Где и сколько должны храниться бланки строгой отчетности

На днях ко мне обратился давний клиент Дмитрий (имя я изменила), он директор организации, которая оказывает услуги физлицам. В «бухгалтерский строй» из длительного декрета вернулась бухгалтер по расчетам. Дмитрий обратился ко мне, чтобы я оперативно ознакомила его работника с последними изменениями относительно вопросов хранения и учета БСО: где, как и сколько хранить — и ввела ее в курс дела. Разбираемся вместе.

Содержание

НПА, регулирующие правила и сроки хранения БСО

Бланк строгой отчетности — это первичный учетный документ. Он приравнен к кассовому чеку. Согласно законодательству, документ оформляют организации и ИП, которые обязаны применять ККТ. Несколько лет назад в законодательстве в отношении бланков строгой отчетности произошли изменения. Ранее для печати бланков строгой отчетности организации обращались в типографии, форма регулировалась Постановлением № 359 от 06.05.2008, которое сейчас не действует.

Надо знать: что относится к БСО и как с ними работать

На сегодняшний день, в соответствии с требованиями законодательства РФ о применении ККТ, формирование и хранение бланков происходит только в электронной форме. При необходимости его печати применяют автоматизированную систему в момент расчета между пользователем и клиентом. Бланк раскрывает сведения о платеже, подтверждает факт его осуществления (абз. 2, абз. 6 ст. 1.1 закона № 54-ФЗ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформлять кассовые операции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Документ строгой отчетности либо отправляют клиенту в электронном варианте на его адрес электронной почты или через СМС, либо распечатывают и передают клиенту. По аналогии со сведениями кассового чека, сведения БСО отправляются электронно в налоговую.

Форма расчета в целях применения бланка значения не имеет (ст. 1.1, п. 1 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ).

Набор реквизитов БСО аналогичен реквизитам кассового чека, предусмотренным ст. 4.7 закона № 54-ФЗ.

ВАЖНО!
БСО изготавливают только с применением ККТ. Законодательство обязывает прописывать в документе реквизиты, аналогичные кассовому чеку.

Подробнее:

Использовать бланки, напечатанные в типографии, законодательство не запрещает, но важно учитывать следующее:

  • обязательна одновременная выдача (направление) кассового чека (законодательных требований к типографской форме нет);
  • выдача типографского варианта разрешена при условии, что законодательство не обязывает бизнес применять ККТ, но это делается с целью документального подтверждения и учета получения денежных средств от клиента;
  • такие бланки не соответствуют требованиям закона № 54-ФЗ и не исполняют его положений.

Где должны храниться бланки строгой отчетности

Законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники устанавливает соответствующие требования к фискальному накопителю (специальной автоматизированной системе), который, в том числе:

  • изготавливает и ведет учет бланков строгой отчетности в течение установленного срока;
  • обеспечивает хранение сведений о платежах в отношении каждого напечатанного бланка в течение установленных сроков;
  • передает эти сведения в налоговый орган в установленный срок.

Эти функции освобождают организации и ИП от необходимости учета, хранения документов на бумажном носителе, от ведения книги учета бланков строгой отчетности и хранения в определенных условиях. Хранение всех сведений происходит исключительно в электронном виде на фискальном накопителе.

ВАЖНО!
ККТ должна обеспечивать возможность учета, хранения и поиска любого фискального отчета (в том числе бланка о расчетах), записанного на фискальный накопитель, по его номеру, и его печать на бумажном носителе в течение всего законодательно установленного срока хранения.

Вас может заинтересовать:

Сколько хранятся бланки строгой отчетности

Нормами п. 1 ст. 4, п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ регламентированы требования к фискальному накопителю по учету и обеспечению хранения реквизитов документов строгой отчетности согласно установленному сроку — в течение 5 лет с момента окончания его эксплуатации.

Срок хранения сведений о расчетах в некорректируемом виде для организаций или ИП (оператор фискальных данных), выставляющих документ, — 5 лет с даты их записи (абз. 7 п. 2 ст. 4.5 закона № 54-ФЗ).

Бумажный типографский вариант — это бухгалтерская первичка. В связи с этим срок хранения копии выданных БСО — 5 лет.

Часто задаваемые вопросы о бланках строгой отчетности