Как оформить отказ от участия в тендере: пошаговая инструкция

Когда используют отказ

С 2019 года большинство конкурсов проводятся в форме электронных торгов, что облегчает участие в тендерах, повышает конкуренцию и позволяет заказчикам привлечь лучших поставщиков. Заявки в электронных аукционах поставщики отзывают на электронной площадке в разделе «Мои заявки на участие». Но если заявка на конкурс подается в конверте, то и уведомление об отказе от участия пишется на бумаге.

Заказчики нечасто используют открытые конкурсы, они проводятся в исключительных случаях, перечисленных в п. 44 ст. 112 44-ФЗ:

• если госзаказчик ведет деятельность на территории других государств (ст. 75, 111.1);
• для запроса котировок на нужды неотложной медицинской помощи (ст. 76);
• для гуманитарной помощи (ст. 80);
• закупки для устранения последствий чрезвычайных ситуаций (ст. 82);
• для проведения закрытых торгов (ст. 84);
• для закупки только у одного поставщика (ст. 93);
• для проведения закупок по решению Правительства РФ (ст. 111).

Как составить письмо с отказом

Для письма-отказа не существует утвержденной унифицированной формы, поэтому составляйте его в произвольной форме с соблюдением общепринятых правил деловой переписки. Если вы сомневаетесь, что сумеете написать уведомление правильно, опирайтесь на инструкцию по составлению такого уведомления. За время проведения конкурсных торгов сформировались рекомендации по содержанию такого письма. Оформляйте отказ от тендера так:

1. Пишите на фирменном бланке юрлица.
2. Укажите в верхней части наименование компании, проводящей тендер, и контактные данные.
3. Приведите реквизиты своей организации (наименование, ИНН, ОГРН). Укажите:
   • номер и дату полученного приглашения на конкурс;
   • дату проведения торгов, сведения об организаторах, номер тендера;
   • дату направления заявки, ее входящий номер.
4. Четко и тактично объясните, по каким причинам отказываетесь продолжать конкурентную борьбу.
5. Выразите заинтересованность в дальнейших взаимовыгодных отношениях и в участии в будущих конкурсах либо сообщите об их невозможности.
6. Укажите должность и ФИО того, кто составил письмо.

Примеры вежливых и ни к чему не обязывающих причин отказа:

• изменение экономической политики вашей организации;
• возросшая загруженность компании и отсутствие возможности исполнить дополнительные обязательства;
• невозможность исполнить сложные условия договора (дефицит ресурсов, мощностей, опыта и пр.).

Направить уведомление об отказе необходимо до момента завершения приема заявок. Воспользуйтесь курьерскими услугами, чтобы успеть вовремя.

Вот образец, как написать отказ от участия в тендере: