Вкладыш в трудовую книжку: как правильно оформить

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке (далее — ТК) заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в разделе VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н есть краткая инструкция, как оформить вкладыш в трудовую книжку. В отличие от постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое утратило силу с 1 сентября 2021 года, в Приказе № 320н не оговорена необходимость вшивать дополнение. Соответственно, нет и инструкции, как это правильно сделать. Де-юре отныне вшивать вкладыш нет необходимости. Но если вшить, то ничего страшного не случится, кроме того, вшивание обеспечивает сохранность документа, так как иные способы скрепления не столь надежны.

Что касается формы бланка документа, то она утверждена в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Но обратите внимание, что новый бланк применяется с 1 января 2023 года (п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).

По теме: правила оформления трудовой книжки

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Несмотря на то что в Приказе № 320н содержится новый бланк вкладыша, все предыдущие версии сохраняют свою действительность. В том числе форма из постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Тем более что состав документа не изменился: он по-прежнему состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о работе» — насчитывает 12 разворотов вместо 9 в предыдущей версии;
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 5 разворотов вместо 8 в предыдущей версии.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной ТК вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп, что выдан вкладыш, на титульном листе ТК (на стр. 1). Если на титульном листе нет места для этой записи, то она делается на титульном листе первого дополнения (пп. 2 п. 33 раздела VI Приложения 2 к Приказу № 320н).

Если штампа в хозяйстве организации нет, то утвержденными правилами разрешено сделать соответствующую запись от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Так выглядит образец записи от руки, что выдан вкладыш в трудовую книжку.

Так выглядит пример документа в раскрытом виде.

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения ТК занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, то документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его могут вшить в ТК. В законодательстве не оговорено, как прошить трудовую книжку и вкладыш, даже определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно он вшивается сзади в самом конце документа. Для этого понадобится шило, иголка, суровые нитки и ножницы. На схеме даны некоторые рекомендации, которыми можно воспользоваться.