Как не пропасть на налоговой проверке! Как собрать нужные документы по СМР и договору подряда?

Меня зовут Татьяна Дубас. Я бухгалтер, экономист, юрист и собственник компании по бухгалтерскому сопровождению.

1. Предпосылки

В нашу компанию обратился клиент, которому налоговый орган направил требование о представлении документов за три года: 2022, 2023 и 2024. Поскольку ранее документы практически не оформлялись, нам пришлось восстанавливать весь комплект заново.

2. Суть ситуации

Запрос касался группы взаимозависимых лиц: двух индивидуальных предпринимателей (ИП) и одного ООО, в котором один из ИП был генеральным директором. Возникла необходимость обосновать, что перечисления от ООО в адрес ИП не являются схемой вывода денежных средств.

Если генеральный директор ООО одновременно выступает как ИП, а денежные средства переводятся от ООО к ИП, необходимо подтвердить, что деятельность ИП отлична от его функций в ООО.

3. Проблематика посреднических компаний

Многие компании создаются как «обналичка» — 100% посреднические организации. Чтобы минимизировать риски, необходимо:

• обеспечить различие видов деятельности между ООО и ИП;
• исключить совпадения по сотрудникам, арендным площадям, поставщикам и заказчикам;
• проследить, чтобы доход ИП не более чем на 50% зависел от ООО.

Если эти условия не соблюдаются, велика вероятность, что ФНС усмотрит в такой схеме аффилированность и искусственное дробление бизнеса.

4. Планирование структуры бизнеса

Перед созданием юридического лица необходимо определить:

• через кого будут проходить денежные потоки;
• на ком будет находиться имущество;
• как обезопасить активы от взысканий.

Создать компанию — просто, но важно заранее продумать последствия и схему функционирования, особенно если предполагается работа с крупными заказчиками.

5. Особенности договоров подряда

Типичная схема: заказчик заключает договор с ООО (например, "Ромашка"), к договору прилагается сметный расчёт с перечнем и стоимостью работ. Далее ООО заключает договор с ИП или субподрядчиком.

ФНС при проверке обращает внимание:

• соответствуют ли виды работ в договоре с подрядчиком видам работ в договоре с заказчиком;
• не превышает ли сумма подрядного договора сумму заказного;
• есть ли объяснение, если работы по субподряду стоят дороже, чем контракт с заказчиком.

6. Программа «Оскоя»

Налоговая использует систему «Оскоя», которая анализирует цепочки взаимосвязанных компаний до конечного производителя. Если в цепочке нет производителя, велика вероятность признания сделки номинальной.

7. Камеральные проверки вместо выездных

ФНС всё чаще проводит камеральные проверки с направлением требований по шаблонным основаниям. Даже если услуга не строительная, могут запрашиваться:

• КС-2, КС-3, журналы вызовов, дефектные ведомости;
• технические задания, исполнительная документация.

Это создаёт повышенную нагрузку на бухгалтерию и требует постоянной готовности к проверке.

8. Документальное подтверждение расходов

Документы, которые запрашивает ФНС в первую очередь:

• договор с заказчиком и субподрядчиком;
• приложения (сметы, ТЗ, спецификации);
• акты выполненных работ;
• платёжные поручения.

Важно, чтобы сумма по договору с субподрядчиком не превышала сумму договора с заказчиком за вычетом НДС и плановой прибыли.

9. Корректность смет и актов

Смета — ключевой документ. Она может быть оформлена как сметный расчёт, спецификация или перечень работ. Важно, чтобы:

• у подрядчика и субподрядчика виды работ совпадали по формулировкам;
• акты выполненных работ соответствовали структуре сметы.

10. ЭДО и подтверждение подписей

Использование ЭДО (электронного документооборота) помогает избежать споров с ФНС о дате и факте подписания документов. Подписание на бумаге допускается, но требует дополнительных подтверждений.

11. Подписание актов и даты

В акте выполненных работ желательно указывать две даты:

• дату составления акта (для учёта в бухгалтерии);
• дату подписания акта (для налоговых целей).

Это позволяет отразить корректную дату передачи права собственности на результат работ.

12. Электронный архив

Создайте электронное досье:

• храните сканы всех документов;
• прикладывайте пояснительные записки, расчёты, письма;
• прикладывайте переписку с заказчиком по каждой спорной ситуации.

13. Банковская выписка

ФНС запрашивает выписку по расчётному счёту напрямую у банка. Анализируются:

• сумма и назначение платежей;
• соответствие условий договорам;
• дата платежей относительно даты выполнения работ.

14. Роль бухгалтера и взаимодействие с руководителем

Бухгалтер не может самостоятельно принимать управленческие решения. Важно:

• согласовывать стратегию с руководителем;
• обсуждать спорные вопросы до направления ответов в ФНС;
• поддерживать общий язык между собственником и бухгалтерией.

15. Вызов в налоговый орган

Если вас вызывают на опрос без конкретной темы — это лучшее развитие событий. Рекомендуется:

• не брать с собой документы;
• отвечать обтекаемо, не называя цифр;
• получить письменный запрос до предоставления бумаг.

16. Сроки хранения документов

Оригиналы бухгалтерских документов должны храниться не менее 5 лет, даже если срок исковой давности по сделке уже истёк.

17. Проверка через 115-ФЗ и блокировка счетов

Банк может отказать в проведении платежа, сославшись на сомнительность, в соответствии с 115-ФЗ. Причины не раскрываются. Поэтому документооборот должен быть прозрачным и обоснованным.

Заключение

Если у вас остались вопросы, вы можете связаться со мной через Telegram-группу. Группа открыта как для бухгалтеров, так и для собственников бизнеса.

Главное — говорить на одном языке и понимать, что бухучёт и налоговая безопасность — это командная работа.

Спасибо за внимание! Успехов вам!

Полезные материалы от Татьяны Дубас:

• YouTube-канал с видеолекциями.
• Telegram-канал для бухгалтеров.
• Обучающий курс «Уверенный бухгалтер».