Пошаговый алгоритм приема на работу и оформления нового работника

После представления будущим сотрудником всех необходимых для трудоустройства документов оформляется его прием на работу. Делается это по определенному алгоритму.

Содержание

← Назад к теме № 3 «Испытательный срок»

§ 1. Как и когда заключать трудовой договор

Прием на работу сотрудника оформляется трудовым договором. Его разрешено составить в следующие сроки:

  1. До первого рабочего дня сотрудника.
  2. В первый рабочий день.
  3. Не позднее трех дней с момента, когда работник приступил к исполнению должностных обязанностей.

Договор составляется в письменной форме в двух экземплярах. Каждый из них подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и принимаемым работником. Печатью документ необходимо скреплять в случае, если печать используется в хозяйственной деятельности организации. Один из подписанных экземпляров передается сотруднику, в подтверждение чего он ставит подпись на экземпляре работодателя.

Если сотрудник фактически к выполнению должностных обязанностей приступил, но по каким-то причинам отказался подписать трудовой договор, то рекомендуем зафиксировать такой отказ актом. Это позволит в будущем избежать претензий со стороны работника и(или) контролирующих органов и привлечения к административной ответственности.

Допускается подписание трудовых договоров с применением системы электронного документооборота (ЭДО) при наличии письменного согласия от работника на его применение, но при условии, что у такого сотрудника есть стаж на 31.12.2021 (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).

Если производится трудоустройство работника, который будет трудиться в дистанционном режиме, то подписание трудового договора осуществляется следующими способами:

  1. Документ на бумажном носителе, подписанный со стороны работодателя, в двух экземплярах направляется заказным письмом в адрес работника. После подписания сотрудник возвращает подписанный экземпляр в адрес работодателя, а второй оставляет себе.
  2. При использовании электронного документооборота (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).
ВАЖНО!
Перед оформлением трудового договора необходимо ознакомить трудоустраиваемого работника с ЛНА работодателя. Ознакомление с ЛНА после оформления договора является нарушением ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

§ 2. Как внести запись в трудовую книжку

После оформления трудового договора внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника, если она ведется в бумажном виде. Запись вносится в срок не позднее пяти рабочих дней с момента приема на работу. В трудовой книжке необходимо указать:

  1. Порядковый номер записи.
  2. Дату начала трудовых отношений.
  3. Название организации.
  4. Наименование структурного подразделения (при его наличии).
  5. Должность, на которую принят работник.
  6. Основание трудоустройства: реквизиты приказа о приеме на работу (если он издавался) либо трудового договора.
ВАЖНО!
Запись в бумажную трудовую книжку дистанционного работника вносится по его желанию.

Если работник отказался от бумажной трудовой, то на него требуется сдать отчетность в Социальный фонд — подраздел 1.1 ЕФС-1. Обратите внимание, что такая отчетность сдается и в отношении тех, кому вы внесли запись в бумажную трудовую.

§ 3. Какие инструктажи проводить новому работнику

После трудоустройства сотрудника с ним необходимо провести следующие виды инструктажей:

  1. Вводный по охране труда. Он проводится до того, как работник приступил к выполнению должностных обязанностей.
  2. Первичный по охране труда на рабочем месте. Проводят до того момента, как работник приступил к самостоятельному исполнению должностных обязанностей. Допускается освободить от него отдельные категории сотрудников, которые работают с ПК и офисной оргтехникой, при отсутствии иных источников опасности, а по итогам СОУТ условия их труда являются оптимальными или допустимыми.
  3. Вводный противопожарный.
  4. Первичный противопожарный на рабочем месте. Допускается совместить с вводным противопожарным инструктажем.
  5. Вводный по гражданской обороне. Проводят в течение месяца с момента трудоустройства.
  6. По действиям в чрезвычайных ситуациях. Проводят в течение месяца со дня приема на работу.
ВАЖНО!
Принятым работать на удаленке проводят инструктаж по охране труда, а если дистанционный сотрудник использует какое-либо оборудование или средства для исполнения должностных обязанностей, то осуществляют инструктаж по безопасной работе с ними. Другие виды инструктажа дистанционщикам не проводят, если иное не закреплено в трудовых договорах с ними.

§ 4. С какими локальными актами ознакомить нового работника

Перед подписанием трудового договора необходимо ознакомить сотрудниками со следующими ЛНА:

  1. Колдоговором.
  2. ПВТР.
  3. Правилами, касающимися персональных данных (хранение, использование, защита).
  4. Положением об оплате труда, премировании.
  5. Касающимися охраны труда (правила, инструкции).
  6. Должностной инструкцией.
  7. Иными ЛНА (например, о коммерческой тайне, документообороте, материальной ответственности и т.д.).

Факт ознакомления работника с ЛНА при трудоустройстве необходимо зафиксировать:

  1. При ознакомлении с документами на бумажном носителе — ознакомьте сотрудника под роспись, которую он ставит на листе ознакомления, в специальном журнале или внесите соответствующий пункт в трудовой договор.
  2. При ознакомлении путем ЭДО — факт ознакомления отражается посредством обмена электронными документами.
ВАЖНО!
Размещение ЛНА в доступном для персонала месте, зачитывание вслух не признается надлежащим ознакомлением сотрудника при приеме на работу с ЛНА. Если работник при трудоустройстве отказывается знакомиться с ЛНА, то составьте соответствующий акт.

§ 5. Документальное оформление приема на работу

При документальном оформлении приема на работу необходимо учесть следующее:

  1. Заявление о приеме на работу. Не является обязательным документом, но работодатель вправе попросить трудоустраиваемого работника его написать.
  2. Приказ о приеме на работу. Издавать в обязательном порядке не требуется, оформляется по усмотрению работодателя.
  3. Личная карточка — обязанности вести личную карточку по форме Т-2 у работодателя нет. Он вправе самостоятельно для упорядочения кадрового документооборота ввести ее использование в организации. В таком случае карточка ведения осуществляется по форме Т-2 или иной, утвержденной работодателем. Допускается ведение личных карточек в электронном виде.
  4. Согласие на обработку персональных данных — требуется запросить от работника в обязательном порядке. Такое согласие оформляется отдельным документом, или соответствующее условие включается в текст трудового договора. Если требуется обработка биометрических персданных (к примеру, фото для пропуска), то отдельно пропишите это в перечне данных, на обработку которых соглашается трудоустраиваемое лицо.
ВАЖНО!
Отказ трудоустраиваемого сотрудника дать согласие на обработку его персданных не является основанием для отказа в приеме его на работу. Как разъяснил Роскомнадзор, в таких ситуациях работодатель обрабатывает персданные сотрудника без его согласия в объеме, который требуется для оформления и исполнения трудового договора.

§ 6. Отчетность по новому работнику и уведомление госорганов

После трудоустройства нового сотрудника необходимо представить следующие виды отчетности:

  1. В Социальный фонд по месту регистрации организации сдать ЕФС-1. Сдается она не позднее следующего рабочего дня после подписания сторонами трудового договора. Потребуется заполнить подраздел 1.1 раздела 1.
  2. В военкомат. При приеме военнообязанных лиц, которые подлежат воинскому учету, сведения об их трудоустройстве направляются в военкомат не позднее пяти дней со дня оформления нового сотрудника. Подаются они руководителем или военно-учетным работником.
  3. При приеме лица, которое в предыдущие два года занимало должности государственной или муниципальной службы, в течение 10 дней с момента оформления трудового договора о факте трудоустройства необходимо уведомить бывшего работодателя (нанимателя) такого сотрудника. Уведомление составляется в свободной форме.
  4. При трудоустройстве иностранного гражданина в срок не позднее трех рабочих дней в органы МВД необходимо направить уведомление, составленное по форме, утвержденной Приказом МВД России № 536 от 30.07.2020.

Вопросы для самопроверки

В какой срок после фактического начала работы работодатель обязан заключить трудовой договор с работником?
Не позднее чем через три дня с момента начала работы (0)
0%
Не позднее чем через семь дней с момента начала работы (0)
0%
Не позднее чем через один месяц с момента начала работы (0)
0%
До окончания испытательного срока работника (0)
0%

Что должен сделать работодатель, если работник отказался подписать трудовой договор после фактического начала работы?
Незамедлительно уволить работника (0)
0%
Продолжать трудовые отношения без трудового договора (0)
0%
Зафиксировать отказ работника актом (0)
0%
Обратиться в суд для разрешения ситуации (0)
0%

В какой срок работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника?
В день подписания трудового договора (0)
0%
Не позднее семи рабочих дней с момента приема на работу (0)
0%
Не позднее пяти рабочих дней с момента приема на работу (0)
0%
Не позднее чем через три дня после окончания испытательного срока (0)
0%

Если работник отказывается от ведения трудовой книжки в бумажном виде, какие действия должен предпринять работодатель?
Ничего не предпринимать, так как трудовая книжка не требуется (0)
0%
Сдать отчетность в Социальный фонд, заполнив подраздел 1.1 ЕФС-1 (0)
0%
Уволить работника за отказ от ведения трудовой книжки (0)
0%
Оформить его отказ актом (0)
0%

Далее к теме № 5 «Нюансы трудоустройства «непростых» сотрудников» →

Закончила Владимирский государственный университет в 2005 году. С 2011 года по настоящее время являюсь адвокатом.