Где и сколько должны храниться бланки строгой отчетности
На днях ко мне обратился давний клиент Дмитрий (имя я изменила), он директор организации, которая оказывает услуги физлицам. В «бухгалтерский строй» из длительного декрета вернулась бухгалтер по расчетам. Дмитрий обратился ко мне, чтобы я оперативно ознакомила его работника с последними изменениями относительно вопросов хранения и учета БСО: где, как и сколько хранить — и ввела ее в курс дела. Разбираемся вместе.
НПА, регулирующие правила и сроки хранения БСО
Бланк строгой отчетности — это первичный учетный документ. Он приравнен к кассовому чеку. Согласно законодательству, документ оформляют организации и ИП, которые обязаны применять ККТ. Несколько лет назад в законодательстве в отношении бланков строгой отчетности произошли изменения. Ранее для печати бланков строгой отчетности организации обращались в типографии, форма регулировалась Постановлением № 359 от 06.05.2008, которое сейчас не действует.
Надо знать: что относится к БСО и как с ними работать
На сегодняшний день, в соответствии с требованиями законодательства РФ о применении ККТ, формирование и хранение бланков происходит только в электронной форме. При необходимости его печати применяют автоматизированную систему в момент расчета между пользователем и клиентом. Бланк раскрывает сведения о платеже, подтверждает факт его осуществления (абз. 2, абз. 6 ст. 1.1 закона № 54-ФЗ).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформлять кассовые операции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Документ строгой отчетности либо отправляют клиенту в электронном варианте на его адрес электронной почты или через СМС, либо распечатывают и передают клиенту. По аналогии со сведениями кассового чека, сведения БСО отправляются электронно в налоговую.
Форма расчета в целях применения бланка значения не имеет (ст. 1.1, п. 1 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ).
Набор реквизитов БСО аналогичен реквизитам кассового чека, предусмотренным ст. 4.7 закона № 54-ФЗ.
Подробнее:
Использовать бланки, напечатанные в типографии, законодательство не запрещает, но важно учитывать следующее:
- обязательна одновременная выдача (направление) кассового чека (законодательных требований к типографской форме нет);
- выдача типографского варианта разрешена при условии, что законодательство не обязывает бизнес применять ККТ, но это делается с целью документального подтверждения и учета получения денежных средств от клиента;
- такие бланки не соответствуют требованиям закона № 54-ФЗ и не исполняют его положений.
Где должны храниться бланки строгой отчетности
Законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники устанавливает соответствующие требования к фискальному накопителю (специальной автоматизированной системе), который, в том числе:
- изготавливает и ведет учет бланков строгой отчетности в течение установленного срока;
- обеспечивает хранение сведений о платежах в отношении каждого напечатанного бланка в течение установленных сроков;
- передает эти сведения в налоговый орган в установленный срок.
Эти функции освобождают организации и ИП от необходимости учета, хранения документов на бумажном носителе, от ведения книги учета бланков строгой отчетности и хранения в определенных условиях. Хранение всех сведений происходит исключительно в электронном виде на фискальном накопителе.
Вас может заинтересовать:
Сколько хранятся бланки строгой отчетности
Нормами п. 1 ст. 4, п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ регламентированы требования к фискальному накопителю по учету и обеспечению хранения реквизитов документов строгой отчетности согласно установленному сроку — в течение 5 лет с момента окончания его эксплуатации.
Срок хранения сведений о расчетах в некорректируемом виде для организаций или ИП (оператор фискальных данных), выставляющих документ, — 5 лет с даты их записи (абз. 7 п. 2 ст. 4.5 закона № 54-ФЗ).
Бумажный типографский вариант — это бухгалтерская первичка. В связи с этим срок хранения копии выданных БСО — 5 лет.
Часто задаваемые вопросы о бланках строгой отчетности
-
Вправе ли мы выдать покупателю бланк строгой отчетности, напечатанный в типографии, если у нас нет обязанности применять ККТ?
Если у вас нет обязанности применять кассовый аппарат, то вы вправе подтвердить расчеты с покупателем путем выдачи «типографского варианта» документа строгой отчетности.
-
Разрешено ли применять бланки строгой отчетности вместо кассового аппарата?
Если вы обязаны применять ККТ, типографские БСО использовать вы не вправе. Законодательство не запрещает выдавать типографские БСО исключительно при условии одновременной выдачи кассового чека.
-
По каким правилам формируются бланки строгой отчетности?
Все изготавливаемые БСО должны формироваться ККТ (п. 2, 5, 5.3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ) и иметь реквизиты, перечисленные в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ.
-
Где хранить бланки строгой отчетности?
Выставленные покупателям бланки о расчетах хранятся в памяти фискального накопителя (специальной автоматизированной системе).
-
Какой срок хранения бланков строгой отчетности?
В течение 5 лет.
-
Вправе ли покупатель обратиться с просьбой о восстановлении БСО?
Да, поскольку фискальный накопитель ККТ предназначен для учета и обеспечения хранения реквизитов документа о расчетах. Срок хранения ограничен 5 годами.
Уточните у покупателя дату, время и сумму покупки.