснительные записки, проводить служебные расследования и обращаться в следственные органы. Если по результатам этих мероприятий виновные лица не установлены, только в этом случае сумму следует отнести на финансовые результаты. В рассматриваемом споре налогоплательщик списывал сумму недостающих ценностей на основании внутреннего документа — методики выявления и списания товарных потерь. Фактически убытки с материально ответственных должностных лиц не взыскивались, объяснительные с них не требовались, в органы внутренних дел организация не обращалась. Судом сделан вывод, что сумма убытков неправомерно включена в расходы в целях налогообложения прибыли.