Подписание без рисков: что проверить юристу перед согласованием договора

Какие риски для компании есть в договорной работе

Во многих компаниях договоры проверяют вручную и разрозненно. Юрист смотрит текст, служба безопасности запрашивает данные по контрагенту, а полномочия подписанта никто системно не контролирует. Из-за этого сделки затягиваются, а проблемы замечают слишком поздно.

Как держать риски под контролем

Каждый из этих рисков можно предотвратить, если выстроить проверку как единый процесс. Юристы и договорные специалисты уже делают это частично: смотрят текст, уточняют данные по контрагенту, проверяют, кто подписывает документ. Проблема возникает, когда эти действия выполняются разрозненно или одно из них выпадает из процесса. К убыткам, спорам и затянутому согласованию также приводят:

• рутина вместо анализа и экспертизы;
• ручной ввод одних и тех же данных по контрагентам и договорам;
• поиск документов в разных источниках и поступление документов из разных каналов: по почте, через мессенджеры, на бумаге;
• отсутствие шаблонов и единого порядка подготовки и согласования договоров.

Системы для комплексного управления договорной работой помогают собрать ключевые проверки в одном процессе, не дают пропустить обязательные шаги и указывают на слабые места до подписания контракта. Когда все этапы работы с договором собраны в один маршрут, юристу проще держать ситуацию под контролем. Многие используют для решения таких задач специализированные сервисы, которые все делают автоматически, например, Directum СЭД+, но есть и бесплатные способы проверки

Чек-лист перед подписанием договора

Перед тем как отправить договор на согласование, инициатору или юристу нужно проверить 3 важных блока. Если есть сомнения по какому-либо из пунктов, стоит тщательнее пересмотреть документ.

1. С кем подписываем

Перед подписанием договора оцениваем самого контрагента: остается ли он надежным партнером на момент сделки. Для этого стоит обратить внимание на некоторые аспекты:

Благонадежность контрагента. Убедитесь, что у компании нет финансовых или юридических проблем и признаков фирмы-однодневки.

Базовую проверку можно провести с помощью открытых государственных источников:

• сервис ФНС «Прозрачный бизнес» дает возможность проверить сведения из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, статус юридического лица, сведения о руководителях, массовых адресах и дисквалифицированных лицах;
• Единый федеральный реестр сведений о банкротстве (ЕФРСБ) помогает узнать, не участвует ли компания в процедурах банкротства;
• Картотека арбитражных дел позволяет оценить судебную активность организации;
• Банк данных исполнительных производств ФССП показывает наличие исполнительных производств.

Такой подход подходит для разовой проверки, однако при большом количестве договоров требует ручного поиска информации в нескольких системах и не позволяет автоматически отслеживать изменения.

Для регулярной проверки контрагентов многие организации используют коммерческие сервисы. Они агрегируют сведения из различных источников, формируют риск-профиль компании и могут автоматически уведомлять об изменениях.

Актуальность проверки. Нельзя допустить подписания договора с контрагентом, который не прошел проверку или потерял статус надежного партнера по истечении времени.

Проверку желательно проводить непосредственно перед подписанием. Если прошло несколько недель или месяцев, стоит повторно убедиться, что сведения о компании не изменились. Для этого можно повторно запросить выписку из ЕГРЮЛ на сайте ФНС.

Изменения показателей. Важно вовремя реагировать на события, которые могут повлиять на исполнение договора: смену директора, признаки банкротства, ухудшение финансовых показателей, и др.

Проверить такую информацию можно вручную: сведения о руководителе — в ЕГРЮЛ и сервисе ФНС «Прозрачный бизнес», информацию о банкротстве — в ЕФРСБ, судебные споры — в Картотеке арбитражных дел, финансовую отчетность — в Государственном информационном ресурсе бухгалтерской (финансовой) отчетности (ГИР БО). Однако для этого необходимо регулярно повторять проверки по каждому контрагенту.

Как это работает в Directum СЭД+. Система интегрируется с сервисом Контур.Фокус. Достаточно указать ИНН, ОГРН или название компании, и система автоматически загрузит данные из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, экспресс-отчет о рисках и сведения о финансовом состоянии. Если аккредитация контрагента не проводилась или срок ее действия истекает, система сама отправит задание ответственному сотруднику. А при настройке автоматического мониторинга изменений система сама уведомит ответственных сотрудников о новых угрозах.

2. Кто подписывает

Договор, подписанный человеком без актуальной доверенности, могут признать недействительным. Это касается обеих сторон. Проверяем:

Полномочия представителей. Чтобы исключить риск спора, убедитесь, что представитель контрагента действует в рамках своих прав и не превышает их.

Срок действия доверенности. На дату подписания документа представитель должен быть вправе действовать от имени компании. Если срок его доверенности истек, полномочия представителя прекращаются.

Право подписи. Сотрудник не сможет подписать договор на сумму больше той, что определена его полномочиями. Это помогает защитить компанию от превышения лимитов.

Как это работает в Directum СЭД+. Если из сервиса обмена поступают документы, подписанные по МЧД, в системе автоматически создается карточка доверенности. При интеграции с Контур.Доверенность в ней видны ФИО представителя, сроки действия, статус в реестре ФНС и ограничения полномочий.

3. Что подписываем

Даже если контрагент надежен, а подписант уполномочен, ошибка в самом договоре может привести к финансовым потерям, штрафам или судебным спорам. Перед подписанием важно проверить сам документ, а именно:

Текст договора. Документ должен соответствовать корпоративным шаблонам и внутренним регламентам.

Реквизиты. Точные данные исключают проблемы с платежами и налоговой отчетностью.

Изменения в документе. Важно убедиться, что партнер не изменил сроки, суммы или зоны ответственности.

Рискованные формулировки. К ним относятся слишком жесткие санкции для одной из сторон. Например, ответственность покупателя за нарушение сроков оплаты кратно превышает выплаты пени от поставщика в случае задержки товара.

Как это работает в Directum СЭД+. В систему встроены ИИ-инструменты, которые извлекают данные из текста и заполняют карточку документа: содержание, номер, дату, реквизиты контрагентов, сведения о подписантах. Когда договор возвращается от контрагента с правками, ИИ подсвечивает все изменения, даже если форматы файлов различаются. Удаленный, замененный и добавленный текст выделяются разными цветами, поэтому юристу не нужно перечитывать документ целиком и вручную сравнивать многостраничные договоры, включая их версии. ИИ-сервисы Directum СЭД+ проверяют наличие обязательных реквизитов, находят рискованные формулировки, несоответствия нормативным актам и предлагают корректные варианты. Юрист получает размеченный документ и фокусируется на спорных моментах. Это помогает избежать штрафов и судебных разбирательств.

Как это работает на практике: опыт METRO

Разберем, как системный подход к контролю рисков применяется в реальной компании. METRO — одно из крупнейших торговых предприятий России, которое работает с более чем 345 тыс. контрагентов. При таком масштабе ручная проверка не справляется: занимает много времени, требует больших ресурсов и не гарантирует, что сотрудники заметят важные изменения. Поэтому METRO внедрила автоматизированный мониторинг контрагентов на базе Directum СЭД+ с интеграцией с Контур.Фокус и собственными параметрами.

В системе настроили:

• централизованное обновление данных два раза в сутки и по запросу пользователя;
• жесткое разграничение прав доступа: только администраторы могут изменять данные и настройки маркеров риска, остальные пользователи работают в режиме просмотра;
• систему маркеров риска по принципу светофора для оценки благонадежности контрагента: зеленый означает, что существенных рисков нет, желтый — есть отклонения, красный — требует отдельной проверки;
• автоматическое формирование досье контрагента: налоговые показатели, решения налоговых органов, сертификаты, декларации, контактные данные, сводный отчет.

Главный результат — компания перестала принимать решения на неполных или устаревших данных. Если раньше обработка информации по контрагенту занимала до 3 дней, то после автоматизации — около 2 часов. По данным компании, внедрение системы помогло обезопасить сделки более чем на 80%. Проверка контрагента стала частью общего договорного процесса. За счет этого компания быстрее принимает решения и предотвращает возможные проблемы, которые оцениваются в десятки миллионов рублей ежегодно.

Опыт METRO показывает, что такой подход дает измеримый результат. Автоматическое отслеживание изменений по контрагентам помогает компании вовремя замечать потенциальные проблемы и реагировать на них до финансовых потерь.

Заключение

Когда проверка контрагента, полномочий подписанта и текста договора работает в одном процессе, компания получает единый инструмент для юристов и сотрудников, которые отвечают за договорную работу.

1. Риски выявляются заранее. Компания видит рискованные формулировки, просроченные доверенности, ограничения по полномочиям и изменения по контрагенту до того, как они приведут к убыткам. Это помогает избежать признания сделок недействительными, штрафов и споров.
2. Согласование ускоряется. Юристам и договорным специалистам не нужно тратить время на ручную проверку и поиск данных в разных источниках. Типовые договоры проходят согласование быстрее, а сотрудники могут сосредоточиться на сложных случаях. За счет этого сокращается цикл сделки.
3. Быстрая реакция на изменения. Если у контрагента меняется статус или происходят другие значимые события, система сообщает об этом сразу. У бизнеса появляется возможность вовремя отреагировать, а не разбираться с последствиями постфактум.
4. История проверок сохраняется. Авторство решений, сроки и результаты зафиксированы в системе. При проверке ФНС или внутреннем аудите не нужно восстанавливать картину из почты, чатов и личных файлов — всё уже собрано в одном месте.

Проверка текста договора, контроль полномочий подписантов и мониторинг контрагентов — 3 базовых уровня защиты, которые должны работать вместе. Многие компании уже выстроили эти процессы по отдельности. Но если эти действия не связаны между собой, легко пропустить важный шаг.

Читайте также:

• какие признаки указывают на неблагонадежность контрагента;
• как СЭД и ИИ выявляют нечестных контрагентов и скрытые условия в договорах;
• как системы управления жизненным циклом договоров упрощают жизнь бизнесу.