Коммерческие тендеры: что это такое и как в них участвовать

Что такое коммерческий тендер — простыми словами

Коммерческий тендер — это способ выбрать поставщика товаров, работ или услуг, который используют частные компании. Суть в том, что несколько участников предлагают варианты (например, цену и условия), а заказчик выбирает лучший по своим критериям.

Поскольку правила устанавливает сама компания, критерии выбора победителя различаются. Чаще всего смотрят на:

• цену предложения;
• сроки выполнения;
• опыт и репутацию поставщика;
• условия гарантии и обслуживания;
• дополнительные параметры (например, наличие склада в нужном регионе, возможность срочной поставки, формат отчётности).

Иногда проводят многоэтапный отбор: сначала проверяют соответствие минимальным требованиям, потом сравнивают коммерческие условия, а на финальном этапе могут запросить образцы, провести аудит или тестовое задание.

Чем коммерческий тендер отличается от закупок по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ

Главное отличие — в правилах. Государственные закупки проводят строго по законам (по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ): там чётко прописано, как размещать извещение, какие требования к поставщикам указывать, как оценивать заявки и т. д. А в коммерческих тендерах компания‑заказчик сама решает, по каким правилам отбирать поставщиков. Единственное ограничение — общие нормы Гражданского кодекса и закона о защите конкуренции (135‑ФЗ): нельзя действовать заведомо недобросовестно и искусственно ограничивать круг участников.

Где публикуют информацию о коммерческих тендерах

Единой обязательной площадки для размещения информации о коммерческих тендерах нет. Чаще всего компании размещают сведения о них на:

1. Собственных сайтах заказчиков. Например, у ОАО «РЖД» есть раздел «Закупки и торги» на официальном сайте: там публикуют объявления, а сами торги идут на торговой площадке.
2. B2B‑площадках и электронных торговых площадках (ЭТП). Многие фирмы дополнительно размещают закупки на специализированных площадках, чтобы привлечь больше участников. Так, та же МТС публикует сведения на B2B‑Center.
3. Крупные федеральные ЭТП. Частные компании нередко проводят закупки на тех же площадках, что и госзаказчики. Например, раздел с коммерческими тендерами есть на ЭТП «РТС-тендер».

Читайте обзор ЭТП «Заказ РФ» для проведения коммерческих тендеров

Как принять участие в коммерческом тендере

Для новичка процесс участия в тендере нередко выглядит пугающим и запутанным: десятки документов, строгие требования, жёсткие сроки и риск допустить ошибку, из‑за которой заявку отклонят. Смотрите инструкцию по этапам участия в тендере: от регистрации до подписания контракта.

Шаг 1. Пройдите регистрацию или аккредитацию

Что потребуется сделать, зависит от места проведения тендера:

• на ЭТП. Чаще всего нужна отдельная регистрация и аккредитация на площадке;
• на сайте заказчика. Иногда достаточно создать личный кабинет и подтвердить почту;
• в ЕИС (единой информационной системе). Это важно для госзакупок (44‑ФЗ и 223‑ФЗ), а для коммерческих тендеров — не всегда. Аккредитация в ЕИС даёт автоматический доступ к федеральным площадкам, но для «чисто коммерческих» закупок она может не понадобиться.

Шаг 2. Внимательно изучите документы по тендеру

Не торопитесь подавать заявку: сначала разберитесь, что от вас хотят. Посмотрите:

• извещение о закупке;
• техническое задание;
• проект договора;
• требования к участникам и правила подачи заявки.

Иногда полный комплект документов открывают только после регистрации. А если тендер «бумажный», заказчик вправе попросить плату за выдачу документации на бумаге — это стоит учитывать заранее.

Шаг 3. Подготовьте заявку правильно

Самое частое, из‑за чего заявки отклоняют, — несоответствие требованиям. У каждого заказчика свои формы и правила оформления. Даже если вы уже делали тендерную заявку для другой компании, здесь, скорее всего, придётся всё переделать.

В документации всегда пишут, какие документы нужны и как их оформить. Следуйте инструкции буквально: если сказано «прошить и пронумеровать», значит, придётся прошить и пронумеровать. Если требуется файл в определённом формате — не отправляйте в другом.

Подробнее про основания для отклонения заявок по 44-ФЗ

Шаг 4. Проверьте заказчика, чтобы не попасть на мошенников

Перед подачей заявки убедитесь, что компания реальна и не находится в стадии банкротства. Где искать информацию:

• сайт ФНС;
• единый федеральный реестр сведений о банкротстве;
• сервисы проверки контрагентов.

Шаг 5. Обеспечьте заявку, если это требуется

Некоторые заказчики просят подтвердить серьёзность намерений: деньгами или независимой гарантией. Если обеспечение обязательно, а вы его не предоставите, заявку не примут.

Шаг 6. Подайте заявку

Способ зависит от формата тендера:

• электронный тендер. Заявку отправляют через площадку или сайт заказчика. Всё делается онлайн, часто нужна УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись);
• «бумажный» тендер. Документы распечатывают, прошивают, нумеруют, ставят печати (если есть) и кладут в конверт. Передают его лично или курьером, но иногда нужна доверенность на представителя.

Шаг 7. Участвуйте в торгах или переторжке (если предусмотрено)

Если тендер устроен как аукцион или предусматривает переторжку, требуется подать ценовое предложение или улучшить его в ходе процедуры. Формат и правила всегда прописывают в документации: когда и как подавать цену, сколько раундов будет, как фиксировать ставки.

Шаг 8. Дождитесь итогов и подпишите контракт

Результаты публикуют в протоколе — его размещают на площадке или на сайте заказчика. Там указывают, кто победил и почему (например, самая низкая цена или лучшие условия). Если вы выиграли, дальше идёт этап заключения договора.

Не всегда договор заключают прямо на площадке: функционал электронных торговых площадок разный. Если площадки недостаточно, используют системы электронного документооборота (ЭДО). В любом случае для подписания понадобится электронная подпись.

Подробнее: как узнать, кто выиграл тендер

Вопросы и ответы