Бумажные копии при КЭДО
Обязан ли работодатель выдать работнику заверенные копии документов на бумаге, если в организации применяется кадровый электронный документооборот?
Если организация перешла на кадровый электронный документооборот и обмен документами с работниками осуществляется только в электронном виде через систему электронного документооборота или портал «Работа в России», возникает вопрос: обязан ли работодатель выдавать работнику копию приказа или иного документа, связанного с работой, на бумажном носителе?
Шестьдесят вторая статья Трудового кодекса обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать ему заверенные копии документов. Исключений для случаев, когда в организации применяется КЭДО, в этой статье нет. Таким образом, работник сохраняет право на запрос соответствующих копий документов, даже если кадровые документы оформляются и подписываются в электронном виде.
Несмотря на то, что при электронном подписании документа работник с электронной подписью может сразу сохранить документ у себя — например, приказ на ознакомление после подписи можно выгрузить на домашний компьютер и хранить в отдельной папке — далеко не все сотрудники делают это. Позже у работника может возникнуть необходимость получить копии документов у работодателя.
Заявление о предоставлении копий документов при внедрённом КЭДО подаётся в электронном виде. В нём работник указывает, в какой форме он хочет получить копии — на бумажном носителе или в электронном виде. Заверение электронных копий согласно ГОСТу по делопроизводству не предусмотрено, поэтому в этом случае используется тот же электронный документ без дополнительных отметок.
Если работник запрашивает копии на бумажном носителе, работодателю необходимо распечатать электронный документ. На распечатке вместо личной подписи указывается отметка, что документ подписан электронной подписью. Затем этот распечатанный документ заверяется по ГОСТу: ставится отметка «Верно», указывается, где хранится подлинник, должность и подпись лица, изготовившего копию, его расшифровка, дата и, при необходимости, печать организации или кадровой службы. После этого работнику выдаются распечатанные, заверенные копии электронных документов.
Другие полезные публикации от эксперта: Сайт компании, YouTube канал, Телеграм, ВКонтакте, Дзен, Рутуб, Tik Tok