Образец заявления на электронный расчетный листок от работника
Все уже привыкли, что ежемесячно работникам надо выдавать расчетный листок о зарплате. Обычно это делается по старинке — на бумаге, но возникает всё больше запросов на его электронный вариант. Расскажу, может ли бухгалтерия отправить его на e-mail и через мессенджеры и как работнику написать заявление на электронный расчетный листок.
Общие правила выдачи расчетных листков работникам
По стандартным правилам работодатель ежемесячно вручает работнику специальное извещение в письменной форме о заработной плате (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Информация, которую надо обязательно отразить:
- из чего состоит зарплата за этот период;
- какие дополнительные суммы начислены;
- сколько удержано налогов и иных сумм и на каких основаниях;
- сколько работник получил на руки после всех удержаний.
Ранее считалось, что всем работникам расчетные листки надо выдавать только в бумажном виде. За исключением сотрудников, которые трудятся «на удаленке», поскольку с ними взаимодействуют по правилам электронного кадрового документооборота (ЭКДО), это предусмотрено ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ.
В 2017 году в Министерстве труда РФ отметили, что их отправка на электронную почту не противоречит закону (Письмо № 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017). Только надо издать приказ о переходе на электронные расчетные листы и утвердить такой порядок во внутренних документах компании: трудовом договоре, коллективном соглашении или ЛНА, например, в ПВТР или положении об оплате труда. Затем необходимо взять у работников заявления на электронный расчетный лист.
Дополнительно при предоставлении расчетного листка в электронной форме возьмите от сотрудников согласие на обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ (если не брали ранее). Но учтите, что с 1 сентября 2025 года разрешение на обработку персональных данных надо оформлять отдельно от любых других документов (ФЗ № 156 от 24.06.2025).
Выдавать расчетные листки: право или обязанность работодателя?
В Трудовом кодексе прямо указано, что для работодателя их выдача — это обязанность. Понадобятся они вне зависимости от того, как выдают зарплату — наличными или на банковский счет. Это правило актуально для всех работников, которые трудятся по трудовому договору, в том числе срочному, сезонному, дистанционному и по совместительству.
Читайте:
Такой документ составлять не придется, только если гражданин трудится по договору ГПХ. Поскольку эти взаимоотношения регулирует не Трудовой кодекс, а Гражданский.
Если сотрудник, оформленный по трудовому договору, зарплату не получил (например, находился на больничном или из-за неоплачиваемого декретного отпуска), то выдавать расчетный лист нет необходимости.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно оформить расчетный листок.
Образец заявления на получение расчетного листка по электронной почте
Если работники переведены на ЭКДО, то подавать такое заявление им необязательно. В законе нет унифицированных бланков, обязательных для использования. Каждый сотрудник вправе самостоятельно написать такое заявление по собственному усмотрению в свободном стиле.
Информация, которую надо внести:
- кому (ФИО директора или главного бухгалтера и название компании) и от кого (ФИО и должность заявителя) подается заявление;
- просьба дублировать выдаваемые расчетные листы на e-mail, его адрес;
- ссылка на норму законодательства;
- дата и подпись.
Затем передаем заявление главному бухгалтеру или секретарю руководителя. Предпочтительно лично в руки, но допускается и по e-mail, если принята система ЭКДО и есть такая практика в организации.
Не забудьте сослаться на статью 136 ТК РФ
Можно ли получать расчетный листок через мессенджеры
Если в организации применяется ЭКДО, то электронный документ о выданной зарплате отправляют в личный кабинет в специальной внутренней системе. Если нет ЭКДО, то допускается отослать по почте в интернете, но только для ознакомления и при утверждении такого метода во внутренних нормативных документах компании.
Что касается мессенджеров, то сама по себе отправка документа через них нарушением не является. Но официальным способом станет, только если на предприятии пользуются ЭКДО. Но даже в этой ситуации отправка документов посредством мессенджера — способ сомнительный. Поскольку ЭКДО предусматривает только две системы, в которых разрешено обмениваться электронными документами: «Работа в России» или система работодателя с конкретными требованиями. Мессенджеров среди них не предусмотрено.
Работнику на заметку: как расшифровать расчетный листок по заработной плате