Как назначить контрактного управляющего или организовать контрактную службу

Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной

Что такое контрактная служба

Общие правила создания контрактной службы закреплены в 44-ФЗ. Также нюансы изложены в Приказе Минфина России от 31.07.2020 № 158н.

Контрактная служба по 44-ФЗ — это служба заказчика, которой вверено проведение закупок от планирования до исполнения контрактов. Её создают как отдельное структурное подразделение либо без его образования.

В состав службы берут не менее двух человек — руководителя и работника. Закон уточняет: включить в подразделение любого работника не получится. У сотрудников подразделения должно быть высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере госзаказа.

Контрактная служба создается в случае, если совокупный годовой объем заказов в соответствии с планом-графиком превышает 100 миллионов рублей (ч. 1 ст. 38 44-ФЗ). Заказчики с небольшим годовым объемом госзакупок не обязаны формировать у себя целую службу. Если она отсутствует и совокупный годовой объем заказов не превышает 100 миллионов рублей, то необходимо назначить лишь одного специалиста, управляющего государственными заказами.

Что делает контрактный управляющий

Заказчик определяется с функциями управляющего с учётом Типового положения № 158н. Прописывают функционал в должностной инструкции. Некоторые заказчики вносят ясность в приказе о назначении.

По 44-ФЗ контрактный управляющий — это сотрудник заказчика, ответственный за все этапы проведения закупок. Специалист по закупкам проводит все или определенные закупки (ч. 2 ст. 38 44-ФЗ). Закон допускает назначение нескольких управляющих с распределением между ними работы по закупкам. Подобные действия обязательно отражают в приказе о назначении.

Вот требования к контрактному управляющему по 44-ФЗ в 2024 году: наличие высшего или дополнительного профессионального образования в сфере госзаказа.

В законе не сказано, кто может быть контрактным управляющим по 44-ФЗ в бюджетном учреждении в 2024 году. Обычно заказчики назначают на эту должность специалиста по закупкам, заместителя директора по экономике, главного бухгалтера или директора.

Документы, которые регулируют деятельность

В своей деятельности специалисты по закупкам руководствуются Конституцией Российской Федерацией, гражданским и бюджетным законодательством, нормативными правовыми актами и внутренними положениями заказчика-работодателя. Общие требования определены законом № 44-ФЗ.

Образец положения о контрактном управляющем по 44-ФЗ в 2024 году законом не установлен. При приеме на работу сотрудника, на которого на постоянной основе будут возложены обязанности управляющего, или при вменении таких обязанностей сотруднику, ранее их не выполнявшему, заказчику необходимо отразить обязанности контрактного управляющего по 44-ФЗ в бюджетном учреждении в трудовом договоре, должностной инструкции или регламенте. Назначение ответственного специалиста оформляют в виде приказа.

Образец положения о создании службы госзакупок

Создание службы начинается с издания приказа и утверждения положения — его готовят на основе Типового положения № 158н. Примерный образец:

Образец приказа о назначении управляющего

Примерный образец приказа о назначении:

Должностные обязанности

И служба, и управляющий по госзакупкам осуществляют организацию всего цикла госзакупок: от планирования до исполнения всех обязательств по контракту, в том числе по оплате товаров, оказанных услуг, выполненных работ (ч. 4 ст. 38, Приказ Минфина России от 31.07.2020 № 158н).

Перечисляем должностные обязанности контрактного управляющего и сотрудников службы при планировании закупок:

• разрабатывают плановую документацию (план закупок и план-график) и готовят изменения к ним (при необходимости);
• размещают в ЕИС план закупок, план-график и внесенные изменения;
• подготавливают документальное обоснование закупок;
• проводят и принимают участие в консультациях с поставщиками для дальнейшего определения состояния конкурентной среды на рынках товаров, работ, услуг, выбора наилучших технологий и оптимальных решений для обеспечения нужд заказчика.

При организации закупок контрактная служба или контрактный управляющий по 44-ФЗ ответственны за:

• разработку и размещение в ЕИС извещения, закупочной документации и проекта контракта;
• формирование и рассылку приглашений для принятия участия в определении поставщиков закрытыми способами;
• расчет и обоснование НМЦК;
• организацию обязательного общественного обсуждения заказов;
• обеспечение работы закупочной комиссии;
• привлечение экспертных организаций и индивидуальных экспертов.

При проведении закупок ответственные лица:

• непосредственно осуществляют закупки и дальнейшее заключение контрактов;
• изучают банковские гарантии;
• принимают участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов закупочных процедур.

В процессе заключения и исполнения контрактов специалисты по закупкам обязаны:

• обеспечить заключение контракта;
• организовать приемку товаров или результатов выполненных работ, оказанных услуг, в том числе отдельных этапов;
• санкционировать проведение экспертизы;
• создать приемочную комиссию;
• обеспечить оплату поставщику.

В случае изменения и расторжения контракта управляющий или работники службы:

• связываются с исполнителем;
• включают в РНП сведения о недобросовестном поставщике;
• направляют подрядчику требования об оплате штрафных санкций;
• организуют выплату по банковской гарантии;
• обеспечивают сбор всех необходимых материалов для дальнейшего ведения претензионно-исковой работы.

Как видим, перечень не является закрытым. Его расширение допустимо, исходя из потребностей заказчика, с учётом Типового положения № 158н.

В случае если в организации назначен контрактный управляющий, должностные обязанности на такого работника возлагаются как в соответствии с занимаемой им должностью, так с его назначением на эту должность.

Пример должностной инструкции

Примерный образец должностной инструкции:

Ответственность

Ответственность специалистов по закупкам прописана в ч. 1 ст. 107 № 44-ФЗ. Все задействованные в закупочном процессе организации-заказчика работники несут за совершенные правонарушения следующие виды ответственности:

• административную;
• дисциплинарную;
• гражданско-правовую;
• уголовную.

В том случае, если контролирующие органы в ходе проверок или работы над жалобой выявят значительные нарушения законодательства, регулирующего госзакупки, в отношении ответственных работников открывают дело об административном правонарушении (п. 1 ч. 22 ст. 99 закона № 44). На таких работников будут выписаны штрафы как на должностных лиц (ст. 7.29–7.32, 7.32.5, ч. 7 и 7.1 ст. 19.5, ст. 19.7.2 КоАП РФ).

При этом заказчику грозит:

• представление об устранении причин и условий совершения административных правонарушений (п. 1 ч. 22 ст. 99 44-ФЗ, ст. 29.13 КоАП РФ);
• предписание об устранении нарушений, обязательное к исполнению (п. 2 ч. 22 ст. 99).

Дисциплинарную ответственность ответственные за закупки лица несут в случае нарушения действующего законодательства РФ и ненадлежащего исполнения своих обязанностей. В законе № 44 нет прямых указаний о порядке привлечения данной группы лиц к дисциплинарному взысканию. Следовательно, при возникновении необходимости наказания заказчику надлежит руководствоваться действующим трудовым законодательством.

Также в 44-ФЗ не указан регламент о привлечении работников закупочных служб к гражданско-правовой ответственности. Порядок правоприменения норм такой ответственности наступает согласно общим основаниям.

Существует следующее правило: если организация-заказчик компенсировала третьим лицам вред, причиненный неправомерными действиями работников закупочных служб (ст. 1068 ГК РФ), то такой заказчик вправе предъявить обратное требование к нарушителям (п. 1 ст. 1081 ГК РФ).

Уголовная ответственность наступает в случае совершения таким работником опасных и противоправных деяний и злоупотребления своими полномочиями в области госзакупок (ст. 200.4 УК РФ).