Как сделать электронную подпись: пошаговая инструкция
Как сделать электронную подпись:
- определиться, для кого она необходима — руководителя или рядового сотрудника;
- собрать необходимые документы;
- подать заявление на выпуск;
- посетить удостоверяющий центр налоговой или коммерческий УЦ — в зависимости от того, кому нужна ЭП;
- получить ЭП.
ЭЦП — что это такое и кому нужна
Это цифровой аналог автографа человека — электронный ключ. Контроль целостности документа, защита его от подделки и внесения изменений, а также подтверждение авторства — все это функции ЭП. Бланк, подписанный таким способом, имеет такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный вариант. Цифровой реквизит получают с помощью криптографического преобразования информации.
Преимущества ЭЦП:
- быстрая доставка документов;
- возможность автоматизации обработки необходимых файлов;
- сокращение издержек на подготовку и отправку.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть расходы на приобретение электронной подписи. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.
Область применения ЭЦП обширна: обращение в государственные и муниципальные органы, участие в интернет-торгах и получение иных коммерческих заказов, налоговая отчетность, подача исков в суд. Электронная цифровая подпись используется и при подписании заявлений, писем по договоренности с контрагентами. Юридическим лицам она значительно упрощает ведение документооборота.
Виды электронных подписей
| Вид | Описание |
|---|---|
| Простая | Пароли, коды подтверждения по e-mail, sms — элементы простой ЭЦП, создание электронной подписи этого типа является наиболее простым. Активно применяется в сервисах онлайн-банкинга с использованием логинов-паролей и одноразовых sms для подтверждения операций. При онлайн-страховании используется страхователем при оформлении заявки на покупку полиса. Аутентификация в информационных системах, получение госуслуг, заверение документов внутри корпоративного электронного документооборота также нередко происходит в рамках использования простого вида. |
| Неквалифицированная усиленная (НЭП) | Создается в результате криптографического преобразования информации. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки. Состоит их двух ключей, открытого и закрытого, которые хранятся на специальном ключевом носителе в виде usb-брелока. Этот же вид используют для внутреннего и внешнего электронного документооборота, если стороны предварительно договорились об этом. |
| Квалифицированная усиленная (КЭП) | КЭП — это электронная подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но обязательно имеет квалифицированный сертификат. КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными отчетами с налоговой службой и др. |
Как получить ЭП
Правила о том, где и как сделать электронную подпись, сильно поменялись в середине 2021 года. Изменения состоят в следующем:
- коммерческие удостоверяющие центры теперь аккредитуются по-другому. Новую аккредитацию получили далеко не все УД, поэтому их количество значительно сократилось;
- коммерческие удостоверяющие центры более не вправе выдавать подписи руководителям юридических лиц и ИП — теперь такие подписи выдают УЦ Федеральной налоговой службы или ее доверенные центры;
- коммерческие УЦ вправе выдавать ЭП только рядовым сотрудникам организаций;
- 2022 год — переходный период, в течение которого полностью изменятся правила работы рядовых сотрудников с ЭП: пока они вправе работать по старинке, но с 1 марта начнет постепенно вводится практика работы с ЭП физического лица и обязательной машиночитаемой доверенностью. Начиная с 2023 года работать без доверенности уже нельзя.
Таким образом, прежде чем говорить, как делается ЭЦП в 2023 году, важно определиться, идет ли речь об ЭП руководителя компании или рядового сотрудника.
ЭП для руководителя организации или ИП
Один из плюсов новой системы выдачи ЭП состоит в том, что УД ФНС выдает их юридическим лицам и предпринимателям бесплатно.
Когда речь идет об ЭП для главного должностного лица компании, пошаговая инструкция, как сделать электронную подпись самому бесплатно, следующая:
Шаг 1. Подать заявление на выдачу сертификата ЭП. Для этого необходимо либо явиться лично в любую инспекцию, либо подать его через личный кабинет на сайте ФНС.
Шаг 2. Подготовить носитель — токен. УЦ ФНС не выдает токены, а только записывает сертификаты на те, которые предоставит налогоплательщик. Подойдет тот, на котором была прошлая ЭП, либо новые токены продаются в магазинах производителей и в удостоверяющих центрах. Подойдут Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ.
Шаг 3. Явиться лично в инспекцию — налоговикам необходимо удостовериться в личности руководителя компании. При этом подойдет любая инспекция — необязательно та, в которой зарегистрирована компания или ИП. При себе необходимо иметь:
- паспорт;
- СНИЛС;
- токен;
- сертификат соответствия на токен — его выдадут при продаже, либо он доступен на сайте производителя.
В инспекции сертификат ЭП запишут на предоставленный токен.
Порядок создания ЭП отличается для коммерческих организаций, бюджетных учреждений и банков: правила, как создать простую электронную подпись для образовательной организации или иного бюджетного учреждения, те же, но ЭП им выдает Федеральное казначейство. Кредитным организациям их оформляют УЦ Центробанка.
ЭП для рядового сотрудника
В большинстве случаев одной ЭП на организацию недостаточно: дополнительные ЭП оформляются, например, бухгалтерам, специалистам по закупкам, юристам и другим сотрудникам, которые по долгу службы подписывают электронные документы.
Ответ на вопрос, как сделать электронную цифровую подпись, — через коммерческий удостоверяющий центр. Выбирать следует из числа аккредитованных центров, которых осталось всего сорок, вместо нескольких сотен, которые работали при старом порядке аккредитации.
Актуальный перечень УД регулярно публикуется на сайте Минцифры.
С 1 марта 2022 года стартует новый порядок создания электронной подписи и ее использования: выпущенные по новым правилам ЭП предстоит использовать вместе с машиночитаемой доверенностью на представление интересов лица, выданной владельцу ЭП.
До конца года физические лица вправе использовать старые типы подписей — те, для которых доверенность не обязательна, но с 2023 года все обязаны перейти на новый вид.
Для оформления потребуются:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН.
В некоторых случаях УЦ требуют дополнительные документы.
Устанавливаем ЭЦП
Для полноценной работы необходимо отдельно купить лицензированное средство криптозащиты КриптоПро CSP и установить его на компьютер.
Помимо КриптоПро CSP, работа с ЭП, как правило, требует следующих технических параметров:
- операционная система Windows 7 или выше;
- Internet Explorer от v.7 или иной браузер.
Если говорить о том, сколько стоит электронная подпись, то затраты отличаются в зависимости от ее вида:
- УЦ ФНС выдает подпись бесплатно, но потребуется купить токен, если у компании его нет, он стоит около 1000 рублей. Кроме того, необходимо купить лицензию КриптоПро CSP, ее стоимость зависит от срока действия, версии и других параметров и колеблется от 1000 до 3000 рублей;
- подпись физического лица в УЦ зависит от выбранного центра и вида ЭП и составляет от одной до нескольких тысяч рублей.