Журнал учета больничных листов: образец заполнения

Журнал учета больничных листов облегчает работу кадровой службы в вопросах выплаты пособий по нетрудоспособности. Вести его организация не обязана. Но его наличие делает учет более простым и эффективным.

Зачем нужен журнал учета больничных

Законодательной обязанности заводить его нет. Но необходимость хранить документы никто не отменял. Это касается и листков трудоспособности. А хранение следует организовать должным образом.

Обращаясь к такому регистру, бухгалтер или кадровик оперативно получит необходимые сведения:

• о наличии больничных у отдельных сотрудников в интересующий период;
• об их продолжительности;
• о причинах возникшей нетрудоспособности.

С его помощью ответственный сотрудник гораздо быстрее посчитает количество дней, которые сотрудник проболел, и сможет отследить, сколько из них еще предстоит оплатить.

Оформление и содержание

Унифицированной формы не существует. Каждая администрация разрабатывает собственную или использует один из стандартных вариантов. Тем, кто впервые заводит журнал учета больничных листов, образец заполнения предлагаем взять такой:

Как правило, в него обязательно заносят следующие данные:

• Ф.И.О. работника;
• номер листа нетрудоспособности;
• его дата выдачи;
• начало и конец периода нетрудоспособности;
• продолжительность этого периода (в днях);
• код причины нетрудоспособности.

По желанию добавляют подразделения, должности, медицинские учреждения, выдающие БЛ, и другие сведения.

Правила ведения

Существовать этот регистр может как в бумажном, так и в электронном виде. Последний вариант можно представить не только в текстовом формате.

Для крупных организаций удобнее использовать файл Excel с возможностями фильтрации, сортировки и суммирования данных. В специальных программных продуктах, например «1С:Зарплата и управление персоналом», такая форма присутствует.

Если все же выбран бумажный формат, то следует соблюдать такие правила:

• прошивать и пронумеровывать страницы;
• использовать только черные чернила;
• избегать исправлений и помарок;
• при завершении очередного журнала на последней странице проставлять количество страниц и заверять это подписью руководителя и печатью.

Хранить его необходимо пять лет, в соответствии с пунктом 897 Перечня типовых архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Скачать образец журнала учета больничных листов