Пошаговый алгоритм приема на работу и оформления нового работника

← Назад к теме № 3 «Испытательный срок»

§ 1. Как и когда заключать трудовой договор

Прием на работу сотрудника оформляется трудовым договором. Его разрешено составить в следующие сроки:

1. До первого рабочего дня сотрудника.
2. В первый рабочий день.
3. Не позднее трех дней с момента, когда работник приступил к исполнению должностных обязанностей.

Договор составляется в письменной форме в двух экземплярах. Каждый из них подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и принимаемым работником. Печатью документ необходимо скреплять в случае, если печать используется в хозяйственной деятельности организации. Один из подписанных экземпляров передается сотруднику, в подтверждение чего он ставит подпись на экземпляре работодателя.

Если сотрудник фактически к выполнению должностных обязанностей приступил, но по каким-то причинам отказался подписать трудовой договор, то рекомендуем зафиксировать такой отказ актом. Это позволит в будущем избежать претензий со стороны работника и(или) контролирующих органов и привлечения к административной ответственности.

Допускается подписание трудовых договоров с применением системы электронного документооборота (ЭДО) при наличии письменного согласия от работника на его применение, но при условии, что у такого сотрудника есть стаж на 31.12.2021 (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).

Если производится трудоустройство работника, который будет трудиться в дистанционном режиме, то подписание трудового договора осуществляется следующими способами:

1. Документ на бумажном носителе, подписанный со стороны работодателя, в двух экземплярах направляется заказным письмом в адрес работника. После подписания сотрудник возвращает подписанный экземпляр в адрес работодателя, а второй оставляет себе.
2. При использовании электронного документооборота (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

§ 2. Как внести запись в трудовую книжку

После оформления трудового договора внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника, если она ведется в бумажном виде. Запись вносится в срок не позднее пяти рабочих дней с момента приема на работу. В трудовой книжке необходимо указать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дату начала трудовых отношений.
3. Название организации.
4. Наименование структурного подразделения (при его наличии).
5. Должность, на которую принят работник.
6. Основание трудоустройства: реквизиты приказа о приеме на работу (если он издавался) либо трудового договора.

Если работник отказался от бумажной трудовой, то на него требуется сдать отчетность в Социальный фонд — подраздел 1.1 ЕФС-1. Обратите внимание, что такая отчетность сдается и в отношении тех, кому вы внесли запись в бумажную трудовую.

§ 3. Какие инструктажи проводить новому работнику

После трудоустройства сотрудника с ним необходимо провести следующие виды инструктажей:

1. Вводный по охране труда. Он проводится до того, как работник приступил к выполнению должностных обязанностей.
2. Первичный по охране труда на рабочем месте. Проводят до того момента, как работник приступил к самостоятельному исполнению должностных обязанностей. Допускается освободить от него отдельные категории сотрудников, которые работают с ПК и офисной оргтехникой, при отсутствии иных источников опасности, а по итогам СОУТ условия их труда являются оптимальными или допустимыми.
3. Вводный противопожарный.
4. Первичный противопожарный на рабочем месте. Допускается совместить с вводным противопожарным инструктажем.
5. Вводный по гражданской обороне. Проводят в течение месяца с момента трудоустройства.
6. По действиям в чрезвычайных ситуациях. Проводят в течение месяца со дня приема на работу.

§ 4. С какими локальными актами ознакомить нового работника

Перед подписанием трудового договора необходимо ознакомить сотрудниками со следующими ЛНА:

1. Колдоговором.
2. ПВТР.
3. Правилами, касающимися персональных данных (хранение, использование, защита).
4. Положением об оплате труда, премировании.
5. Касающимися охраны труда (правила, инструкции).
6. Должностной инструкцией.
7. Иными ЛНА (например, о коммерческой тайне, документообороте, материальной ответственности и т.д.).

Факт ознакомления работника с ЛНА при трудоустройстве необходимо зафиксировать:

1. При ознакомлении с документами на бумажном носителе — ознакомьте сотрудника под роспись, которую он ставит на листе ознакомления, в специальном журнале или внесите соответствующий пункт в трудовой договор.
2. При ознакомлении путем ЭДО — факт ознакомления отражается посредством обмена электронными документами.

§ 5. Документальное оформление приема на работу

При документальном оформлении приема на работу необходимо учесть следующее:

1. Заявление о приеме на работу. Не является обязательным документом, но работодатель вправе попросить трудоустраиваемого работника его написать.
2. Приказ о приеме на работу. Издавать в обязательном порядке не требуется, оформляется по усмотрению работодателя.
3. Личная карточка — обязанности вести личную карточку по форме Т-2 у работодателя нет. Он вправе самостоятельно для упорядочения кадрового документооборота ввести ее использование в организации. В таком случае карточка ведения осуществляется по форме Т-2 или иной, утвержденной работодателем. Допускается ведение личных карточек в электронном виде.
4. Согласие на обработку персональных данных — требуется запросить от работника в обязательном порядке. Такое согласие оформляется отдельным документом, или соответствующее условие включается в текст трудового договора. Если требуется обработка биометрических персданных (к примеру, фото для пропуска), то отдельно пропишите это в перечне данных, на обработку которых соглашается трудоустраиваемое лицо.

§ 6. Отчетность по новому работнику и уведомление госорганов

После трудоустройства нового сотрудника необходимо представить следующие виды отчетности:

1. В Социальный фонд по месту регистрации организации сдать ЕФС-1. Сдается она не позднее следующего рабочего дня после подписания сторонами трудового договора. Потребуется заполнить подраздел 1.1 раздела 1.
2. В военкомат. При приеме военнообязанных лиц, которые подлежат воинскому учету, сведения об их трудоустройстве направляются в военкомат не позднее пяти дней со дня оформления нового сотрудника. Подаются они руководителем или военно-учетным работником.
3. При приеме лица, которое в предыдущие два года занимало должности государственной или муниципальной службы, в течение 10 дней с момента оформления трудового договора о факте трудоустройства необходимо уведомить бывшего работодателя (нанимателя) такого сотрудника. Уведомление составляется в свободной форме.
4. При трудоустройстве иностранного гражданина в срок не позднее трех рабочих дней в органы МВД необходимо направить уведомление, составленное по форме, утвержденной Приказом МВД России № 536 от 30.07.2020.

Вопросы для самопроверки

Далее к теме № 5 «Нюансы трудоустройства «непростых» сотрудников» →