Почему опасно работать с самозанятыми? Как правильно оформить сотрудника?

Видео-ликбез о работе с самозанятыми

Почему работодателю выгодны самозанятые?

Давайте разберёмся, в чём принципиальная разница между самозанятым и работником, и какие признаки позволяют налоговой переквалифицировать эти отношения из гражданско-правовых в трудовые.

Никогда не работайте с самозанятыми — сейчас об этом говорят повсюду. Люди действительно начали опасаться платить самозанятым. Однако есть случаи, когда можно работать с самозанятыми. А когда нельзя — просто не нужно этим злоупотреблять. Государство создало самозанятость для того, чтобы сами самозанятые платили меньше налогов, а не для того, чтобы ИП Иванов платил меньше налогов, не трудоустраивая людей.

Кстати, эта тема не нова. Раньше всё было похоже, просто заставляли людей открывать ИП и работать на УСН доходы. И было даже хуже. Люди думали: «Мне сказали открыть ИП, там нужно платить какие-то взносы», а работодатель просто говорил: «Открывай ИП, меня не волнует, либо ты не будешь работать». Человек открывает, потом забывает про ИП, за 3 года набегают огромные суммы фиксированных взносов, он не знает, что нужно сдавать отчётность, закрывать ИП. Это неприятная история.

Когда государство запустило пилот по самозанятым, когда вступил в силу закон 422-ФЗ, работодатели обрадовались: «Отлично! Сейчас мы уволим своих сотрудников, возьмём их как самозанятых».

В чём разница между сотрудником и самозанятым?

А в чём на самом деле разница? Когда у вас сотрудник работает по трудовому договору, вы должны:

• Удерживать НДФЛ (13%) и перечислять его в бюджет. Это налог, который платит сотрудник, а вы являетесь налоговым агентом.
• Начислять и уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование и взнос на травматизм.
• Сдавать отчётность по этим сотрудникам.

Нужно делать много всего, чтобы соблюдать трудовое законодательство, Налоговый кодекс, вести кадровый учёт. Зачем это всё, когда можно взять самозанятого? Попросить сотрудника зарегистрироваться самозанятым, заключить с ним договор, и вот уже он платит налоги, а не я. И вот уже я ИП без работников. У меня штат самозанятых, и мне за это ничего не будет. Это неправда.

Три главных фактора риска в бизнесе

В каждом бизнесе есть три главных фактора риска. Я всегда об этом говорю, потому что аргументы вроде «налоговая мне ничего не сделает» неверны. Дело не в налоговой. Налоговой порой нет дела до какого-нибудь ИП Пупкина. А три главных фактора риска в вашем бизнесе — это:

1. Ваши клиенты
2. Конкуренты
3. Работники

Начнём с конкурентов. Здесь всё понятно: конкуренты хотят зарабатывать больше, вы им на рынке не нужны, поэтому они могут пытаться вас подставить и писать на вас жалобы. Эти жалобы могут привлечь внимание контролирующих органов.

Клиенты тоже бывают неадекватны. Например, пришла к вам клиентка постричься, ей не понравилось, как вы её постригли или покрасили, и она решает: «Напишу на вас жалобу. Вы не соблюдаете СанПиН. Вы не пробиваете чеки». И пошла, написала. У неё может быть много свободного времени.

И третий, очень серьёзный фактор риска — ваши сотрудники. Сотрудники часто завидуют работодателю, обсуждают его за спиной, накапливают невысказанный негатив. Пока вы платите им деньги, они работают, у них всё хорошо. Но когда происходит конфликт, в котором можете быть виноваты вы или не вы, человек может пойти в Роструд и написать на вас жалобу.

Если вы посмотрите судебные дела по переквалификации договоров ГПХ с самозанятыми в трудовые договоры, то увидите, что в 99% случаев истец — это работник, которого что-то не устроило. Поэтому когда вы говорите, что «у меня всё схвачено и налоговая до меня не докопается» — дело не в налоговой, а в ваших отношениях с работниками. Сегодня у вас с работником хорошие отношения, а через год он может писать на вас жалобы во все инстанции.

И если он действительно был у вас не оформлен по трудовому договору, если была либо неофициальная зарплата, либо схема с самозанятостью и договором ГПХ, то я вам сочувствую. Потому что и Роструд, и налоговая привлекут вас к ответственности, доначислят много налогов, и ещё вы будете выплачивать компенсации этому сотруднику.

Разница между сотрудником и самозанятым

Разберёмся, в чём принципиальная разница между самозанятым и работником, и какие признаки позволяют налоговой переквалифицировать эти отношения из гражданско-правовых в трудовые.

Первый, самый главный признак — это предмет договора. По трудовому договору предметом является выполнение сотрудником трудовой функции. Возьмём, например, водителя. В трудовом договоре будет указано, что он выполняет трудовую функцию водителя. Куда вы ему сказали, туда он и едет. Он сегодня может не знать, какой у него завтра будет маршрут. Он у вас работает водителем.

По договору ГПХ, если этот человек самозанятый, он тоже может оказывать вам услуги по перевозке, но это уже будет не выполнение трудовой функции, а выполнение одной конкретной услуги — перевозка, например, груза из пункта А в пункт Б.

И здесь мы говорим о систематичности. Если это была одна, две, три перевозки, каждая из которых была прописана в договоре, это действительно больше похоже на договор гражданско-правового характера. Если это много перевозок, договор растянут по времени, и вы в договоре не зафиксировали заранее, какие перевозки будут — это означает, что сотрудник будет выполнять трудовую функцию, будет работать у вас водителем.

Запомните: в договоре ГПХ важен результат, в трудовом договоре важен процесс. Когда у вас сидит менеджер по продажам и проводит в офисе рабочее время — это процесс работы. Когда вы даёте задание маркетологу разработать пять креативов — вам важен результат работы, вам важны эти креативы. Это фундаментальная разница между трудовым договором и договором ГПХ.

Важно, чтобы ваш самозанятый считал вас заказчиком, а не работодателем. Если его вызовут на допрос в налоговую, и он скажет: «Я работник, вот мой работодатель, вот мой начальник» — это первый сигнал для налоговой о том, что это трудовые отношения. Для самозанятого вы заказчик, вы клиент, причём чаще всего не единственный. Если вы единственный клиент — это тоже косвенный признак трудового договора.

Срок действия договора тоже важен. В договоре подряда, как правило, указываются чёткие сроки, он срочный. Договор подряда обычно не заключается на год, два, три. Трудовой договор обычно бессрочный. Если вы видите договор с самозанятым на длительный срок, это чаще всего говорит о трудовых отношениях.

Организация процесса работы тоже является определяющим критерием. Если физлицо использует ваши ресурсы для работы — технику, материалы, офис, мебель, инструменты; если оно вовлечено в инфраструктуру предприятия, ходит в столовую; если участвует в чатах и общается с другими сотрудниками — это говорит о том, что процесс работы организован вами, вы предоставляете условия для работы. А условия для работы обычно мы предоставляем в рамках трудовых отношений.

Самозанятого нельзя заставить приходить в офис, общаться с другими сотрудниками. Вам важно только, чтобы он выдал конечный результат в определённый срок. Вы не можете заставлять его общаться, например, с вашим бухгалтером — он имеет право отказаться.

Порядок и форма оплаты тоже являются критерием. У нас исторически сложилось, что зарплата выплачивается два раза в месяц. Некоторые выплачивают раз в месяц, хотя это незаконно. Но если есть самозанятый, который получает один и тот же доход систематически из месяца в месяц, который не зависит от объёма работ, выручки компании — это один из главных признаков, по которым ловят налоговики. Это признак трудовых отношений, потому что они видят эти регулярные выплаты.

Самозанятые, если это действительно оказание услуг и выполнение работ с конкретным результатом, составляют акты. В акте прописывают, сколько вы должны заплатить за определённый вид работ. Например, у меня есть дизайнер сайтов. Она делает иногда два сайта в месяц, иногда один, иногда вообще не делает — я ей не плачу. То есть я даю ей задание, она делает сайт, есть тарификация: столько-то блоков равно 20.000 рублей. Я не плачу ей зарплату как дизайнеру сайтов, например, 50.000 в месяц.

При этом у меня есть в онлайн-школе менеджер по работе с моим клубом бухгалтеров. Она систематически выполняет работу, у неё есть нормированный рабочий день с 9 утра до 18. Она заходит, проверяет техподдержку, общается с клиентами. Здесь нет конкретного результата, это рабочий процесс, поэтому она у меня на трудовом договоре.

На самом деле, у меня и дизайнер сайтов на трудовом договоре, потому что она ещё делает дизайн материалов — презентаций, чек-листов и так далее. Здесь можно было бы попытаться оформить самозанятость, но дело в том, что мы договорились на фиксированную оплату. Мы не считаем каждую презентацию, каждый чек-лист, а там, где фиксированная оплата, там признаки трудовых отношений. Поэтому я ей говорю: «Давайте мы всё-таки официально вас устроим в штат, потому что я вам как дизайнеру материалов оплачиваю фиксированную сумму, и мне будет спокойнее, если вы будете официально работать».

За сайты я ей тоже плачу не как самозанятой, а как физлицу на ГПХ. То есть она у меня работает как сотрудник в моём ИП, и дополнительно у меня с ней заключен договор ГПХ на дизайн сайтов. Я плачу все налоги, как и с наёмного работника. Потому что я не могу с ней заключить договор как с самозанятой, только как с физлицом по ГПХ. Вот такие бывают сложности, но я в этом смысле лучше буду платить и спать спокойно.

Что ещё важно? Отношения подчинённости между сторонами — тоже критерий. У самозанятых никакой подчинённости нет. В Гражданском кодексе есть признак равенства всех участников сделки. Исполнитель не подчиняется заказчику, мной никто не может командовать, указывать, во сколько мне приходить на работу. Если это мой работодатель, а я по сути отношений являюсь работником, тогда да, меня могут штрафовать, я должна выполнять распоряжения начальства, работать согласно должностной инструкции и так далее.

Работник несёт материальную ответственность, самозанятый — нет. Работник возмещает убытки, то есть работодатель может требовать возмещения убытков, с самозанятого — нет.

В общем, все эти нюансы в совокупности дают следующую картину: если эти взаимоотношения больше похожи на трудовые, то налоговая делает налоговую реконструкцию. Здесь интересно, что они просто спрашивают у сотрудника: «Как давно ты работаешь? Как давно получаешь доход?» Могут ещё получить свидетельские показания от других сотрудников, других участников этих отношений. Они устанавливают дату, с которой сотрудник у вас трудится, и считают, что трудовой договор был заключен с этой даты. Они вам все налоги за этот период доначисляют.

Если интересно, можете почитать судебную практику. Прямо можете поискать «судебная практика по самозанятым». У меня есть интересная подборка судебных решений в Telegram-канале, где чётко перечислены эти критерии. Вы понимаете, что если всё-таки за вас возьмётся Роструд, налоговая, или сотрудник пойдет жалобу напишет, налоговая без вопросов вам начислит налоги и взносы. Вы сможете пойти в суд, но если у вас какие-то из этих критериев в отношениях с сотрудником прослеживаются, то, конечно, суд будет на стороне контролирующих органов.

У налоговой есть даже специальное письмо, кажется, от 2022 года, где они прямо пишут эти критерии отнесения отношений к трудовым, на которые налоговая в своих проверках и ориентируется.

У меня всё-таки есть договоры с самозанятыми, но это очень редкие договоры. У меня есть ещё одна девушка-дизайнер сайтов, например. То есть у меня есть одна, которая делает сайты к небольшим вебинарам, есть другой дизайнер, кто делает большие сложные сайты. И вот с ней мы работаем очень нерегулярно. Мы иногда по 3-4 месяца с ней не работаем, потом нам что-то нужно добавить на наш сайт или создать какой-то новый сайт, мы её просим. Вот с ней мы работаем как с самозанятой, и это действительно полностью легально, потому что она делает, когда ей удобно, где удобно, мы не предоставляем ей никаких ресурсов, она нам не подчиняется. То есть мы её просто просим, спрашиваем: «Можешь ли ты нам сделать этот сайт?» Она говорит: «Да, могу» или «Нет, не могу», говорит, сколько это будет стоить, мы обращаемся к ней, платим ей деньги, она нам пробивает чек в приложении «Мой налог». Мы его храним, прикладываем, мы перед законом чисты.

Если вы тоже хотите платить налоги, спать спокойно, но платить немного налогов, делать это с умом и с умом оптимизировать, то обязательно подписывайтесь на мой канал, ставьте лайки, включайте уведомления, и до новых встреч в новых видео.

Еще по теме: в чем разница работы по ГПХ и самозанятостью

Полезные материалы от Евгении Мемрук:

• YouTube-канал «Подслушано в бухгалтерии».
• Telegram-канал для бухгалтеров.
• Онлайн-школа «Бизнес и налоги».